Desea aplicar una etiqueta de directiva de retención a una carpeta específica de Outlook para que los correos electrónicos de esa carpeta se eliminen o archiven automáticamente después de un período establecido. Las directivas de retención las configura su administrador de Microsoft 365, pero puede aplicar una etiqueta de directiva a una carpeta sin esperar a que la directiva predeterminada surta efecto. Este artículo le muestra cómo usar el menú contextual del clic derecho para asignar una etiqueta de directiva de retención a cualquier carpeta de su buzón de Outlook.
Las etiquetas de directiva de retención forman parte de Messaging Records Management en Exchange Online. Le permiten controlar cuánto tiempo permanecen los elementos en una carpeta antes de moverse al archivo o eliminarse permanentemente. Al aplicar una etiqueta directamente a una carpeta, anula cualquier directiva heredada o predeterminada para esa carpeta.
Aprenderá los pasos exactos para hacer clic derecho en una carpeta, acceder al cuadro de diálogo Propiedades y seleccionar la etiqueta de directiva correcta. Este método funciona en Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019 y Outlook para Windows 10 y 11.
Puntos clave: Aplicar una etiqueta de directiva de retención con clic derecho
- Clic derecho en la carpeta > Propiedades > pestaña Directiva: Abre el cuadro de diálogo Propiedades de la carpeta donde se selecciona la etiqueta de directiva de retención de una lista desplegable.
- Pestaña Etiquetas de directiva de retención en Propiedades de la carpeta: Muestra las etiquetas disponibles asignadas a su buzón por el administrador; no puede crear nuevas etiquetas aquí.
- Botón Asistente para carpetas en la pestaña Directiva: Abre reglas avanzadas para el procesamiento automático, independientes de las etiquetas de retención.
Descripción general de las etiquetas de directiva de retención en carpetas de Outlook
Las etiquetas de directiva de retención son reglas que gestionan cuánto tiempo permanecen los elementos de correo en una carpeta. Cuando aplica una etiqueta a una carpeta, Outlook compara la antigüedad de cada elemento con el período de retención de la etiqueta. Los elementos más antiguos que el período se mueven a la carpeta de archivo o se eliminan permanentemente.
Las etiquetas las crea su administrador de Exchange y se publican en su buzón. No puede crear ni modificar etiquetas. Las etiquetas disponibles aparecen en la pestaña Directiva del cuadro de diálogo Propiedades de una carpeta. Cada etiqueta tiene un nombre, una acción de retención (Eliminar o Archivar) y un período de retención en días.
De forma predeterminada, las carpetas heredan la etiqueta de directiva de la carpeta principal o de la directiva predeterminada del buzón. Aplicar una etiqueta directamente a una carpeta anula esa herencia. Esto es útil cuando desea un comportamiento de retención diferente para una carpeta específica, como conservar facturas durante siete años mientras se eliminan boletines después de 30 días.
Lo que necesita antes de comenzar
Su Outlook debe conectarse a un buzón de Microsoft 365 o Exchange Online que tenga habilitado Messaging Records Management. Su administrador debe asignar al menos una directiva de retención a su buzón. La pestaña Directiva en Propiedades de la carpeta aparece solo cuando se aplica una directiva de retención a su buzón. Si no ve ninguna pestaña Directiva, comuníquese con su administrador.
Pasos para aplicar una etiqueta de directiva de retención con clic derecho en Outlook
Siga estos pasos para asignar una etiqueta de directiva de retención a cualquier carpeta de su buzón de Outlook. Los pasos son idénticos en Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019 y Outlook para Windows 10 y 11.
- Haga clic derecho en la carpeta de destino
En el panel de carpetas de Outlook, en el lado izquierdo de la ventana, busque la carpeta que desea etiquetar. Haga clic derecho en el nombre de la carpeta. Aparece un menú contextual. Seleccione Propiedades en el menú. - Abra la pestaña Directiva
En el cuadro de diálogo Propiedades que se abre, haga clic en la pestaña Directiva. Esta pestaña solo es visible si se asigna una directiva de retención a su buzón. Si falta la pestaña, su buzón no tiene habilitada ninguna directiva de retención. - Seleccione una etiqueta de directiva de retención
En la pestaña Directiva, busque la sección etiquetada como Etiquetas de directiva de retención. Haga clic en la lista desplegable bajo esta sección. Aparece una lista de etiquetas disponibles. Cada etiqueta muestra su nombre y una breve descripción de la acción y el período de retención. Haga clic en una etiqueta para seleccionarla. Por ejemplo, seleccione “Eliminar después de 30 días” para eliminar automáticamente los elementos con más de 30 días de esta carpeta. - Aplique la etiqueta y confirme
Después de seleccionar la etiqueta, haga clic en Aceptar en la parte inferior del cuadro de diálogo Propiedades. La etiqueta ahora está aplicada a la carpeta. Outlook ejecuta la directiva de retención según la programación de la etiqueta. La próxima vez que el Asistente para carpetas administradas procese su buzón, los elementos de esta carpeta se evalúan según la nueva etiqueta.
Para verificar que la etiqueta está aplicada, haga clic derecho de nuevo en la carpeta, seleccione Propiedades y vaya a la pestaña Directiva. La etiqueta seleccionada debe aparecer en la lista desplegable. Si desea quitar la etiqueta y volver a la directiva de la carpeta principal, seleccione Usar directiva de la carpeta principal en la lista desplegable y haga clic en Aceptar.
Uso del Asistente para carpetas para reglas adicionales
La pestaña Directiva también contiene un botón Asistente para carpetas. Esto abre un cuadro de diálogo independiente donde puede crear reglas personalizadas para esa carpeta, como mover o eliminar mensajes automáticamente según el remitente o el asunto. Estas reglas se ejecutan independientemente de la etiqueta de directiva de retención. El Asistente para carpetas no está relacionado con las etiquetas de retención y no afecta el comportamiento de la etiqueta.
Problemas comunes al aplicar etiquetas de directiva de retención
La pestaña Directiva no aparece en Propiedades de la carpeta
Si hace clic derecho en una carpeta, selecciona Propiedades y no ve ninguna pestaña Directiva, su buzón no tiene asignada una directiva de retención. Comuníquese con su administrador de Microsoft 365. Pídale que asigne una directiva de retención a su buzón. Después de asignar la directiva, reinicie Outlook. La pestaña Directiva aparece para todas las carpetas.
No aparecen etiquetas en la lista desplegable
Si la pestaña Directiva es visible pero la lista desplegable bajo Etiquetas de directiva de retención está vacía, la directiva de retención asignada a su buzón no contiene etiquetas de directiva. El administrador debe crear y publicar al menos una etiqueta de directiva de retención. Las etiquetas se crean en el centro de administración de Exchange en Administración de cumplimiento > Directivas de retención. Después de publicar las etiquetas, cierre y vuelva a abrir Outlook para verlas.
La etiqueta que seleccioné no surte efecto
Las etiquetas de directiva de retención no se ejecutan inmediatamente. El Asistente para carpetas administradas procesa los buzones según una programación establecida por el administrador, normalmente cada siete días. Puede forzar el procesamiento pidiendo a su administrador que ejecute el cmdlet de PowerShell Start-ManagedFolderAssistant en su buzón. Como alternativa, espere la próxima ejecución programada. Los elementos que ya superan el período de retención de la etiqueta se procesan en la próxima ejecución.
No puedo quitar una etiqueta de una carpeta
Para quitar una etiqueta, abra el cuadro de diálogo Propiedades de la carpeta, vaya a la pestaña Directiva y seleccione Usar directiva de la carpeta principal en la lista desplegable. Haga clic en Aceptar. La carpeta ahora hereda la etiqueta de su carpeta principal. Si la carpeta principal no tiene etiqueta, se aplica la directiva predeterminada del buzón.
Etiquetas de directiva de retención vs directiva predeterminada vs directiva de carpeta: diferencias clave
| Elemento | Etiqueta de directiva de retención | Directiva predeterminada | Directiva de carpeta |
|---|---|---|---|
| Descripción | Una regla con nombre que establece el período de retención y la acción para los elementos de una carpeta específica | La directiva de todo el buzón que se aplica a las carpetas sin una etiqueta específica | La directiva heredada de la carpeta principal si no se establece explícitamente una etiqueta |
| Ámbito | Carpeta única | Todo el buzón | La carpeta hereda de la principal |
| Comportamiento de anulación | Anula las directivas predeterminadas y heredadas | Se aplica cuando no existe una etiqueta de carpeta | Anulada por una etiqueta explícita |
| Cómo configurarla | Clic derecho en la carpeta > Propiedades > pestaña Directiva | Configurada por el administrador en el centro de administración de Exchange | Se hereda automáticamente |
Todos los elementos de una carpeta están sujetos a la directiva más específica aplicada a esa carpeta. Una etiqueta explícita siempre tiene prioridad sobre las directivas heredadas o predeterminadas. Si necesita una retención diferente para las subcarpetas, establezca una etiqueta en cada subcarpeta individualmente.
Ahora puede aplicar una etiqueta de directiva de retención a cualquier carpeta de Outlook usando el menú contextual del clic derecho y el cuadro de diálogo Propiedades. Consulte la pestaña Directiva para confirmar que la etiqueta está activa. Si administra varias carpetas, considere establecer etiquetas primero en las carpetas de gran volumen, como Elementos enviados o Elementos eliminados. Para un control avanzado, pida a su administrador que cree etiquetas personalizadas con períodos de retención que coincidan con los requisitos de gobernanza de datos de su empresa. Recuerde que el Asistente para carpetas administradas se ejecuta según una programación, por lo que los cambios pueden tardar hasta siete días en aplicarse por completo.