Cómo agregar un buzón compartido como cuenta separada en el nuevo Outlook

Cuando se le concede acceso a un buzón compartido en Exchange Online o local, Outlook para Windows (la nueva versión) normalmente lo agrega automáticamente a su perfil como una carpeta secundaria bajo su buzón principal. Esta configuración puede resultar confusa porque el buzón compartido aparece como una subcarpeta en lugar de una cuenta independiente con su propio botón Enviar/Recibir, carpeta Elementos enviados independiente y calendario separado. La causa principal es que Outlook, de forma predeterminada, trata los buzones compartidos como carpetas delegadas, no como cuentas independientes. Este artículo explica cómo agregar un buzón compartido como una cuenta separada en el nuevo Outlook para que pueda gestionar su correo electrónico, calendario y contactos de forma independiente de su buzón principal.

Entender por qué los buzones compartidos aparecen como carpetas

Cuando un administrador de Exchange le concede permiso de Acceso total a un buzón compartido, Exchange habilita una característica llamada asignación automática. La asignación automática indica a Outlook que agregue automáticamente el buzón compartido como un buzón secundario dentro de su perfil principal. Esto significa que el buzón compartido aparece como una carpeta expandible bajo su propio buzón en el panel de carpetas. Puede leer y enviar correo desde el buzón compartido, pero su carpeta Elementos enviados se fusiona con la carpeta Elementos enviados de su buzón principal, y el buzón compartido no aparece como una cuenta separada en la configuración de Cuentas. Este comportamiento es por diseño para la mayoría de los usuarios que solo necesitan acceso ocasional a un buzón compartido. Sin embargo, si necesita tratar el buzón compartido como una cuenta totalmente independiente —con su propio botón Enviar/Recibir, carpeta Elementos enviados separada, calendario independiente y firma distinta— debe agregarlo como una cuenta separada utilizando un método diferente.

Qué hace la asignación automática

La asignación automática es una característica de Exchange que configura automáticamente Outlook para mostrar los buzones compartidos a los que tiene Acceso total. No requiere configuración manual. El buzón compartido aparece bajo su buzón principal en la lista de carpetas. Puede enviar correo desde el buzón compartido cambiando la dirección De. Sin embargo, el buzón compartido no tiene su propio estado de Enviar/Recibido, su propia configuración de ausencia temporal ni sus propios permisos de calendario. Todas estas configuraciones son controladas por el buzón principal.

Cuándo necesita una cuenta separada

Necesita agregar el buzón compartido como una cuenta separada cuando debe:

• Enviar correo desde el buzón compartido usando su propio botón Enviar en lugar de cambiar la dirección De.
• Mantener los elementos enviados en la carpeta Elementos enviados propia del buzón compartido.
• Gestionar el calendario del buzón compartido como un calendario independiente con sus propios permisos de uso compartido.
• Aplicar una firma diferente o una respuesta de ausencia temporal para el buzón compartido.
• Acceder al buzón compartido cuando su buzón principal no esté disponible o cuando desee mantener el trabajo completamente separado.

Pasos para agregar un buzón compartido como cuenta separada en el nuevo Outlook

Siga estos pasos para agregar el buzón compartido como una cuenta independiente. Necesita la dirección de correo electrónico completa del buzón compartido y su contraseña. Si no tiene la contraseña, solicítela a su administrador de Exchange. Si el buzón compartido usa autenticación moderna, es posible que deba completar una solicitud de consentimiento.

1. Abra el nuevo Outlook y vaya a la configuración de Cuentas
   Inicie Outlook. Haga clic en el menú Archivo en la esquina superior izquierda. Seleccione Cuentas en el panel izquierdo. Esto abre la ventana de configuración de Cuentas.
2. Haga clic en Agregar cuenta
   En la ventana Cuentas, haga clic en el botón Agregar cuenta. Aparece un cuadro de diálogo que solicita la dirección de correo electrónico.
3. Ingrese la dirección de correo electrónico del buzón compartido
   Escriba la dirección de correo electrónico completa del buzón compartido, por ejemplo, shared@company.com. No marque ninguna casilla todavía. Haga clic en Continuar.
4. Seleccione Configuración avanzada y elija Exchange ActiveSync
   Después de que Outlook intente detectar automáticamente la configuración, aparece una página titulada Configuración de la cuenta. Haga clic en Configuración avanzada en la parte inferior. En la lista de tipos de cuenta, seleccione Exchange ActiveSync. Este es el paso clave que omite la asignación automática y crea una cuenta independiente.
5. Ingrese las credenciales del buzón compartido
   En la siguiente pantalla, ingrese la contraseña del buzón compartido. Si la autenticación moderna está habilitada, es posible que vea una solicitud de inicio de sesión de su proveedor de identidades. Complete el inicio de sesión. Haga clic en Siguiente.
6. Verifique la configuración de la cuenta y finalice
   Outlook prueba la conexión. Si tiene éxito, el buzón compartido aparece como una cuenta separada en la lista de Cuentas. Haga clic en Listo. El buzón compartido ahora aparece en el panel de carpetas como un elemento de nivel superior con su propia Bandeja de entrada, Elementos enviados, Calendario y Contactos.

Método alternativo: Usar una contraseña de aplicación personalizada

Si el buzón compartido usa autenticación heredada y no puede usar la autenticación moderna, es posible que necesite generar una contraseña de aplicación. Vaya a la configuración de seguridad de su cuenta de Microsoft 365 y cree una contraseña de aplicación para el buzón compartido. Use esa contraseña de aplicación en el paso 5 en lugar de la contraseña normal. Este método solo funciona cuando el inquilino permite la autenticación básica.

Si falla la adición del buzón compartido como cuenta separada

Varios problemas pueden impedir que el buzón compartido se agregue como una cuenta separada. A continuación se presentan los problemas más comunes y cómo resolverlos.

Outlook indica que la cuenta ya existe

Si Outlook detecta que el buzón compartido ya está asignado automáticamente, puede negarse a agregarlo como una cuenta separada. Para solucionar esto, elimine temporalmente el buzón compartido asignado automáticamente de su perfil. Vaya a Archivo > Cuentas, seleccione la cuenta del buzón principal y haga clic en Cambiar. Busque el buzón compartido en la lista de buzones asociados y elimínelo. Luego repita los pasos anteriores para agregarlo como una cuenta separada. Después de configurar la cuenta separada, puede eliminar la versión asignada automáticamente si vuelve a aparecer.

La autenticación falla con la autenticación moderna

Si el buzón compartido usa autenticación moderna y no puede completar la solicitud de inicio de sesión, es posible que el buzón compartido no tenga una cuenta de usuario asociada. En Exchange, se puede crear un buzón compartido sin una licencia de usuario. En ese caso, no puede iniciar sesión de forma interactiva. Solicite a su administrador que asigne una licencia de usuario al buzón compartido o que habilite el buzón compartido para el inicio de sesión. Como alternativa, use el método Exchange ActiveSync con una contraseña de aplicación si se permite la autenticación básica.

El buzón compartido no aparece en el panel de carpetas

Después de agregar la cuenta, es posible que el buzón compartido no aparezca inmediatamente en el panel de carpetas. Cierre y vuelva a abrir Outlook. Si aún no aparece, vaya a Archivo > Cuentas y confirme que el buzón compartido figure como una cuenta separada. Si se muestra como conectado pero falta en el panel de carpetas, intente eliminar y volver a agregar la cuenta. También verifique que esté conectado a Internet y que el buzón compartido no esté oculto por una directiva.

Buzón compartido asignado automáticamente vs cuenta separada: Diferencias clave

Elemento	Buzón compartido asignado automáticamente	Buzón compartido como cuenta separada
Apariencia en el panel de carpetas	Subcarpeta bajo el buzón principal	Elemento de nivel superior con sus propias carpetas
Comportamiento del botón Enviar	Usa el botón Enviar del buzón principal, campo De modificado	Tiene su propio botón Enviar
Ubicación de Elementos enviados	Almacenados en Elementos enviados del buzón principal	Almacenados en Elementos enviados del buzón compartido
Calendario	Aparece bajo el calendario principal	Calendario independiente con sus propios permisos
Ausencia temporal	Controlada por el buzón principal	Se puede configurar de forma independiente
Firmas	Usa la firma del buzón principal	Puede tener su propia firma
Administración de cuentas	No se puede eliminar por separado	Se puede eliminar o modificar de forma independiente

Agregar un buzón compartido como una cuenta separada en el nuevo Outlook le brinda control total sobre su correo electrónico, calendario y configuración. Ahora puede enviar correo directamente desde el buzón compartido, mantener los elementos enviados en su propia carpeta y gestionar su calendario de forma independiente. Si trabaja con frecuencia con varios buzones compartidos, considere crear un perfil de Outlook separado para cada uno y mantener los datos completamente aislados. Como sugerencia avanzada, use el atajo de teclado Ctrl+Shift+M para abrir un nuevo mensaje de correo desde la cuenta del buzón compartido cuando esté seleccionada en el panel de carpetas.