Outlook busca correo nuevo a un intervalo predeterminado que se aplica a todas las cuentas que tenga configuradas. Esta única configuración puede no ajustarse a su flujo de trabajo cuando tiene una cuenta de alta prioridad que necesita revisarse cada minuto y una cuenta secundaria en la que una vez por hora es suficiente. La función Grupos de envío y recepción le permite asignar una frecuencia de sondeo personalizada a cada cuenta de correo individual en lugar de usar un único temporizador global. Este artículo explica cómo crear grupos de envío y recepción separados y establecer un intervalo único para cada cuenta en Outlook.
Puntos clave: Configurar frecuencias de envío y recepción por cuenta
- Cuadro de diálogo Grupos de envío y recepción (Ctrl+Alt+S): Abre la interfaz central donde se crean, editan y asignan grupos personalizados a las cuentas.
- Archivo > Opciones > Avanzado > Enviar y recibir: La ruta de menú para definir con qué frecuencia cada grupo busca correo nuevo y envía mensajes salientes.
- Nombre del grupo y asignación de cuentas: Cada cuenta puede pertenecer a un solo grupo; cree grupos separados para frecuencias distintas.
Cómo controlan los Grupos de envío y recepción el sondeo de correo
Outlook usa una función llamada Grupos de envío y recepción para administrar cómo y cuándo se conecta a sus servidores de correo. De forma predeterminada, todas las cuentas se colocan en un único grupo llamado “Todas las cuentas”. Este grupo tiene una programación que se aplica a todas las cuentas que contiene. Cuando cambia el intervalo del grupo, todas las cuentas de ese grupo usan la misma configuración.
Para establecer una frecuencia diferente para una cuenta, debe crear un grupo nuevo y mover esa cuenta a él. Cada grupo puede tener su propia programación de envío y recepción. También puede configurar un grupo para realizar acciones diferentes, como descargar el mensaje completo o solo los encabezados. La programación se ejecuta solo mientras Outlook está abierto. Si Outlook está cerrado, el grupo no busca correo hasta el siguiente envío y recepción manual o la próxima vez que se inicie Outlook.
La función Grupos de envío y recepción está disponible en Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021, Outlook 2019 y Outlook 2016 en Windows. Los pasos son idénticos en estas versiones.
Pasos para crear un grupo de envío y recepción personalizado para una cuenta
Siga estos pasos para crear un grupo nuevo, asignarle una sola cuenta y establecer una frecuencia de sondeo personalizada. Usará el cuadro de diálogo Grupos de envío y recepción y la ventana Opciones de Outlook.
- Abra el cuadro de diálogo Grupos de envío y recepción
En Outlook, presione Ctrl+Alt+S en el teclado. Como alternativa, vaya a la pestaña Enviar y recibir en la cinta de opciones y haga clic en Grupos de envío y recepción > Definir grupos de envío y recepción. - Cree un grupo nuevo
En el cuadro de diálogo, haga clic en Nuevo. Escriba un nombre para el grupo, por ejemplo “Cuenta de alta prioridad”. Haga clic en Aceptar. - Agregue la cuenta al grupo nuevo
En la ventana de propiedades del grupo, marque la casilla junto a la cuenta que desea asignar a este grupo. Desmarque todas las demás cuentas. Solo la cuenta marcada usará la programación de este grupo. - Establezca la frecuencia de envío y recepción
En la misma ventana de propiedades, marque la casilla Programar un envío y recepción automáticos cada X minutos. Escriba la cantidad de minutos que desee. El mínimo es 1 minuto y el máximo es 1440 minutos (24 horas). Haga clic en Aceptar. - Quite la cuenta del grupo predeterminado
En el cuadro de diálogo Grupos de envío y recepción, seleccione el grupo llamado “Todas las cuentas”. Haga clic en Editar. Desmarque la cuenta que acaba de mover al grupo nuevo. Haga clic en Aceptar. - Establezca la programación para el grupo predeterminado
Con “Todas las cuentas” aún seleccionado, haga clic en Editar. Ajuste el intervalo automático a la frecuencia deseada para las cuentas restantes. Haga clic en Aceptar. - Cierre el cuadro de diálogo
Haga clic en Cerrar en el cuadro de diálogo Grupos de envío y recepción. La nueva programación surte efecto de inmediato.
Después de completar estos pasos, Outlook revisa la cuenta del grupo personalizado con la frecuencia que estableció, mientras que las demás cuentas siguen usando el intervalo del grupo predeterminado. Puede crear tantos grupos como necesite, cada uno con su propia programación.
Errores comunes y limitaciones al establecer frecuencias por cuenta
Outlook sigue usando el intervalo predeterminado para todas las cuentas
Esto ocurre cuando crea un grupo nuevo pero olvida quitar la cuenta del grupo “Todas las cuentas”. Una cuenta puede pertenecer a un solo grupo. Si permanece en ambos, Outlook usa la programación del primer grupo que aparece en el cuadro de diálogo. Verifique siempre que cada cuenta esté marcada en un solo grupo.
La frecuencia personalizada no funciona cuando Outlook está minimizado o en segundo plano
La programación de envío y recepción de Outlook se ejecuta solo mientras Outlook está en ejecución. Si cierra Outlook, ningún grupo busca correo. Para recibir correo mientras Outlook está cerrado, debe configurar la cuenta en su dispositivo móvil o usar un servicio de notificación de escritorio como Correo de Windows. Esta es una limitación del cliente de escritorio de Outlook, no un error.
El cambio del intervalo en las propiedades del grupo no se guarda
Si modifica el intervalo pero no hace clic en Aceptar en la ventana de propiedades del grupo, el cambio se descarta. Haga siempre clic en Aceptar en la ventana de propiedades y luego en Cerrar en el cuadro de diálogo principal para guardar todos los cambios. Si cierra el cuadro de diálogo con el botón X, sus cambios se pierden.
El envío y recepción manual anula la programación personalizada
Presionar F9 o hacer clic en Enviar y recibir todas las carpetas desencadena una revisión inmediata de todos los grupos independientemente de su programación. Esto no restablece el temporizador automático. La siguiente revisión automática sigue ocurriendo en el intervalo que estableció.
Grupo predeterminado frente a grupo personalizado: diferencias clave
| Elemento | Todas las cuentas (grupo predeterminado) | Grupo personalizado |
|---|---|---|
| Creado de forma predeterminada | Sí, cuando configura Outlook por primera vez | No, debe crearlo manualmente |
| Cuentas asignadas | Todas las cuentas a menos que se muevan | Solo las cuentas que marque |
| Programación | Intervalo único para todos los miembros | Intervalo independiente por grupo |
| Frecuencia máxima | Mínimo de 1 minuto | Mínimo de 1 minuto |
| Comportamiento cuando Outlook está cerrado | Sin revisión automática | Sin revisión automática |
Puede crear hasta 255 grupos, pero cada cuenta puede pertenecer a un solo grupo. Si necesita un control más granular, considere usar varios perfiles de Outlook, cada uno con su propia programación de envío y recepción.
Ahora puede establecer una frecuencia de envío y recepción separada para cada cuenta de correo en Outlook usando Grupos de envío y recepción personalizados. Comience creando un grupo nuevo para la cuenta que necesita un intervalo diferente y luego ajuste la programación en las propiedades del grupo. Para las cuentas que requieren una revisión inmediata sin esperar al temporizador automático, use el atajo de teclado F9 para desencadenar un envío y recepción manual de todos los grupos a la vez.