Outlook en la Web incluye una función llamada Barrido que ayuda a gestionar el desorden de correos electrónicos moviendo, eliminando o bloqueando automáticamente mensajes de remitentes específicos. Muchos usuarios encuentran sus bandejas de entrada abrumadas con boletines, notificaciones y correos recurrentes que no requieren atención inmediata. Barrido le permite crear reglas que limpian estos mensajes sin tener que clasificarlos manualmente todos los días. Este artículo explica cómo funciona Barrido y proporciona instrucciones paso a paso para configurar reglas de limpieza de carpetas en Outlook en la Web.
Puntos clave: Configurar reglas de Barrido en Outlook en la Web
- Botón Barrido en la barra de herramientas: Seleccione cualquier mensaje de un remitente y luego haga clic en Barrido para crear una regla de limpieza para todos los mensajes actuales y futuros de ese remitente.
- Mover mensajes a una carpeta específica: Elija la opción de mover todos los mensajes de un remitente a una carpeta que especifique, como una carpeta de boletines o una carpeta de baja prioridad.
- Opciones de eliminar o bloquear: Barrido puede eliminar todos los mensajes de un remitente o bloquear al remitente permanentemente, lo que agrega la dirección a su lista de remitentes bloqueados.
Cómo funcionan las reglas de Barrido de Outlook en Outlook en la Web
Outlook Barrido es una herramienta de limpieza basada en reglas integrada en Outlook en la Web. No está disponible en la versión de escritorio de Outlook. Barrido funciona por remitente. Cuando aplica una acción de Barrido a un mensaje, Outlook crea una regla del lado del servidor que procesa todos los mensajes existentes y futuros de ese remitente.
Barrido ofrece cuatro acciones:
- Mover todos los mensajes del remitente a una carpeta seleccionada.
- Conservar solo el mensaje más reciente y eliminar los mensajes anteriores del remitente.
- Eliminar todos los mensajes del remitente.
- Bloquear al remitente y eliminar todos los mensajes de ese remitente.
La regla se aplica solo a la carpeta Bandeja de entrada. Los mensajes que ya se movieron a otras carpetas no se ven afectados. Las reglas de Barrido se almacenan en el servidor de Exchange, por lo que funcionan ya sea que acceda a su buzón desde Outlook en la Web, Outlook móvil o cualquier otro cliente de correo electrónico que se conecte a su cuenta de Exchange.
No se necesitan requisitos previos además de un buzón activo de Microsoft 365 o Exchange Online. Barrido está disponible en todas las versiones de Outlook en la Web, incluidos los diseños nuevo y clásico.
Pasos para configurar una regla de Barrido para la limpieza de carpetas
- Abra Outlook en la Web y seleccione un mensaje
Inicie sesión en su cuenta de Microsoft 365 en outlook.office.com. Vaya a su Bandeja de entrada. Busque un mensaje del remitente para el que desea crear una regla. Haga clic en el mensaje para seleccionarlo. No abra el mensaje en una ventana separada; selecciónelo en la lista de mensajes. - Haga clic en el botón Barrido en la barra de herramientas
En la barra de herramientas sobre la lista de mensajes, haga clic en el botón Barrido. El icono parece una escoba. Si no ve el botón Barrido, haga clic en el menú de tres puntos Más acciones y seleccione Barrido en la lista desplegable. - Elija la acción Mover a carpeta
En el panel Barrido que se abre en el lado derecho de la pantalla, verá cuatro opciones. Seleccione Mover todos los mensajes de este remitente. Debajo de esta opción, aparece un menú desplegable etiquetado Seleccionar una carpeta. - Seleccione la carpeta de destino
Haga clic en el menú desplegable de carpetas y elija la carpeta donde deben ir todos los mensajes de este remitente. Si la carpeta aún no existe, haga clic en Nueva carpeta en la parte inferior del menú desplegable. Escriba un nombre de carpeta, como Boletines o Baja prioridad. La nueva carpeta se crea en la raíz de su buzón. Después de seleccionar o crear la carpeta, haga clic en Guardar. - Confirme la creación de la regla
Outlook muestra un mensaje de confirmación de que se ha creado la regla de Barrido. La regla se ejecuta inmediatamente en todos los mensajes existentes de ese remitente en su Bandeja de entrada. Los mensajes futuros del remitente se mueven automáticamente a la carpeta seleccionada cuando llegan.
Para verificar la regla, vaya a Configuración en Outlook en la Web haciendo clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha. Seleccione Ver toda la configuración de Outlook. Vaya a Correo > Reglas. Verá la regla de Barrido listada con la dirección del remitente y la acción Mover a carpeta. Puede editar o eliminar la regla desde esta página.
Otras acciones de Barrido para la limpieza de la bandeja de entrada
Conservar solo el mensaje más reciente y eliminar el resto
Esta acción es útil para remitentes que envían actualizaciones frecuentes, como resúmenes diarios o notificaciones de estado. Cuando selecciona esta opción, Outlook elimina todos los mensajes del remitente excepto el más reciente. La regla se ejecuta según una programación definida por Exchange, generalmente dentro de unas pocas horas después de la creación de la regla y luego periódicamente. Los mensajes anteriores existentes se eliminan inmediatamente después de guardar la regla.
Eliminar todos los mensajes del remitente
Esta acción elimina todos los mensajes del remitente de su Bandeja de entrada. Los mensajes se mueven a la carpeta Elementos eliminados. Si desea eliminarlos permanentemente, debe vaciar la carpeta Elementos eliminados por separado. Esta acción no bloquea mensajes futuros. El remitente aún puede enviar nuevos correos electrónicos, y esos se eliminan automáticamente por la regla.
Bloquear al remitente y eliminar todos los mensajes
Esta acción agrega al remitente a su lista de remitentes bloqueados y elimina todos los mensajes existentes de ese remitente. Los mensajes futuros del remitente bloqueado se rechazan a nivel del servidor y nunca llegan a su Bandeja de entrada. El remitente no recibe un aviso de error de entrega. Para desbloquear a un remitente más tarde, vaya a Configuración > Correo > Correo no deseado y elimine la dirección de la lista Remitentes bloqueados.
Problemas comunes y limitaciones al usar reglas de Barrido
El botón Barrido falta en la barra de herramientas
Si el botón Barrido no aparece, es posible que esté usando un buzón compartido o un buzón que no tiene una licencia de Exchange Online. Barrido requiere un buzón de Exchange Online. Para los buzones compartidos, debe tener permiso de Acceso total y el buzón debe tener licencia. Otra razón es que su sesión de Outlook en la Web está en un navegador que bloquea scripts. Intente actualizar la página o usar un navegador diferente.
La regla de Barrido no se aplica a las subcarpetas
Las reglas de Barrido solo actúan sobre los mensajes de la Bandeja de entrada. Si ha movido mensajes del remitente a una carpeta diferente manualmente, esos mensajes no se ven afectados por la regla de Barrido. La regla solo procesa los mensajes que llegan a la Bandeja de entrada después de crear la regla y cualquier mensaje que esté actualmente en la Bandeja de entrada.
La regla deja de funcionar después de una migración de buzón
Si su buzón se mueve de un servidor de Exchange a otro, las reglas de Barrido pueden perderse. Microsoft no garantiza que las reglas del lado del servidor sobrevivan a una migración. Después de una migración, verifique sus reglas en Configuración > Correo > Reglas. Si falta la regla de Barrido, créela nuevamente.
No se puede crear una regla de Barrido para varios remitentes a la vez
Barrido funciona con un remitente a la vez. No puede seleccionar varios mensajes de diferentes remitentes y aplicar una regla de Barrido a todos ellos. Debe repetir el proceso para cada remitente. Si necesita una regla que se aplique a varios remitentes o use condiciones como palabras clave en el asunto, use la función de reglas de la Bandeja de entrada en lugar de Barrido.
Reglas de Barrido vs reglas de la Bandeja de entrada: diferencias clave
| Elemento | Reglas de Barrido | Reglas de la Bandeja de entrada |
|---|---|---|
| Ubicación de acceso | Botón Barrido en la barra de herramientas | Configuración > Correo > Reglas |
| Alcance del remitente | Solo un remitente | Varios remitentes, condiciones y excepciones |
| Acciones disponibles | Mover, eliminar, conservar el más reciente, bloquear | Mover, copiar, eliminar, reenviar, redirigir, marcar y más |
| Velocidad de creación de reglas | Un clic desde un mensaje | Varios pasos en un formulario |
| Condiciones avanzadas | Ninguna | Palabras clave en el asunto, datos adjuntos, importancia y muchas otras |
Barrido está diseñado para una limpieza rápida basada en el remitente. Las reglas de la Bandeja de entrada ofrecen más flexibilidad y son mejores para escenarios complejos. Use Barrido para tareas simples como mover boletines a una carpeta. Use las reglas de la Bandeja de entrada cuando necesite condiciones más allá de la dirección del remitente.
Si las reglas de Barrido aún no funcionan como se espera
Si los mensajes del remitente aún llegan a su Bandeja de entrada después de crear una regla de Barrido, verifique los siguientes puntos. Primero, verifique que la regla exista en Configuración > Correo > Reglas. Si falta la regla, créela nuevamente. Segundo, confirme que la dirección del remitente en la regla coincida exactamente con la dirección desde la que provienen los mensajes. Barrido coincide con la dirección de correo electrónico completa, no solo con el dominio. Tercero, verifique si otra regla o un complemento está interfiriendo. Deshabilite temporalmente todas las demás reglas para probar. Cuarto, asegúrese de que la carpeta de destino no esté configurada para archivar o eliminar mensajes automáticamente. Una directiva de carpeta en el buzón podría anular la regla de Barrido.
Si ninguno de estos pasos resuelve el problema, informe el problema a su administrador de Microsoft 365. El administrador puede verificar las reglas de transporte de Exchange y la configuración del buzón que podrían bloquear las reglas del lado del servidor.
Ahora puede usar Barrido para mover automáticamente correos electrónicos recurrentes a carpetas específicas, manteniendo su Bandeja de entrada limpia sin esfuerzo manual. Pruebe aplicar la acción Conservar el mensaje más reciente para resúmenes diarios para reducir aún más el desorden. Para una automatización más avanzada, combine Barrido con reglas de la Bandeja de entrada y Acciones rápidas en la versión de escritorio de Outlook.