La búsqueda de Outlook puede no encontrar correos almacenados en una carpeta Archivo. Esto ocurre porque el indizador de Windows Search puede estar configurado para excluir ciertas ubicaciones de datos. Es posible que su carpeta Archivo, especialmente si es un archivo PST local, no esté incluida en el ámbito de búsqueda.
Esto le impide localizar rápidamente mensajes archivados importantes. La solución es modificar las opciones de indización de Windows para incluir la carpeta donde se almacenan sus datos de archivo.
Este artículo explica por qué las carpetas Archivo suelen pasarse por alto y proporciona pasos para agregarlas al índice de búsqueda.
Puntos clave: ampliar la búsqueda de Outlook a las carpetas Archivo
- Panel de control > Opciones de indización > Modificar: Agrega la ruta de archivo que contiene su archivo PST de Archivo de Outlook al índice de Windows Search.
- Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta > Archivos de datos: Revela la ubicación completa en disco de su archivo PST de Archivo de Outlook.
- Opciones de indización > Avanzado > Reconstruir: Restablece por completo el índice de búsqueda, lo que puede resolver la corrupción que impide encontrar elementos archivados.
Por qué la búsqueda de Outlook excluye las carpetas Archivo
Outlook depende del servicio Windows Search para indizar el contenido de los correos y permitir una recuperación rápida. De forma predeterminada, este servicio indiza las ubicaciones de buzón estándar de su cuenta principal. Sin embargo, los archivos de datos locales como los archivos PST, que se usan comúnmente para archivar, se almacenan por separado en su disco duro.
El indizador de Windows Search tiene una lista definida de carpetas que supervisa. Si su archivo PST de Archivo se guarda en una ubicación fuera de esta lista, su contenido no se indizará. Las búsquedas realizadas en Outlook omitirán entonces todos los correos de ese archivo. Este es un problema de configuración común después de mover un archivo de archivo o configurar un equipo nuevo.
El papel de las ubicaciones de los archivos PST
Los archivos de tabla de almacenamiento personal (PST) son contenedores de datos independientes. Su ubicación de guardado predeterminada suele ser la carpeta Documentos del usuario, pero se pueden mover a cualquier lugar. El índice de búsqueda no sigue automáticamente cuando se reubica un archivo PST. Debe actualizar manualmente las opciones de indización para incluir la nueva ruta de carpeta.
Pasos para agregar su carpeta Archivo al índice de búsqueda
Siga estos pasos para localizar su archivo PST de Archivo e indicar a Windows Search que lo indice. Necesitará conocer la ubicación del archivo en su equipo.
- Buscar la ruta del archivo PST de Archivo en Outlook
Abra Outlook y vaya a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta. Cambie a la pestaña Archivos de datos. Busque su entrada de archivo, normalmente llamada “Archivo” u “Outlook Archive”. Selecciónela y haga clic en Abrir ubicación del archivo. Se abrirá una ventana del Explorador de archivos que resaltará el archivo PST. Anote esta ruta de carpeta. - Abrir las opciones de indización de Windows
Cierre Outlook. Presione la tecla Windows, escriba “Opciones de indización” y seleccione el resultado del Panel de control. Se abre el cuadro de diálogo Opciones de indización, que enumera las ubicaciones indizadas actualmente. - Modificar las ubicaciones indizadas
Haga clic en el botón Modificar. En la nueva ventana, haga clic en Mostrar todas las ubicaciones si el Control de cuentas de usuario se lo solicita. Expanda la vista de árbol para examinar sus unidades. Navegue hasta la carpeta principal que contiene su archivo PST de Archivo y marque su casilla. Por ejemplo, si el archivo está en “C:\Users\[YourName]\Documents\Outlook Files”, marque la casilla de “Outlook Files” o de su carpeta principal. Haga clic en Aceptar. - Iniciar una reconstrucción si es necesario
De vuelta en la ventana principal de Opciones de indización, haga clic en Avanzado. En Solución de problemas, haga clic en el botón Reconstruir. Confirme la acción. Esto elimina y vuelve a crear el índice de búsqueda, lo cual es necesario para que la nueva ubicación se procese por completo. Este proceso puede tardar mucho tiempo. - Verificar que el índice esté actualizado
Espere a que el estado de indización en la ventana Opciones de indización muestre “Indización completada”. Luego, vuelva a abrir Outlook y realice una búsqueda que deba encontrar un correo de su archivo. La búsqueda ahora debería devolver resultados de la carpeta Archivo.
Si la búsqueda sigue sin encontrar correos archivados
“No se encontraron coincidencias” en una carpeta Archivo específica
Asegúrese de haber agregado el nivel de carpeta correcto en las opciones de indización. Agregar “C:\Users” es demasiado amplio y puede que no se procese correctamente. Agregue la carpeta principal específica un nivel por encima del archivo PST. Además, verifique que el archivo PST no esté marcado como sin conexión o de solo lectura en las propiedades del Explorador de archivos, ya que esto puede bloquear la indización.
La búsqueda de Outlook devuelve resultados lentamente o de forma incompleta
Un catálogo de búsqueda de Outlook dañado puede causar esto. Cierre Outlook y abra las Opciones de indización. Haga clic en Avanzado y seleccione Reconstruir. Cuando finalice la reconstrucción, abra Outlook e intente la búsqueda de nuevo. Además, compruebe que el servicio Windows Search esté en ejecución buscando “Servicios” en Windows, encontrando “Windows Search” y asegurándose de que su estado sea “En ejecución”.
Los correos nuevos agregados al archivo no se pueden buscar
El índice se actualiza periódicamente, pero no al instante. Para forzar una actualización, vaya a Opciones de indización y haga clic en el botón Pausar dos veces para detener y reiniciar la indización. Esto suele provocar una actualización. También puede intentar reiniciar Windows para actualizar todos los servicios en segundo plano.
Métodos de búsqueda para archivos PST de archivo locales frente a archivos en línea
| Elemento | Archivo PST local | Archivo en línea (Exchange/Microsoft 365) |
|---|---|---|
| Ubicación de los datos | Almacenado en el disco duro de su equipo | Almacenado en el servidor de Microsoft |
| Dependencia de la búsqueda | Requiere que el índice de Windows Search incluya la carpeta del archivo PST | Usa la búsqueda del lado del servidor; requiere el modo Cached Exchange o conexión en línea |
| Solución principal | Agregar la ruta de la carpeta mediante las Opciones de indización del Panel de control | Habilitar el modo Cached Exchange en Configuración de la cuenta > Más configuraciones > Avanzado |
| Acción de reconstrucción del índice | Reconstruir mediante el menú Avanzado de las Opciones de indización de Windows | Usar la reparación del índice de búsqueda integrada de Outlook: Archivo > Opciones > Buscar > Opciones de indización |
| Problema común | Archivo PST movido a una ubicación no indizada | Ámbito de búsqueda establecido en “Buzón actual” en lugar de “Todos los buzones” |
Ahora puede configurar Windows Search para incluir sus carpetas Archivo de Outlook. Esto garantiza que todos sus correos históricos se puedan encontrar al instante. Para organizarlos mejor, use el botón Archivar integrado de Outlook para mover automáticamente los elementos antiguos. Un consejo avanzado es crear una carpeta de búsqueda dedicada para su archivo y supervisar remitentes o asuntos específicos sin realizar una nueva búsqueda cada vez.