Cuando abres un archivo de Office almacenado en una biblioteca de documentos de SharePoint, el botón de desprotección (Check Out) debería aparecer en la barra de herramientas. Si este botón falta, los usuarios no pueden bloquear el archivo para evitar que otros lo editen simultáneamente. Este problema suele ocurrir porque la biblioteca no requiere desprotección o porque el usuario carece de los permisos correctos. Este artículo explica las causas más comunes y enumera los ajustes que los administradores del sitio deben verificar para restaurar el botón de desprotección.
Conclusiones clave: Restaurar el botón de desprotección faltante
- Configuración de la biblioteca de documentos > Requerir desprotección: La biblioteca debe tener habilitado el requisito de desprotección para que el botón aparezca en la barra de herramientas.
- Permisos de usuario > Colaborar o Editar: Los usuarios necesitan al menos el nivel de permiso Colaborar o Editar para ver y usar el botón de desprotección.
- Centro de administración de SharePoint > Características de la colección de sitios: La característica “Navegación y filtrado de metadatos” puede ocultar el botón de desprotección si está habilitada incorrectamente.
Por qué desaparece el botón de desprotección para archivos de Office
El botón de desprotección es un comando estándar de la barra de herramientas en las bibliotecas de documentos de SharePoint. Aparece cuando los usuarios abren un archivo de Office en el navegador o en la aplicación de escritorio. El botón falta por una de tres razones:
1. La biblioteca no requiere desprotección. Si la configuración de la biblioteca “Requerir desprotección” está desactivada, SharePoint no muestra el botón de desprotección. El botón está vinculado a este requisito; no aparece como un comando opcional.
2. El usuario tiene permisos insuficientes. Los usuarios con permiso de lectura no pueden desproteger archivos. El botón de desprotección está oculto para los usuarios que no pueden realizar la acción.
3. Una característica del sitio o personalización interfiere. La característica “Navegación y filtrado de metadatos” o un script personalizado puede eliminar u ocultar el botón de desprotección. Esto es raro pero posible en sitios muy personalizados.
Cada causa tiene una solución diferente. Las secciones siguientes cubren los tres escenarios.
Pasos para verificar la configuración de Requerir desprotección en la biblioteca de documentos
La solución más común es habilitar el requisito de desprotección en la biblioteca. Siga estos pasos en el sitio de SharePoint donde está almacenado el archivo.
- Abra la configuración de la biblioteca de documentos
Vaya a la biblioteca que contiene los archivos de Office. Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha y seleccione Configuración de biblioteca. Si no ve Configuración de biblioteca, no tiene permisos de propietario para esa biblioteca. - Haga clic en Configuración de versiones
En la página de configuración, bajo Configuración general, haga clic en Configuración de versiones. - Habilite Requerir desprotección
Desplácese hasta la sección etiquetada Requerir desprotección. Seleccione Sí. Haga clic en Aceptar en la parte inferior de la página. - Pruebe el cambio
Abra un archivo de Office desde la biblioteca. El botón de desprotección debería aparecer ahora en la barra de herramientas. Si no aparece, actualice el navegador e intente de nuevo.
Pasos para verificar los permisos de usuario
Si la biblioteca requiere desprotección pero el botón aún falta, verifique el nivel de permiso del usuario.
- Identifique al usuario afectado
Pida al usuario que haga clic en su foto de perfil en la esquina superior derecha de SharePoint y seleccione Mis permisos. Esto muestra su nivel de permiso actual. - Verifique el nivel requerido
El usuario debe tener al menos permisos de Colaborar o Editar. El permiso de lectura no permite la desprotección. Si el usuario tiene permiso de lectura, no puede ver el botón de desprotección. - Otorgue el permiso correcto
Como propietario del sitio, vaya a la configuración de la biblioteca y haga clic en Permisos para esta biblioteca de documentos. Agregue al usuario con permiso de Colaborar o Editar. Alternativamente, agregue al usuario a un grupo de SharePoint que ya tenga permisos de Colaborar o Editar, como el grupo Miembros. - Pida al usuario que actualice
Después de actualizar los permisos, el usuario debe cerrar el navegador y volver a abrir el archivo. El botón de desprotección debería aparecer.
Pasos para deshabilitar la característica Navegación y filtrado de metadatos
En casos raros, la característica Navegación y filtrado de metadatos oculta el botón de desprotección. Esta característica está habilitada a nivel de colección de sitios. Deshabilítela solo si los pasos anteriores no resolvieron el problema.
- Vaya a Configuración del sitio
Haga clic en el icono de engranaje y seleccione Configuración del sitio. Si está en un sitio de equipo moderno, haga clic en Información del sitio y luego en Ver toda la configuración del sitio. - Abra Características de la colección de sitios
Bajo Administración de la colección de sitios, haga clic en Características de la colección de sitios. - Busque Navegación y filtrado de metadatos
Desplácese hacia abajo en la lista. Localice Navegación y filtrado de metadatos. Si su estado es Activo, haga clic en Desactivar. - Confirme la desactivación
Haga clic en Desactivar esta característica en el cuadro de diálogo de confirmación. Espere unos minutos y luego pruebe el botón de desprotección nuevamente.
Si SharePoint aún tiene problemas después de la solución principal
El botón de desprotección aparece pero no funciona
Si el botón aparece pero al hacer clic no hace nada, el archivo puede estar desprotegido por otro usuario. Pida al usuario que desprotegió el archivo que lo proteja. Si ese usuario no está disponible, un propietario del sitio puede forzar la descarga del archivo desde la configuración de la biblioteca.
El botón de desprotección falta solo para tipos de archivo específicos
Algunos tipos de archivo, como .pdf o .jpg, no admiten la desprotección en SharePoint. El botón de desprotección solo está disponible para archivos de Office como .docx, .xlsx y .pptx. Si el botón falta para un .pdf, este es un comportamiento esperado. Convierta el archivo a un formato de Office si se requiere desprotección.
El botón de desprotección falta en la aplicación de escritorio
Cuando abre un archivo en la versión de escritorio de Word, Excel o PowerPoint, el botón de desprotección aparece en la barra de título cerca del nombre del archivo. Si falta allí, la configuración de la biblioteca es la causa probable. Aplique la misma solución descrita en la primera sección.
Configuración de la biblioteca de documentos vs. Permiso de usuario vs. Característica del sitio
| Elemento | Configuración de Requerir desprotección | Nivel de permiso del usuario | Característica de Navegación de metadatos |
|---|---|---|---|
| Descripción | Interruptor a nivel de biblioteca que obliga a desproteger antes de editar | Determina qué acciones puede realizar un usuario en la biblioteca | Característica a nivel de sitio que puede ocultar comandos de la barra de herramientas |
| Efecto en el botón de desprotección | El botón aparece solo cuando está configurado en Sí | El botón está oculto para usuarios con permiso de lectura | Puede eliminar el botón por completo cuando está activo |
| Cómo solucionar | Habilite Requerir desprotección en la configuración de versiones | Otorgue permiso de Colaborar o Editar | Desactive la característica en Características de la colección de sitios |
| Quién puede solucionarlo | Propietario del sitio o de la biblioteca | Propietario del sitio | Administrador de la colección de sitios |
Ahora puede identificar la razón exacta por la que falta el botón de desprotección y aplicar la solución correcta. Comience con la configuración de la biblioteca porque es la causa más común. Después de habilitar Requerir desprotección, pruebe con un usuario que tenga permisos de edición. Si el botón aún no aparece, verifique la característica Navegación y filtrado de metadatos. Como consejo final, use el centro de administración de SharePoint para auditar las características de la colección de sitios en todos los sitios de su inquilino para detectar este problema antes de que los usuarios lo informen.