Cuando habilita la gestión de registros en una biblioteca de documentos de SharePoint, espera que los elementos se bloqueen solo cuando se declaran como registros. Sin embargo, algunos administradores descubren que toda la biblioteca se bloquea o que los usuarios no pueden editar ningún archivo aunque no se hayan declarado registros. Este problema ocurre porque SharePoint aplica un bloqueo a nivel de sitio o a nivel de biblioteca cuando la plantilla de sitio del Centro de registros o la característica de gestión de registros en contexto se activa incorrectamente. Este artículo explica por qué ocurre el bloqueo y proporciona los pasos exactos para eliminar el bloqueo y evitar que se repita.
Conclusiones clave: Cómo eliminar un bloqueo inesperado de biblioteca causado por la gestión de registros
- Administración de la colección de sitios > Características de la colección de sitios > Gestión de registros en contexto: Desactivar esta característica elimina el bloqueo de biblioteca que impide todas las ediciones.
- Configuración de la biblioteca > Permisos y administración > Configuración de declaración de registros: Cambiar la política de declaración de registros a manual evita el bloqueo automático de todos los elementos.
- Centro de administración de SharePoint > Sitios activos > Estado de bloqueo del sitio: Verificar y desbloquear un sitio que fue bloqueado por una política de cumplimiento restaura el acceso normal a la biblioteca.
Por qué la gestión de registros bloquea una biblioteca sin declarar un solo registro
La gestión de registros de SharePoint utiliza un bloqueo a nivel de sitio para proteger los registros de eliminación o modificación accidental. Cuando activa la característica de gestión de registros en contexto a nivel de colección de sitios, SharePoint aplica un bloqueo que restringe la edición en todas las bibliotecas de documentos de esa colección de sitios. El bloqueo es parte del comportamiento de la plantilla de sitio del Centro de registros, pero también puede aparecer en sitios de equipo y sitios de comunicación cuando se activa la característica.
La causa raíz es una configuración llamada Disponibilidad de declaración de registros. De forma predeterminada, cuando se activa la gestión de registros en contexto, la política de declaración de registros se establece en Permitir declaración manual. Sin embargo, si se aplica una política de sitio o una política de cumplimiento que fuerza la declaración automática de registros, SharePoint bloquea la biblioteca para evitar cambios en elementos que podrían convertirse en registros. Además, el estado de bloqueo de la colección de sitios en el Centro de administración de SharePoint puede establecerse en Solo lectura por un administrador de cumplimiento, lo que bloquea todas las bibliotecas independientemente de la declaración de registros.
Otra causa común es la característica Bloqueo de colección de sitios. Cuando un sitio se coloca bajo una política de retención de cumplimiento, SharePoint bloquea automáticamente el sitio para evitar la modificación de contenido. Este bloqueo aparece como un bloqueo de biblioteca para los usuarios finales, aunque la biblioteca en sí no tenga configuraciones de declaración de registros habilitadas.
La diferencia entre bloqueo de biblioteca y bloqueo de sitio
Un bloqueo de biblioteca impide que los usuarios agreguen, editen o eliminen elementos en esa biblioteca específica. Un bloqueo de sitio impide todas las operaciones de escritura en toda la colección de sitios. La gestión de registros puede causar ambos. Comprender qué bloqueo está activo es el primer paso para resolver el problema.
Pasos para eliminar el bloqueo inesperado y restaurar el acceso a la biblioteca
- Verifique el estado de bloqueo de la colección de sitios en el Centro de administración de SharePoint
Vaya al Centro de administración de SharePoint. Seleccione Sitios activos en el menú izquierdo. Busque la colección de sitios que contiene la biblioteca bloqueada. En la columna Estado de bloqueo, verifique si el sitio está configurado como Solo lectura o Bloqueado. Si es así, haga clic en el nombre del sitio y luego seleccione Configuración. En Estado de bloqueo del sitio, elija Desbloquear y haga clic en Guardar. Esto elimina el bloqueo a nivel de sitio impuesto por una política de cumplimiento. - Desactive la gestión de registros en contexto si no es necesaria
Navegue a la raíz de la colección de sitios. Haga clic en el icono de engranaje y seleccione Configuración del sitio. En Administración de la colección de sitios, haga clic en Características de la colección de sitios. Desplácese hasta Gestión de registros en contexto. Si la característica está activa, haga clic en Desactivar. Confirme la desactivación. Esto elimina el bloqueo de biblioteca que la característica aplicó a todas las bibliotecas de la colección de sitios. - Cambie la configuración de declaración de registros a manual
Si necesita mantener activa la gestión de registros en contexto, ajuste la configuración de declaración. Vaya a la biblioteca bloqueada. Haga clic en el icono de engranaje y seleccione Configuración de la biblioteca. En Permisos y administración, haga clic en Configuración de declaración de registros. Establezca Disponibilidad de declaración de registros en Permitir declaración manual de registros. Desmarque Declarar automáticamente los elementos como registros cuando se agreguen a esta lista si está marcado. Haga clic en Aceptar. Esto evita que la biblioteca bloquee automáticamente todos los elementos. - Elimine cualquier política de retención de cumplimiento que bloquee el sitio
Vaya al portal de cumplimiento de Microsoft Purview. Seleccione Administración del ciclo de vida de los datos > Microsoft 365 > Retención. Busque cualquier política de retención que se aplique a la colección de sitios. Edite la política y elimine el sitio del ámbito de la política. Espere hasta 24 horas para que se libere el bloqueo. Alternativamente, si la política ya no es necesaria, elimínela.
Si el bloqueo persiste después de la solución principal
La biblioteca sigue bloqueada después de desactivar la gestión de registros en contexto
Si la biblioteca permanece bloqueada después de desactivar la característica, el bloqueo puede estar en caché. Actualice la página de la biblioteca presionando Ctrl+F5. Si el bloqueo aún aparece, verifique nuevamente el estado de bloqueo de la colección de sitios en el Centro de administración de SharePoint. Una política de cumplimiento puede haber vuelto a bloquear el sitio. Verifique que no haya otras políticas aplicadas al sitio.
Los usuarios no pueden declarar registros aunque se haya eliminado el bloqueo
Después de eliminar el bloqueo inesperado, los usuarios pueden ver el botón Declarar registro atenuado. Esto ocurre si la biblioteca no tiene la Configuración de declaración de registros configurada correctamente. Vaya a Configuración de la biblioteca > Configuración de declaración de registros y asegúrese de que Permitir declaración manual de registros esté seleccionado. También verifique que los usuarios tengan al menos permisos de Contribución en la biblioteca.
El estado de bloqueo del sitio vuelve a Solo lectura después de unas horas
Si el estado de bloqueo del sitio vuelve a Solo lectura después de desbloquearlo manualmente, un trabajo de cumplimiento en segundo plano está reaplicando el bloqueo. Esto indica que una política de retención o una política de ciclo de vida de datos sigue activa en el sitio. Vaya al portal de cumplimiento de Microsoft Purview y verifique si hay políticas que tengan el sitio en el ámbito. Elimine el sitio de todas esas políticas. El bloqueo no debería regresar después del siguiente ciclo de evaluación de políticas.
| Elemento | Bloqueo de biblioteca | Bloqueo de sitio |
|---|---|---|
| Descripción | Impide cambios en elementos de una biblioteca | Impide todas las operaciones de escritura en todo el sitio |
| Dónde verificar | Configuración de la biblioteca > Configuración de declaración de registros | Centro de administración de SharePoint > Sitios activos > Estado de bloqueo |
| Causa | Característica de gestión de registros en contexto o declaración automática de registros | Política de retención de cumplimiento o bloqueo manual del sitio |
| Solución | Desactivar la gestión de registros en contexto o cambiar la declaración a manual | Desbloquear el sitio en el Centro de administración de SharePoint o eliminar la política de retención |
Ahora puede identificar si un bloqueo de biblioteca o un bloqueo de sitio está causando el comportamiento inesperado. Comience verificando el estado de bloqueo del sitio en el Centro de administración de SharePoint. Luego desactive la característica de gestión de registros en contexto si no es necesaria. Si debe mantener activa la gestión de registros, configure la declaración de registros en manual para evitar el bloqueo automático. Para bloqueos persistentes, verifique que no haya políticas de cumplimiento aún aplicadas al sitio. Use el refresco Ctrl+F5 para limpiar cualquier estado de bloqueo en caché en el navegador.