Cómo crear papel con membrete y temas de correo electrónico personalizados en Outlook

El fondo blanco predeterminado de Outlook puede parecer sencillo para comunicaciones personales o de marca. Puede diseñar su propio estilo visual para los mensajes utilizando papel con membrete o temas personalizados. Esta función le permite establecer una imagen de fondo, fuentes y colores para los nuevos correos electrónicos. Este artículo explica cómo crear y aplicar estos diseños en Outlook para Windows.

Comprensión del papel con membrete y los temas de Outlook

Outlook ofrece dos formas principales de personalizar la apariencia del correo electrónico. El papel con membrete se refiere a una plantilla predefinida que incluye una imagen de fondo o patrón, fuentes específicas y colores. Cuando establece papel con membrete, se aplica a todos los mensajes de correo electrónico nuevos que cree de forma predeterminada. Los temas son un conjunto más flexible de elementos de diseño, como colores coordinados, fuentes y efectos, que puede aplicar a correos electrónicos individuales. Los temas no suelen incluir imágenes de fondo, pero controlan el estilo del texto y otros elementos.

Antes de comenzar, asegúrese de estar utilizando una versión de escritorio de Outlook, como Outlook para Microsoft 365 u Outlook 2021. La versión web de Outlook tiene opciones de temas limitadas. Para el papel con membrete, necesita archivos de imagen en formatos comunes como JPG o PNG si desea utilizar un fondo personalizado. Estos archivos deben estar almacenados en su computadora donde Outlook pueda acceder a ellos.

Pasos para crear y aplicar papel con membrete personalizado

Siga estos pasos para configurar papel con membrete que será el aspecto predeterminado de sus nuevos correos electrónicos. Este método es mejor para una apariencia consistente y de marca.

1. Abra la configuración de papel con membrete
   En Outlook, vaya a Archivo > Opciones. En la ventana Opciones de Outlook, seleccione la categoría Correo en el lado izquierdo. Haga clic en el botón Papel con membrete y fuentes.
2. Elija o cree un tema para el papel con membrete
   En la ventana Firmas y papel con membrete, haga clic en el botón Tema bajo Papel con membrete personal. Esto abre el cuadro de diálogo Tema o estilo. Aquí puede explorar los temas integrados de Microsoft. Para usar un fondo personalizado, seleccione primero un tema simple, luego haga clic en el botón Color de página después del siguiente paso.
3. Establezca una imagen de fondo personalizada
   Después de elegir un tema base, regrese a la ventana Firmas y papel con membrete. Haga clic en el menú desplegable Color de página y luego seleccione Efectos de relleno. Vaya a la pestaña Imagen y haga clic en Seleccionar imagen. Busque su archivo de imagen y selecciónelo. Haga clic en Aceptar para aplicarlo como fondo.
4. Defina sus fuentes predeterminadas
   En la misma ventana Firmas y papel con membrete, use las secciones Mensajes nuevos y Responder o reenviar mensajes para establecer su fuente, estilo, tamaño y color preferidos. Estos se utilizarán para todo el texto en sus correos electrónicos.
5. Aplique y pruebe el papel con membrete
   Haga clic en Aceptar dos veces para cerrar todos los cuadros de diálogo. Cree un nuevo correo electrónico presionando Ctrl+Shift+M. Su nuevo mensaje debería abrirse ahora con el fondo y las fuentes seleccionados aplicados automáticamente.

Aplicar un tema a un solo correo electrónico

Si no desea cambiar el valor predeterminado para todos los correos electrónicos, aplique un tema a un mensaje mientras lo redacta.

1. Inicie un nuevo correo electrónico
   Haga clic en Nuevo correo electrónico o presione Ctrl+N para abrir una ventana de mensaje nueva.
2. Abra el menú Temas
   En la cinta del mensaje, vaya a la pestaña Opciones. En el grupo Temas, haga clic en el botón Temas para ver una galería de diseños integrados.
3. Personalice los elementos del tema
   Con el tema aplicado, use los botones Colores del tema, Fuentes del tema y Efectos del tema junto al botón Temas para ajustar el diseño. Use el botón Color de página en el mismo grupo para agregar un color sólido o fondo de textura solo para este correo electrónico.

Errores comunes y limitaciones de diseño

El fondo del papel con membrete no aparece para los destinatarios

Las imágenes de fondo en el papel con membrete se incrustan en el HTML del correo electrónico. Algunos clientes de correo, especialmente sistemas corporativos conscientes de la seguridad, bloquean imágenes externas o HTML complejo de forma predeterminada. El destinatario puede ver solo un fondo blanco simple a menos que permita la descarga de imágenes. Para un diseño crítico, use un color de fondo simple del menú Color de página en lugar de una imagen, ya que los colores sólidos se muestran de manera más confiable.

Las fuentes cambian cuando el destinatario ve el correo electrónico

Si usa una fuente personalizada que no está instalada en la computadora del destinatario, su cliente de correo sustituirá una fuente estándar como Arial o Times New Roman. Esto puede romper su diseño. Para evitarlo, use fuentes comunes seguras para la web como Arial, Verdana, Georgia o Times New Roman en la configuración de fuentes de su papel con membrete. Estas fuentes están disponibles casi universalmente.

No se puede encontrar el botón Papel con membrete y fuentes

El botón Papel con membrete y fuentes solo está disponible en la versión clásica de escritorio de Outlook para Windows. Si está usando Outlook en la web o la nueva vista previa de Outlook para Windows, esta opción no está presente. Debe usar las opciones de Temas en la cinta del mensaje individual, que ofrecen una personalización menos permanente.

Papel con membrete vs. Temas para correos electrónicos individuales

Elemento	Papel con membrete (Configuración predeterminada)	Temas (Por correo electrónico)
Alcance de aplicación	Se aplica automáticamente a todos los correos electrónicos nuevos	Se aplica manualmente a un correo electrónico a la vez
Imágenes de fondo	Admite archivos de imagen personalizados como fondos	Admite solo colores sólidos, degradados o texturas
Ubicación principal de configuración	Archivo > Opciones > Correo > Papel con membrete y fuentes	Pestaña Opciones > grupo Temas en un correo electrónico abierto
Mejor para	Marca consistente para todos los mensajes salientes	Correos electrónicos decorativos ocasionales o memorandos internos

Ahora puede diseñar fondos de correo electrónico profesionales o personalizados utilizando papel con membrete personalizado. Use la configuración de Colores del tema y Fuentes para ajustes rápidos en mensajes individuales. Para un control avanzado, cree una firma con HTML formateado que incluya su marca, ya que las firmas viajan con las respuestas de manera más confiable que los fondos de papel con membrete.