Necesitas agregar un aviso legal estándar a cada correo electrónico enviado desde tu organización. Este es un requisito de cumplimiento común para las empresas. Outlook puede agregar texto automáticamente a tus mensajes. Este artículo explica cómo configurar un aviso legal usando reglas de Outlook y el Centro de administración de Exchange.
Puntos clave: Agregar un aviso legal en Outlook
- Reglas > Administrar reglas y alertas > Nueva regla: Crea una regla del lado del cliente que agrega texto a los mensajes que envías desde tu aplicación específica de Outlook.
- Centro de administración de Exchange > Flujo de correo > Reglas: Crea una regla de transporte del lado del servidor que agrega avisos legales para todos los usuarios de tu organización, independientemente de su dispositivo o cliente de correo.
- Aplicar regla a los mensajes que envío > retrasar entrega: Una condición clave para las reglas del lado del cliente para asegurar que el aviso legal se agregue antes de que se transmita el mensaje.
Entendiendo los métodos de aviso legal en Outlook
Un aviso legal es un bloque de texto agregado al final de un correo electrónico. A menudo incluye avisos de confidencialidad, detalles de registro de la empresa o declaraciones de responsabilidad. Hay dos métodos principales para implementar esto en un entorno de Microsoft 365 o Exchange.
El primer método utiliza una regla del lado del cliente dentro de la aplicación de escritorio de Outlook. Esta regla solo funciona cuando envías correo desde la computadora específica donde se crea la regla. Es adecuada para usuarios individuales o equipos pequeños sin gestión centralizada.
El segundo método, más robusto, utiliza una regla de flujo de correo en el Centro de administración de Exchange. Esta es una regla del lado del servidor que procesa todo el correo enviado desde tu dominio. Funciona para todos los usuarios en cualquier dispositivo, incluidos Outlook en la web y aplicaciones móviles. Este método es esencial para el cumplimiento en toda la organización.
Pasos para crear una regla de aviso legal en Outlook
Usa estos pasos para crear una regla que agregue texto a tus propios mensajes salientes desde la aplicación de escritorio de Outlook.
- Abrir la ventana de Reglas y alertas
En Outlook, ve a la pestaña Archivo. Selecciona Administrar reglas y alertas. Haz clic en el botón Nueva regla. - Seleccionar la plantilla de regla
En el Asistente de reglas, bajo Comenzar desde una regla en blanco, selecciona Aplicar regla a los mensajes que envío. Haz clic en Siguiente. - Establecer la condición de la regla
Normalmente no necesitas agregar condiciones para un aviso legal universal. Simplemente haz clic en Siguiente para aplicar la regla a todos los mensajes. Aparecerá un cuadro de advertencia. Haz clic en Sí. - Elegir la acción para agregar texto
En la lista ¿Qué deseas hacer con el mensaje?, marca la casilla para retrasar la entrega por un número de minutos. También, marca la casilla para que el servidor responda usando un mensaje específico. - Editar la descripción de la regla
En el cuadro Paso 2 en la parte inferior, haz clic en el texto subrayado un mensaje específico. Se abrirá una nueva ventana de correo. Escribe tu aviso legal completo en el cuerpo de este mensaje. Cierra la ventana y haz clic en Aceptar. - Haz clic en el otro texto subrayado
En el cuadro Paso 2, haz clic en el texto subrayado un número de. En la ventana emergente, ingresa 0 y establece minutos. Este paso es necesario para que la regla se active correctamente. Haz clic en Aceptar. - Finalizar la configuración de la regla
Haz clic en Siguiente dos veces, omitiendo cualquier pantalla de excepciones. Nombra tu regla, por ejemplo, Aviso legal. Asegúrate de que la casilla Activar esta regla esté marcada. Haz clic en Finalizar para guardar y activarla.
Pasos para crear un aviso legal en el Centro de administración de Exchange
Para avisos legales en toda la organización, un administrador de Exchange Online debe crear una regla de flujo de correo.
- Iniciar sesión en el Centro de administración de Exchange
Ve al Centro de administración de Microsoft 365. Navega a Centros de administración > Exchange. Alternativamente, ve directamente a admin.exchange.microsoft.com. - Navegar a las reglas de flujo de correo
En el Centro de administración de Exchange, selecciona Flujo de correo en el menú izquierdo. Luego haz clic en la pestaña Reglas. Haz clic en el botón + Agregar una regla y selecciona Crear una nueva regla. - Nombrar la regla y establecer condiciones
En el cuadro de diálogo de la nueva regla, asígnale un nombre como Aviso legal de la empresa. Bajo Aplicar esta regla si, selecciona El remitente está ubicado y luego elige Dentro de la organización. Esto aplica la regla a todos tus usuarios. - Establecer la acción del aviso legal
Bajo Hacer lo siguiente, selecciona Modificar el mensaje y luego elige Agregar un aviso legal. Haz clic en el enlace Escribir texto. - Ingresar tu texto de aviso legal y configurar el respaldo
Escribe o pega tu texto legal en el cuadro emergente. Debajo de eso, elige la acción de respaldo si el aviso legal no se puede agregar, como Envolver. Haz clic en Guardar. - Revisar y habilitar la regla
Revisa la otra configuración. Puedes establecer el modo de la regla en Aplicar para activarla inmediatamente. Haz clic en Guardar nuevamente. La regla ahora procesará todo el correo saliente de tu dominio.
Errores comunes y limitaciones a evitar
El aviso legal aparece varias veces en cadenas de respuesta
Las reglas del lado del cliente de Outlook pueden agregar un nuevo aviso legal cada vez que respondes a un mensaje en una cadena larga. Para prevenir esto, agrega una excepción a tu regla. Al editar la regla en el Asistente de reglas, agrega una excepción para donde mi nombre esté en el cuadro Para o Cc. Dado que tu nombre ya está en los campos de destinatarios de una respuesta, esto evita que la regla se ejecute nuevamente.
La regla no funciona desde Outlook en la web o móvil
Las reglas creadas en la aplicación de escritorio de Outlook solo se ejecutan en esa computadora específica. No se sincronizan con Outlook en la web ni con la aplicación móvil. Para una cobertura consistente en todos los dispositivos, debes usar una regla de flujo de correo del lado del servidor creada en el Centro de administración de Exchange.
El formato se pierde o aparece como texto sin formato
La acción Agregar un aviso legal en las reglas de flujo de correo de Exchange solo admite texto sin formato. El formato HTML, las imágenes o los hipervínculos no se conservarán. Si necesitas formato enriquecido, debes usar la opción Aplicar política de seguridad de aviso legal HTML, que requiere una configuración diferente en el portal de Microsoft 365 Defender.
El aviso legal se agrega solo a correos internos
Por defecto, una regla de flujo de correo con la condición El remitente está ubicado > Dentro de la organización se aplica a los correos entre tus propios usuarios. Para agregar avisos legales a los correos enviados a destinatarios externos, debes modificar la regla. Agrega otra condición: El destinatario está ubicado > Fuera de la organización.
Regla del lado del cliente vs regla del lado del servidor: diferencias clave
| Elemento | Regla del lado del cliente de Outlook | Regla del lado del servidor de Exchange |
|---|---|---|
| Alcance | Solo funciona en la aplicación de escritorio de Outlook específica donde se creó | Se aplica a todo el correo enviado desde tu dominio, cualquier dispositivo o cliente |
| Gestión | Gestionada por usuarios individuales en su propia configuración de Outlook | Gestionada centralmente por un administrador en el Centro de administración de Exchange |
| Fiabilidad | Requiere que Outlook esté ejecutándose en la computadora del usuario | Siempre activa en el servidor de correo, independiente del dispositivo del usuario |
| Formato | Puede usar HTML si se agrega mediante un archivo de firma referenciado por la regla | La acción Agregar aviso legal es solo texto sin formato |
| Caso de uso | Usuario individual que necesita un aviso legal personal | Requisito legal o de cumplimiento en toda la organización |
Ahora puedes agregar automáticamente un aviso legal a tus correos electrónicos de negocios. Para el cumplimiento en toda la organización, el método del Centro de administración de Exchange es la elección correcta. Prueba tu aviso legal enviando un correo a una cuenta personal. Un consejo avanzado es usar la condición Aplicar esta regla si > Propiedades del mensaje > incluir el tipo de mensaje para excluir las respuestas automáticas de recibir el aviso legal.