Necesitas enviar correos electrónicos desde un buzón compartido de equipo usando tu propio Outlook. El permiso Enviar como te permite hacer esto, haciendo que tus mensajes parezcan provenir directamente de la dirección compartida. Esta función se gestiona a través de las herramientas de administración de Microsoft 365, no dentro de Outlook. Este artículo explica cómo un administrador otorga el permiso y cómo luego agregas el buzón compartido a tu Outlook para comenzar a enviar.
Puntos clave: Concesión del permiso Enviar como para un buzón compartido
- Centro de administración de Microsoft 365 > Usuarios > Usuarios activos > Permisos de buzón: Un administrador utiliza esta ruta para asignar el derecho Enviar como a un usuario específico para el buzón compartido.
- Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta > Cambiar > Más configuraciones > Avanzadas > Agregar: Esta es la ruta del cliente de Outlook para agregar el buzón compartido después de que se hayan otorgado los permisos.
- Lista desplegable del campo De en un nuevo correo electrónico: Después de la configuración, seleccionas la dirección del buzón compartido aquí para enviar un correo electrónico usando su identidad.
Comprensión del permiso Enviar como para buzones compartidos
Un buzón compartido es una bandeja de entrada de correo electrónico a la que varias personas pueden acceder. El permiso Enviar como es un derecho de seguridad específico. Cuando lo tienes, los destinatarios ven el correo electrónico como enviado por el buzón compartido, no por tu cuenta personal. Esto es esencial para direcciones de servicio al cliente, departamentales o info@ donde los miembros del equipo responden en nombre del grupo.
Necesitas un administrador de Microsoft 365 para completar la primera parte. Deben asignar el permiso en el centro de administración. Solo después de este paso puedes agregar el buzón compartido a tu perfil de Outlook. Tu Outlook debe estar conectado a una cuenta de Microsoft Exchange, ya que esta función no funciona con cuentas POP o IMAP.
Diferencia entre Enviar como y Enviar en nombre de
Enviar como y Enviar en nombre de son permisos diferentes. Con Enviar como, el correo electrónico parece provenir únicamente del buzón compartido. El destinatario no puede ver tu nombre ni tu dirección de correo electrónico personal. Con Enviar en nombre de, el destinatario ve “[Your Name] en nombre de [Shared Mailbox]” en la línea De. El permiso Enviar como proporciona una representación más fluida de la identidad compartida.
Pasos para otorgar y configurar el permiso Enviar como
El proceso involucra a dos personas principales: el administrador que otorga el permiso y el usuario que configura Outlook. Sigue estos pasos en orden.
Pasos del administrador en el Centro de administración de Microsoft 365
- Inicia sesión en el portal de administración
Ve al Centro de administración de Microsoft 365 e inicia sesión con una cuenta de administrador. - Navega a la gestión de usuarios
Expande Usuarios en el menú izquierdo y selecciona Usuarios activos. - Selecciona el buzón compartido
Busca y haz clic en el nombre del buzón compartido en la lista de usuarios activos. - Abre los permisos del buzón
En el panel de detalles del usuario, selecciona la pestaña Permisos de buzón. - Agrega el permiso Enviar como
En Enviar como, selecciona Editar. Haz clic en Agregar permisos, luego busca y selecciona al usuario que necesita el derecho. Haz clic en Agregar y luego en Guardar para aplicar el cambio.
Pasos del usuario en el cliente de escritorio de Outlook
- Abre Configuración de la cuenta
En Outlook, ve a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta. - Accede a la configuración de tu cuenta de correo electrónico
Selecciona tu cuenta de Exchange principal de la lista y haz clic en Cambiar. - Abre Más configuraciones
En la ventana Cambiar cuenta, haz clic en Más configuraciones. - Ve a la pestaña Avanzadas
En el nuevo cuadro de diálogo, selecciona la pestaña Avanzadas. - Agrega el buzón compartido
Haz clic en el botón Agregar en la sección Abrir estos buzones adicionales. Escribe la dirección de correo electrónico completa del buzón compartido y haz clic en Aceptar. Reinicia Outlook para que el cambio surta efecto completo.
Errores comunes y cosas a evitar
La configuración de los permisos Enviar como puede fallar debido a algunos errores comunes. Evita estos para asegurar una configuración sin problemas.
El usuario intenta agregar el buzón antes de que el administrador otorgue el permiso
No puedes agregar un buzón compartido en Outlook para enviar a menos que el administrador primero te otorgue el derecho Enviar como. Si lo intentas, es posible que solo obtengas acceso de solo lectura a la bandeja de entrada. Siempre confirma con tu administrador que el permiso se haya aplicado y haya tenido tiempo de propagarse, lo que puede tomar hasta una hora.
Usar el tipo de cuenta de Outlook incorrecto
La función Enviar como para buzones compartidos requiere una conexión a Exchange Online de Microsoft o a un servidor Exchange local. Si tu Outlook está configurado con una cuenta POP3 o IMAP para tu correo electrónico, este método no funcionará. Debes tener un tipo de cuenta Exchange en tu Configuración de la cuenta.
No seleccionar la dirección “De” correcta
Después de la configuración, debes elegir manualmente la dirección compartida para cada correo electrónico. Al redactar un nuevo mensaje, haz clic en el botón De. Si no lo ves, ve a Opciones > Mostrar De. Selecciona el correo electrónico del buzón compartido de la lista desplegable. Olvidar este paso envía el correo electrónico desde tu cuenta personal.
Enviar como vs Enviar en nombre de vs Acceso completo: Comparación de permisos
| Elemento | Enviar como | Enviar en nombre de | Acceso completo |
|---|---|---|---|
| Función principal | Enviar correo electrónico que parece provenir únicamente del buzón compartido | Enviar correo electrónico que muestra que el usuario está actuando en nombre del buzón | Abrir y leer el contenido del buzón |
| El destinatario ve en el campo De | Solo la dirección del buzón compartido (por ejemplo, soporte@empresa.com) | Tu nombre en nombre del buzón compartido | No aplicable para enviar |
| Configuración en el Centro de administración | En Permisos de buzón > Enviar como | En Permisos de buzón > Enviar en nombre de | En Permisos de buzón > Leer y administrar |
| Configuración necesaria en Outlook | Agregar buzón en Configuración avanzada | Agregar buzón en Configuración avanzada | Agregar buzón en Configuración avanzada o asignación automática |
| Puede eliminar elementos de otros | No, a menos que también se le otorgue Acceso completo | No, a menos que también se le otorgue Acceso completo | Sí |
Ahora puedes enviar correos electrónicos usando la identidad de tu buzón compartido. Recuerda siempre seleccionar la dirección correcta en el campo De al redactar. Para una configuración más automatizada, pregunta a tu administrador sobre convertir el buzón compartido en un Grupo de Microsoft 365. Un consejo avanzado útil es crear un perfil de Outlook separado dedicado al buzón compartido para mantener los correos electrónicos completamente separados.