Delegar el correo no consiste en entregar tu contraseña. La otra persona utiliza su propia cuenta y recibe los permisos necesarios. Antes de configurar nada, define si necesita leer mensajes, organizarlos, responder en tu nombre o administrar también el calendario.
Distinguir tres permisos
- El acceso a una carpeta permite ver o modificar sus elementos según el nivel concedido.
- Enviar en nombre de identifica al delegado y a la persona representada en el mensaje.
- Enviar como es un permiso distinto; no debe darse por supuesto al compartir una carpeta.
La delegación de Exchange o Microsoft 365 no está disponible del mismo modo para todas las cuentas personales o IMAP. Si tu aplicación no muestra los controles descritos, confirma el tipo de cuenta y la versión con TI.
Configurar la delegación en Outlook clásico
Abre Archivo > Configuración de la cuenta > Acceso de delegado, agrega a la persona adecuada y revisa los permisos de cada carpeta. Para lectura, utiliza un nivel que permita leer; si además debe crear, modificar o eliminar elementos, evalúa un nivel superior. No concedas Editor a todas las carpetas por comodidad.
La opción que envía al delegado un resumen de permisos es una notificación: no es un permiso de envío adicional. Microsoft distingue el envío en nombre de otra persona de la lectura de sus carpetas.
Acceso y prueba desde la cuenta del delegado
La persona delegada debe agregar o abrir el buzón con su propia cuenta según la versión de Outlook. Si no ve una carpeta, revisa el acceso concedido y la cuenta activa antes de ampliar permisos. No debe iniciar sesión como el propietario.
Para probar el envío, crea un mensaje sin información sensible y comprueba el campo De antes de enviarlo. El destinatario debe observar la identidad de envío prevista. Poder leer un mensaje no demuestra que se tenga permiso para enviarlo como otra persona.
Calendario y elementos privados
Revisa los permisos del calendario por separado y decide si el delegado debe recibir solicitudes de reunión. Permitir ver elementos privados puede exponer información adicional; no actives esa opción sin una necesidad concreta. Consulta las diferencias entre edición y delegación para tu versión.
Si falla o deja de ser necesario
Registra qué operación falla: abrir la carpeta, leer un mensaje o enviarlo. Comprueba la cuenta, los permisos de esa carpeta y cualquier cambio reciente. No intentes resolver un error de envío concediendo acceso total a todo el buzón.
Cuando termine la sustitución, retira los permisos que ya no sean necesarios y repite la comprobación con el delegado. Conserva un registro de quién tuvo acceso y durante qué periodo conforme a las reglas de la organización.