Cuando exporta la lista de sitios activos desde el centro de administración de SharePoint, es posible que note que los sitios creados o modificados recientemente no aparecen en el archivo CSV. Este problema ocurre porque la función de exportación se basa en datos en caché que se actualizan según un horario fijo, no en tiempo real. Los sitios faltantes pueden causar confusión durante auditorías o revisiones de inventario de sitios. Este artículo explica por qué la exportación está incompleta y proporciona un método confiable para forzar la actualización de los datos para que todos los sitios activos estén incluidos.
Conclusiones clave: Exportación de sitios activos y frescura de los datos
- Centro de administración de SharePoint > Sitios activos > Exportar: Utiliza datos en caché que se actualizan cada 24 horas; los sitios recientes pueden faltar
- Centro de administración de SharePoint > Sitios activos > Botón Actualizar: Fuerza una actualización manual de la lista de sitios antes de exportar
- Cmdlet de PowerShell Get-SPOSite: Recupera datos de sitios directamente del backend de SharePoint sin demora de caché
Por qué la exportación de sitios activos no incluye sitios recientes
La lista de sitios activos en el centro de administración de SharePoint muestra todos los sitios que no están en la papelera de reciclaje y que no han sido eliminados. Sin embargo, los datos que se muestran en esta lista no se extraen de la base de datos de SharePoint en vivo cada vez que abre la página. En su lugar, el centro de administración utiliza un almacén de datos en caché que se actualiza periódicamente. Microsoft no publica el intervalo de actualización exacto, pero las pruebas muestran que la caché normalmente se actualiza cada 24 horas.
Cuando crea un sitio nuevo o restaura un sitio eliminado, el cambio se escribe inmediatamente en la base de datos de SharePoint. El sitio se vuelve activo y utilizable de inmediato. Pero la función de exportación de sitios activos lee de la caché, no de la base de datos en vivo. Si la caché no se ha actualizado desde que se creó o modificó el sitio, ese sitio faltará en el archivo de exportación.
Este comportamiento es por diseño para reducir la carga en los sistemas backend. La exportación está destinada a informes de inventario periódicos, no a monitoreo en tiempo real. Si necesita una lista completa que incluya todos los sitios activos hasta el momento actual, debe actualizar la caché manualmente o usar un método diferente de recuperación de datos.
Pasos para forzar una actualización y exportar todos los sitios activos
- Inicie sesión en el centro de administración de SharePoint
Vaya a https://admin.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta de administrador global o de SharePoint. En la navegación izquierda, seleccione Mostrar todo y luego Centros de administración y luego SharePoint. - Abra la página Sitios activos
En el menú izquierdo del centro de administración de SharePoint, seleccione Sitios activos. La lista de sitios se carga utilizando datos en caché. Verá una marca de tiempo en la parte superior de la página que dice “Última actualización” seguida de una fecha y hora. Esto indica cuándo se actualizó la caché por última vez. - Haga clic en el botón Actualizar
En la barra de herramientas sobre la lista de sitios, haga clic en Actualizar. Esto activa una solicitud manual para actualizar la caché desde la base de datos en vivo. La marca de tiempo “Última actualización” cambiará a la hora actual después de que se complete la actualización, lo que puede tomar de 30 segundos a 2 minutos dependiendo del número de sitios en su inquilino. - Verifique que los sitios recientes aparezcan
Después de la actualización, desplácese por la lista o use el cuadro de búsqueda para encontrar un sitio que haya creado recientemente. Si aparece, la caché ahora incluye ese sitio. - Exporte la lista de sitios
Haga clic en Exportar en la barra de herramientas. La exportación genera un archivo CSV que contiene todos los sitios que se muestran actualmente en la lista. Debido a que actualizó la caché, este archivo incluirá los sitios recientes.
Si prefiere usar PowerShell para un enfoque más directo, ejecute el siguiente comando en el Shell de administración de SharePoint Online:
Get-SPOSite -Limit All | Select-Object Url, Title, LastContentModifiedDate | Export-Csv -Path "C:\temp\AllSites.csv" -NoTypeInformation
Este comando recupera datos de sitios directamente del backend y omite por completo la caché del centro de administración. La salida incluye todos los sitios activos en el inquilino, independientemente de cuándo se crearon o modificaron por última vez.
Si la exportación de sitios activos aún omite sitios después de actualizar
“Actualicé la caché pero el sitio aún falta en la exportación”
Si hizo clic en Actualizar y el sitio aún no aparece, la actualización de la caché puede haber fallado silenciosamente. Intente actualizar la página primero presionando Ctrl+F5 en su navegador para forzar una recarga completa de la página desde el servidor. Luego repita los pasos anteriores.
“El sitio fue eliminado y restaurado, pero no aparece en sitios activos”
Cuando restaura un sitio eliminado desde la papelera de reciclaje de SharePoint, el sitio se vuelve activo nuevamente. Sin embargo, la lista de sitios activos puede no incluirlo hasta que la caché se actualice. Use el botón Actualizar o el comando de PowerShell para verificar que el sitio esté de vuelta en la lista.
“El archivo de exportación contiene entradas duplicadas para el mismo sitio”
Los duplicados pueden ocurrir si el mismo sitio aparece bajo múltiples URL debido a cambios de nombre o redirecciones de la colección de sitios. Verifique la URL de la colección de sitios en la exportación. Si los duplicados persisten, ejecute el comando de PowerShell con el parámetro -IncludePersonalSite $false para excluir los sitios personales de OneDrive, que a veces aparecen como duplicados en la exportación del centro de administración.
“La exportación tarda demasiado en generarse”
Para inquilinos con más de 10,000 sitios, la exportación puede agotar el tiempo de espera. En ese caso, use el enfoque de PowerShell con un filtro para exportar sitios en lotes. Por ejemplo:
Get-SPOSite -Limit 5000 -Filter "Url -like 'https://yourtenant.sharepoint.com/sites/'" | Export-Csv -Path "C:\temp\SitesBatch1.csv"
Exportación de sitios activos vs PowerShell: diferencias clave
| Elemento | Exportación del centro de administración de SharePoint | PowerShell Get-SPOSite |
|---|---|---|
| Fuente de datos | Datos en caché actualizados cada 24 horas o bajo demanda | Base de datos de SharePoint en vivo |
| Control de actualización | Botón Actualizar manual disponible | Siempre en tiempo real, no se necesita actualización |
| Máximo de sitios | Hasta 10,000 sitios en una exportación | Todo el inquilino con el parámetro Limit All |
| Opciones de filtrado | Búsqueda básica en la interfaz del centro de administración | Filtrado completo con el parámetro -Filter |
| Formato de salida | Archivo CSV con columnas predefinidas | Personalizable mediante Select-Object |
| Autenticación | Sesión de navegador (inicio de sesión en el centro de administración) | Inicio de sesión en el Shell de administración de SharePoint Online |
La exportación del centro de administración es conveniente para informes rápidos, pero depende de datos en caché. PowerShell le brinda control total y precisión en tiempo real a costa de requerir el módulo del Shell de administración de SharePoint Online. Para tareas de inventario periódicas, programe un script de PowerShell para que se ejecute diariamente y exporte la lista de sitios automáticamente.
Ahora puede asegurarse de que todos los sitios recientes aparezcan en su exportación de sitios activos. Use el botón Actualizar en el centro de administración antes de exportar para actualizar la caché. Para auditorías críticas, confíe en el cmdlet Get-SPOSite de PowerShell para omitir la caché por completo. Considere configurar una exportación periódica de PowerShell para mantener un inventario de sitios siempre actualizado sin pasos manuales.