Cómo corregir que el diálogo de impresión de Word use OneNote por defecto aunque tengas una impresora predeterminada

Cuando presionas Ctrl+P o haces clic en Archivo > Imprimir en Word, a veces el diálogo de impresión muestra Microsoft OneNote como la impresora seleccionada, incluso si tu impresora predeterminada es una impresora física o un escritor PDF. Esto ocurre porque Word guarda una preferencia de impresora por documento o por sesión que puede anular la configuración de impresora predeterminada de Windows. Este artículo explica por qué Word usa OneNote por defecto y proporciona tres métodos para forzar a Word a respetar tu impresora predeterminada real.

Por qué Word muestra OneNote como impresora predeterminada

Word tiene una función llamada “configuración de impresora por documento”. Cuando imprimes un documento y seleccionas manualmente una impresora, Word guarda esa elección dentro del archivo del documento. La próxima vez que abras ese mismo documento, Word intenta usar la impresora que seleccionaste la última vez. Si alguna vez imprimiste un documento a OneNote (o si un colega o una plantilla lo hizo), esa configuración se guarda en el documento. Incluso si luego cambias la impresora predeterminada de Windows, Word seguirá mostrando OneNote para ese documento.

Otra causa es la opción “Usar impresión” en OneNote. Cuando instalas OneNote, se registra como impresora virtual. Algunas instalaciones de Office configuran automáticamente OneNote como impresora predeterminada durante el proceso de instalación. Windows recuerda esta elección y Word la sigue a menos que la anules.

Finalmente, un archivo de opciones de Word corrupto o una clave de registro obsoleta pueden hacer que Word ignore por completo la impresora predeterminada de Windows. En esos casos, todos los documentos, incluso los nuevos, se abren con OneNote preseleccionado.

Pasos para forzar a Word a usar tu impresora predeterminada

Usa estos métodos en orden. Comienza con el más simple y recurre al ajuste del registro solo si es necesario.

Método 1: Cambiar la impresora para el documento actual

1. Abre el documento en Word
   Asegúrate de que el documento que muestra OneNote como impresora predeterminada esté activo.
2. Ve a Archivo > Imprimir
   Se abre el diálogo de impresión. El menú desplegable de impresora en la parte superior del panel de Configuración muestra OneNote.
3. Haz clic en el menú desplegable de impresora y selecciona tu impresora predeterminada
   Elige tu impresora física o “Microsoft Print to PDF” o cualquier otra impresora que uses normalmente.
4. Haz clic en el enlace “Establecer como impresora predeterminada” debajo del menú desplegable
   Este enlace aparece solo después de seleccionar una impresora diferente. Aparece un mensaje de confirmación: “Esta impresora se usará para todos los trabajos de impresión futuros de este documento”.
5. Cierra el diálogo de impresión sin imprimir
   Presiona Escape o haz clic en el botón X. La configuración se guarda en el documento.

Esta solución funciona para un documento a la vez. No afecta a otros documentos ni a los nuevos que crees más adelante.

Método 2: Configurar correctamente la impresora predeterminada de Windows

1. Abre la Configuración de Windows
   Presiona Win+I en tu teclado.
2. Ve a Bluetooth y dispositivos > Impresoras y escáneres
   Aparece una lista de impresoras instaladas.
3. Encuentra tu impresora deseada en la lista
   Si la impresora no aparece, haz clic en “Agregar dispositivo” y sigue las instrucciones en pantalla.
4. Haz clic en el nombre de la impresora y luego en “Establecer como predeterminada”
   Windows mueve la impresora a la parte superior de la lista y la marca como predeterminada.
5. Reinicia Word
   Cierra todas las ventanas de Word y vuelve a abrir un documento. Verifica en Archivo > Imprimir si Word ahora muestra tu impresora predeterminada.

Si Word sigue mostrando OneNote, continúa con el Método 3.

Método 3: Editar el registro para deshabilitar la anulación de impresora por documento

1. Abre el Editor del Registro
   Presiona Win+R, escribe regedit y presiona Enter. Haz clic en Sí si el Control de cuentas de usuario lo solicita.
2. Navega a la clave de opciones de Word
   Ve a: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Word\Options. Reemplaza 16.0 por 15.0 si usas Word 2013, o 14.0 para Word 2010.
3. Crea un nuevo valor DWORD
   Haz clic derecho en la carpeta Options en el panel izquierdo. Selecciona Nuevo > Valor DWORD (32 bits). Nómbralo NoPrintDefaultOverride.
4. Establece el valor en 1
   Haz doble clic en el nuevo DWORD. En el campo Información del valor, escribe 1. Haz clic en Aceptar.
5. Cierra el Editor del Registro y reinicia Word
   Abre cualquier documento. Presiona Ctrl+P. Word debería mostrar ahora la impresora predeterminada de Windows, ignorando cualquier configuración de impresora por documento.

Después de este cambio en el registro, Word siempre usará la impresora predeterminada de Windows. Aún puedes seleccionar manualmente una impresora diferente para un trabajo de impresión específico, pero Word no guardará esa elección en el documento.

Si Word aún tiene problemas después de la solución principal

Word sigue mostrando OneNote después de editar el registro

Si la edición del registro no funcionó, el controlador de la impresora de OneNote podría estar corrupto o configurado incorrectamente como impresora predeterminada del sistema. Abre Configuración de Windows > Bluetooth y dispositivos > Impresoras y escáneres. Busca “Enviar a OneNote” o “OneNote (Desktop)”. Haz clic en él y selecciona “Quitar dispositivo”. Reinicia Word. Si necesitas imprimir a OneNote más adelante, puedes reinstalarlo desde Microsoft Store o mediante el instalador de Office.

Los documentos nuevos también usan OneNote por defecto

Esto indica que la plantilla Normal.dotm guarda una configuración de impresora. Abre Word, ve a Archivo > Abrir, navega a %appdata%\Microsoft\Templates y abre Normal.dotm. Cambia la impresora usando el Método 1 y luego guarda la plantilla. Cierra y vuelve a abrir Word. Los documentos nuevos deberían usar ahora tu impresora elegida.

El diálogo de impresión no muestra ninguna impresora o muestra “Ninguna”

Esto generalmente significa que el servicio de cola de impresión no está en ejecución o que falta el controlador de la impresora. Presiona Win+R, escribe services.msc, presiona Enter. Busca “Cola de impresión”. Si está detenido, haz clic derecho y selecciona Iniciar. Configura su tipo de inicio como Automático. Luego reinstala el controlador de tu impresora desde el sitio web del fabricante.

Comportamiento de impresión de Word: impresora predeterminada vs configuración por documento

Elemento	Impresora predeterminada de Windows	Configuración de impresora por documento de Word
Alcance	Todas las aplicaciones	Solo el documento específico de Word
Dónde se almacena	Registro de Windows	Dentro del archivo .docx (XML)
Cómo anular	Configuración de Windows > Impresoras y escáneres	Archivo > Imprimir > Establecer como impresora predeterminada
Efecto en documentos nuevos	Word usa esta configuración a menos que Normal.dotm tenga una impresora guardada	Sin efecto en otros documentos
Solución de registro disponible	N/A	Sí: NoPrintDefaultOverride DWORD = 1

Usa el método por documento cuando quieras mantener diferentes configuraciones de impresora para diferentes documentos. Usa la solución de registro cuando quieras que Word siempre siga la impresora predeterminada de Windows.