Corregir la desalineación de impresión de etiquetas en Word en hojas estándar avery 5160

Cuando imprime etiquetas de dirección Avery 5160 desde Word, el texto a menudo se desplaza hacia arriba, abajo, izquierda o derecha en relación con los límites de la etiqueta. Esta desalineación desperdicia hojas y tiempo. La causa es casi siempre un desajuste entre la configuración de la plantilla de etiquetas y los márgenes del controlador de la impresora o la alimentación de papel. Este artículo explica por qué ocurre la desalineación y proporciona una solución paso a paso que corrige el diseño de la etiqueta, la configuración de la impresora y el método de alimentación.

Por qué las etiquetas Avery 5160 se imprimen desalineadas desde Word

Las hojas Avery 5160 contienen 30 etiquetas dispuestas en 3 columnas y 10 filas. Cada etiqueta mide 1 pulgada de alto y 2.625 pulgadas de ancho. La hoja en sí es de tamaño Carta estándar de EE. UU. de 8.5 por 11 pulgadas. Word incluye una plantilla integrada para Avery 5160. Cuando selecciona esta plantilla, Word establece los márgenes de la tabla, los anchos de columna y las alturas de fila para que coincidan con las posiciones de las etiquetas.

La desalineación ocurre por tres razones. Primero, el controlador de la impresora puede imponer un margen mínimo. Muchas impresoras láser y de inyección de tinta no pueden imprimir dentro de 0.125 a 0.25 pulgadas del borde del papel. El diseño de Avery 5160 espera que la primera etiqueta comience en la esquina superior izquierda de la hoja. Si la impresora desplaza toda la página hacia abajo o hacia la derecha para respetar sus propios márgenes, el contenido cae fuera de los límites de la etiqueta.

Segundo, la ruta de alimentación de papel puede sesgar la hoja. Las bandejas de alimentación manual y las bandejas de derivación a menudo alimentan el papel ligeramente torcido. Esto desplaza la impresión en relación con la cuadrícula de etiquetas. Tercero, una plantilla personalizada o una plantilla descargada de un sitio de terceros puede tener alturas de fila o anchos de columna incorrectos que no coinciden con la especificación de Avery 5160.

Cómo funciona la plantilla Avery 5160 en Word

Word almacena el diseño de Avery 5160 como una tabla. La tabla tiene 10 filas y 3 columnas. Cada celda de la tabla representa una etiqueta. El ancho de celda se establece en 2.625 pulgadas y la altura de celda en 1 pulgada. La tabla está alineada a la parte superior izquierda de la página con márgenes superior e izquierdo de cero. Cuando escribe o combina datos en la primera celda, Word coloca el texto dentro de esa celda. Si se cambian los márgenes de celda o los márgenes de página, el texto se desplaza.

Pasos para corregir la desalineación de impresión de etiquetas Avery 5160

Siga estos pasos en el orden mostrado. No omita ningún paso. Cada paso aborda una causa específica de desalineación.

1. Elimine cualquier documento de etiquetas existente y comience de nuevo
   Abra Word. Vaya a Correspondencia > Etiquetas. En el cuadro de diálogo Etiquetas, haga clic en Opciones. En el cuadro de diálogo Opciones de etiquetas, establezca Proveedor de etiquetas en Avery US Letter. En la lista Número de producto, seleccione 5160. Haga clic en Aceptar. Esto asegura que está utilizando la plantilla integrada oficial. No use un documento creado a partir de una plantilla descargada.
2. Establezca los márgenes de página en cero
   Con el documento de etiquetas abierto, vaya a Diseño > Márgenes > Márgenes personalizados. En el cuadro de diálogo Configurar página, establezca los márgenes Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho en 0. Haga clic en Aceptar. Si Word muestra una advertencia sobre márgenes fuera del área imprimible, ignore la advertencia y haga clic en Corregir. La tabla de etiquetas ahora se extenderá hasta los bordes de la hoja.
3. Limpie todos los márgenes de celda dentro de la tabla de etiquetas
   Haga clic dentro de cualquier celda de etiqueta. Vaya a Diseño (en Herramientas de tabla) > Propiedades. En el cuadro de diálogo Propiedades de tabla, haga clic en la pestaña Celda. Haga clic en Opciones. Desmarque Igual que toda la tabla. Establezca los márgenes de celda Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho en 0. Haga clic en Aceptar. Esto elimina el relleno predeterminado de 0.05 pulgadas que puede desplazar el texto.
4. Establezca la alineación de la celda de etiqueta en superior izquierda
   Seleccione toda la tabla haciendo clic en el controlador de movimiento de tabla en la esquina superior izquierda de la tabla. Vaya a Diseño (en Herramientas de tabla) > grupo Alineación. Haga clic en Alinear superior izquierda. Esto posiciona el texto en la esquina superior izquierda de cada celda.
5. Configure las propiedades de la impresora para el tamaño de papel correcto
   Vaya a Archivo > Imprimir. Seleccione su impresora. Haga clic en Propiedades de la impresora. En el cuadro de diálogo del controlador de la impresora, establezca Tamaño de papel en Carta o 8.5 x 11 pulgadas. Si su impresora tiene una opción de tamaño de papel personalizado, cree un nuevo tamaño llamado Avery 5160 con ancho de 8.5 pulgadas y alto de 11 pulgadas. Establezca la fuente de papel en Alimentación manual o Bandeja de derivación si su impresora tiene una ruta de papel recta. La alimentación recta reduce la desviación.
6. Imprima una hoja de prueba en papel normal
   Cargue una hoja de papel normal en la impresora. En Word, vaya a Archivo > Imprimir. Establezca Copias en 1. Haga clic en Imprimir. Sostenga la hoja impresa sobre una hoja de etiquetas Avery 5160 en blanco. Sostenga ambas contra la luz o una ventana. Verifique si los cuadros de texto se alinean con los contornos de las etiquetas. Si se alinean, proceda a imprimir en la hoja de etiquetas. Si no, continúe con el paso 7.
7. Ajuste el desplazamiento vertical usando los márgenes de la plantilla de etiquetas
   Si la impresión de prueba muestra contenido desplazado hacia abajo, vuelva a Diseño > Márgenes > Márgenes personalizados. Aumente el margen Superior en 0.02 pulgadas. Imprima otra prueba. Repita hasta que la alineación sea correcta. Si el contenido está desplazado hacia arriba, disminuya el margen Superior. Para desplazamientos horizontales, ajuste el margen Izquierdo.

Si Word aún tiene problemas después de la corrección principal

El texto se imprime demasiado a la izquierda o derecha en la etiqueta

Esto indica que el controlador de la impresora está escalando la página o agregando un margen no imprimible. Abra Archivo > Imprimir > Configurar página. Establezca Escala en Ninguna o 100 por ciento. En Propiedades de la impresora, busque una configuración llamada Ajustar a página o Reducir/Ampliar. Establezca en 100 por ciento o Desactivado. Algunas impresoras tienen una configuración llamada Impresión sin bordes. Actívela si está disponible. La impresión sin bordes elimina los márgenes forzados.

Solo la primera fila de etiquetas se imprime correctamente

Esto sucede cuando la altura de fila de la tabla de etiquetas no es uniforme. Seleccione toda la tabla. Vaya a Diseño > Propiedades > pestaña Fila. Marque Especificar altura y establézcala exactamente en 1 pulgada. Establezca Altura de fila en Exactamente. Esto bloquea todas las filas a la misma altura. Si la fila inferior se corta, reduzca el margen inferior de la página a 0.2 pulgadas.

Las etiquetas se imprimen en el lado equivocado de la hoja

Algunas impresoras requieren que cargue las hojas de etiquetas boca arriba o boca abajo. Consulte el manual de su impresora. En Word, vaya a Archivo > Imprimir > Propiedades de la impresora. Busque una configuración llamada Orientación de papel o Dúplex. Establézcala en Simplex o Imprimir en una cara. Cargue la hoja de etiquetas con el lado imprimible hacia la dirección que requiera su impresora.

Plantilla integrada de Word vs plantilla descargada: fiabilidad de alineación

Elemento	Plantilla integrada de Word Avery 5160	Plantilla descargada de terceros
Fuente	Incluida con Word, mantenida por Microsoft	Sitio web o archivo creado por el usuario
Dimensiones de la tabla	Celdas exactas de 2.625 x 1 pulgada, márgenes de página cero	Puede usar tamaños de celda o márgenes ligeramente diferentes
Compatibilidad con impresoras	Asume que no hay márgenes de impresora; requiere ajuste manual	A menudo incluye compensación de márgenes de impresora que puede no coincidir con su impresora
Frecuencia de actualización	Actualizada con las actualizaciones de Office	Rara vez actualizada
Fiabilidad	Alta cuando se combina con márgenes cero y alineación de celda	Variable; a menudo causa desalineación en diferentes impresoras

Comience siempre con la plantilla integrada de Word. Ajuste los márgenes y la configuración de la impresora desde esa línea base. Las plantillas descargadas introducen variables desconocidas que dificultan la resolución de problemas.

Ahora puede imprimir etiquetas Avery 5160 desde Word con la alineación correcta. Después de completar los pasos, realice una prueba en papel normal antes de imprimir en hojas de etiquetas. Para futuros proyectos de etiquetas, guarde el documento corregido como archivo de plantilla usando Archivo > Guardar como > Plantilla de Word. Esto conserva los márgenes cero y la configuración de alineación de celda. Como consejo avanzado, use el atajo de teclado Ctrl+Mayús+A para seleccionar toda la tabla de etiquetas y aplicar formato uniforme en una sola acción.