Solucionar el error de detección de universal print para inquilinos de Microsoft 365 en Windows 11

Universal Print es una solución de impresión en la nube incluida con las suscripciones de Microsoft 365. Cuando funciona correctamente, las impresoras aparecen automáticamente en Configuración de Windows 11, en Bluetooth y dispositivos. Algunos inquilinos experimentan una situación en la que no aparece ninguna impresora, incluso después de habilitar el servicio en el centro de administración. Este artículo explica por qué falla la detección de Universal Print para inquilinos de Microsoft 365 en Windows 11 y proporciona los pasos para resolverlo.

Por qué falla la detección de Universal Print en Windows 11

Universal Print utiliza Azure Active Directory para autenticar a los usuarios y detectar las impresoras asignadas a ellos. El proceso de detección depende de tres componentes que trabajan juntos. Primero, el dispositivo Windows 11 debe estar unido o registrado en el mismo inquilino de Azure AD que aloja Universal Print. Segundo, el usuario debe tener una licencia válida de Universal Print asignada. Tercero, la impresora debe compartirse con el usuario o con un grupo al que pertenezca el usuario.

Una falla en cualquiera de estos componentes hace que la lista de impresoras permanezca vacía. La causa raíz más común es un registro de dispositivo incompleto. Cuando un dispositivo solo está registrado en Azure AD y no está unido a Azure AD, es posible que no reciba la lista de impresoras de Universal Print. Otra causa frecuente es un uso compartido de impresora mal configurado. Un administrador puede registrar la impresora pero olvidar asignarle usuarios o grupos. Las brechas de licencia también causan fallas silenciosas. El usuario puede acceder a otros servicios de Microsoft 365, pero Universal Print permanece invisible.

Pasos para restaurar la detección de Universal Print

1. Verifique que Universal Print esté habilitado en el centro de administración de Microsoft 365
   Inicie sesión en admin.microsoft.com. Vaya a Configuración > Configuración de la organización > Universal Print. Asegúrese de que el interruptor esté en Activado. Si está desactivado, actívelo y espere 15 minutos para que el cambio se propague.
2. Compruebe el registro de la impresora y la asignación de usuarios
   En el centro de administración de Microsoft 365, vaya a Universal Print > Impresoras. Confirme que cada impresora tenga una marca de verificación verde en Estado. Seleccione una impresora y haga clic en Administrar. En Usuarios y grupos, verifique que el usuario o un grupo que contenga al usuario esté listado. Si no es así, haga clic en Agregar y asigne el usuario o grupo.
3. Confirme que el usuario tiene una licencia de Universal Print
   En el centro de administración de Microsoft 365, vaya a Usuarios > Usuarios activos. Seleccione el usuario afectado. Haga clic en la pestaña Licencias y aplicaciones. Verifique que Universal Print aparezca en la lista y esté marcado. Si no es así, asigne una licencia que incluya Universal Print, como Microsoft 365 Business Premium o Microsoft 365 E3.
4. Compruebe el estado de unión a Azure AD del dispositivo
   En el dispositivo Windows 11, abra Configuración > Cuentas > Acceso laboral o educativo. Busque el nombre del inquilino bajo Conectado a .onmicrosoft.com. Haga clic en el nombre del inquilino. Si ve un botón etiquetado como Desconectar, el dispositivo está unido a Azure AD. Si ve un botón etiquetado como Información, el dispositivo solo está registrado en Azure AD. Para que la detección de Universal Print funcione de manera confiable, el dispositivo debe estar unido a Azure AD. Para unirlo, haga clic en Conectar y siga las indicaciones.
5. Reinicie el servicio Universal Print en Windows 11
   Presione Win + R, escriba services.msc y presione Enter. Desplácese hasta Servicio Universal Print. Haga clic derecho sobre él y seleccione Reiniciar. Si el servicio no se está ejecutando, haga clic derecho y seleccione Iniciar. Establezca el tipo de inicio en Automático si no lo está ya.
6. Agregue Universal Print manualmente
   Abra Configuración > Bluetooth y dispositivos > Impresoras y escáneres. Haga clic en Agregar dispositivo. Si la impresora no aparece, haga clic en Agregar manualmente. En el cuadro de diálogo, seleccione Agregar una impresora Universal Print. Windows 11 consultará al inquilino y mostrará todas las impresoras asignadas a usted. Seleccione la impresora y haga clic en Agregar.

Si Universal Print aún no muestra impresoras

Error “El servicio Universal Print no se está ejecutando” en el Visor de eventos

Abra el Visor de eventos y navegue a Registros de Windows > Aplicación. Busque eventos con Origen establecido en Universal Print. Si ve un error que indica que el servicio se detuvo inesperadamente, ejecute el Comprobador de archivos del sistema. Abra el Símbolo del sistema como administrador y ejecute sfc /scannow. Después de que se complete el escaneo, reinicie el dispositivo y repita los pasos de detección manual.

“Impresora no encontrada” al agregar manualmente

Este error ocurre cuando la impresora está registrada en Universal Print pero no se comparte con el usuario. Pida al administrador del inquilino que verifique la configuración de uso compartido de la impresora en el centro de administración de Microsoft 365. El administrador debe eliminar y volver a agregar el usuario o grupo al uso compartido de la impresora, y luego esperar 10 minutos antes de volver a intentarlo.

Varios inquilinos visibles en el mismo dispositivo

Si un dispositivo Windows 11 está conectado a más de un inquilino de Microsoft 365, Universal Print puede extraer impresoras del inquilino incorrecto. Elimine el inquilino adicional yendo a Configuración > Cuentas > Acceso laboral o educativo, seleccionando el inquilino y haciendo clic en Desconectar. Mantenga solo el inquilino que tiene las impresoras Universal Print.

Elemento	Unido a Azure AD	Registrado en Azure AD
Descripción	El dispositivo es miembro completo del dominio de Azure AD	El dispositivo es un dispositivo personal con una cuenta de trabajo agregada
Soporte de Universal Print	Totalmente compatible, las impresoras aparecen automáticamente	Soporte limitado, puede ser necesaria la adición manual
Capacidades de administración	TI puede aplicar políticas e implementar impresoras	TI no puede administrar el dispositivo centralmente
Requisito de inicio de sesión	El usuario debe iniciar sesión con una cuenta de trabajo	El usuario puede iniciar sesión con una cuenta personal o de trabajo

Después de seguir estos pasos, Universal Print debería detectar y mostrar las impresoras en Windows 11. Comience verificando la asignación de la impresora y la licencia del usuario en el centro de administración de Microsoft 365. Si el problema persiste, verifique el estado de unión a Azure AD del dispositivo y cambie de registrado a unido. Como consejo avanzado, use el módulo de PowerShell de Universal Print para asignar impresoras en masa a grupos y ejecute Get-UPPrinter para verificar que la asignación se haya aplicado.