El archivo OST de Outlook crece después de eliminar archivos adjuntos grandes: solución

Eliminaste archivos adjuntos grandes de los mensajes de Outlook esperando que el archivo OST se reduzca. En cambio, el tamaño del archivo OST permanece igual o aumenta. Esto ocurre porque Outlook no reclama automáticamente el espacio dentro del archivo OST después de eliminar datos. Este artículo explica por qué el archivo OST crece, proporciona un método paso a paso para compactarlo y cubre problemas relacionados como fallos de sincronización y archivos de datos corruptos.

Por qué el archivo OST crece después de eliminar archivos adjuntos

Un archivo OST es una copia local de tu buzón de Exchange Online o Exchange local. Cuando eliminas un archivo adjunto de un mensaje en Outlook, el encabezado y el cuerpo del mensaje permanecen en el archivo OST. El espacio que ocupaban los datos del archivo adjunto se marca como disponible para reutilizar, pero el archivo en sí no se reduce. El archivo OST se comporta como una base de datos: reserva espacio internamente y solo lo libera durante una operación de compactación. La compactación no es automática. Sin intervención manual, el archivo OST conserva su tamaño inflado incluso después de eliminar muchos archivos adjuntos grandes.

Otro factor es la forma en que Outlook almacena los archivos adjuntos. Cuando descargas un archivo adjunto para verlo, Outlook guarda una copia en una carpeta temporal y también conserva una referencia en el archivo OST. Eliminar el archivo adjunto del mensaje elimina la referencia, pero no el espacio en caché dentro de la base de datos. Con el tiempo, las eliminaciones y adiciones repetidas de archivos adjuntos fragmentan el almacenamiento interno, lo que hace que el archivo OST crezca más allá del tamaño real de los datos del buzón. La única forma de liberar este espacio es compactar el archivo OST o reconstruirlo por completo.

Pasos para compactar el archivo OST y recuperar espacio en disco

1. Elimina los archivos adjuntos y vacía Elementos eliminados
   Abre los mensajes que contienen archivos adjuntos grandes. Elimina los archivos adjuntos haciendo clic derecho en el archivo adjunto y seleccionando Quitar archivo adjunto. Confirma la eliminación. Ve a la carpeta Elementos eliminados, selecciona todos los elementos y presiona Mayús+Supr para eliminarlos permanentemente. Este paso asegura que no queden restos de archivos adjuntos en el archivo OST antes de la compactación.
2. Abre Configuración de la cuenta
   En Outlook, selecciona Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta. En el cuadro de diálogo Configuración de la cuenta, selecciona tu cuenta de Exchange de la lista. Haz clic en Cambiar.
3. Accede a la configuración del archivo de datos
   En el cuadro de diálogo Cambiar cuenta, haz clic en Más configuraciones. Ve a la pestaña Avanzadas. En Configuración sin conexión, haz clic en Configuración del archivo de datos de Outlook. Esto abre el cuadro de diálogo Archivo de datos de Outlook para el archivo OST.
4. Compacta el archivo OST
   En el cuadro de diálogo Archivo de datos de Outlook, haz clic en Compactar ahora. Outlook comienza a compactar el archivo OST. El proceso puede tardar varios minutos para archivos grandes. Aparece una barra de progreso. No cierres Outlook durante la compactación. Cuando se complete, el cuadro de diálogo mostrará el nuevo tamaño del archivo. Haz clic en Aceptar para cerrar todos los cuadros de diálogo.
5. Verifica el nuevo tamaño del archivo
   Abre el Explorador de archivos y navega a la ubicación del archivo OST. La ruta predeterminada es %localappdata%\Microsoft\Outlook. Haz clic derecho en el archivo OST y selecciona Propiedades. Compara el tamaño en disco con el tamaño antes de la compactación. Una compactación exitosa reduce significativamente el tamaño del archivo.

Método alternativo: Reconstruir el archivo OST deshabilitando el modo de Exchange en caché

Si la compactación no reduce el tamaño del archivo lo suficiente, puedes forzar a Outlook a crear un archivo OST nuevo desde el servidor. Este método elimina el archivo OST existente y descarga una copia nueva.

1. Deshabilita el modo de Exchange en caché
   En Outlook, selecciona Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta. Selecciona tu cuenta de Exchange y haz clic en Cambiar. Desmarca la casilla Usar modo de Exchange en caché. Haz clic en Siguiente y luego en Finalizar. Outlook se reinicia y se conecta directamente al servidor sin un archivo OST local.
2. Elimina el archivo OST antiguo
   Cierra Outlook. Abre el Explorador de archivos y navega a %localappdata%\Microsoft\Outlook. Localiza el archivo OST de tu cuenta. El nombre del archivo coincide con tu dirección de correo electrónico o el nombre del buzón. Haz clic derecho en el archivo OST y selecciona Eliminar. Vacía la Papelera de reciclaje.
3. Vuelve a habilitar el modo de Exchange en caché
   Abre Outlook. Selecciona Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta. Selecciona tu cuenta de Exchange y haz clic en Cambiar. Marca la casilla Usar modo de Exchange en caché. Selecciona el control deslizante deseado para el correo que se mantendrá sin conexión. Haz clic en Siguiente y luego en Finalizar. Outlook crea un nuevo archivo OST y descarga todos los datos del buzón desde el servidor. El nuevo archivo contiene solo el contenido actual del buzón, eliminando todo el espacio no utilizado.

Si la compactación o la reconstrucción fallan

Outlook muestra un error durante la compactación

Si Outlook muestra un error como “No se puede compactar este archivo” o “La operación falló”, el archivo OST puede estar corrupto. Ejecuta la herramienta Reparar la Bandeja de entrada (Scanpst.exe) en el archivo OST. Cierra Outlook. Navega a C:\Program Files (x86)\Microsoft Office\root\Office16 o la ruta equivalente para tu versión de Office. Haz doble clic en Scanpst.exe. Busca el archivo OST y haz clic en Iniciar. La herramienta escanea y repara errores. Después de la reparación, intenta la compactación nuevamente.

El tamaño del archivo OST vuelve a crecer rápidamente después de la compactación

Si el archivo OST se infla nuevamente en pocos días, verifica si Outlook está configurado para descargar buzones compartidos o carpetas públicas. Ve a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta. Selecciona tu cuenta de Exchange y haz clic en Cambiar > Más configuraciones > Avanzadas. En Carpetas públicas, desmarca Descargar favoritos de carpetas públicas. En Buzones, elimina cualquier buzón compartido que no necesites sin conexión. Reduce el control deslizante Correo para mantener sin conexión a un valor más bajo, como 1 mes o 3 meses. Esto limita la cantidad de datos almacenados localmente.

El archivo OST no aparece después de la reconstrucción

Si el nuevo archivo OST no aparece después de volver a habilitar el modo de Exchange en caché, verifica que el perfil apunte al archivo de datos correcto. Ve a Archivo > Configuración de la cuenta > Configuración de la cuenta > Archivos de datos. Asegúrate de que el archivo OST listado esté establecido como predeterminado. Si la ruta falta, haz clic en Agregar y selecciona el nuevo archivo OST de la carpeta %localappdata%\Microsoft\Outlook. Reinicia Outlook.

Compactación vs Reconstrucción: Cuándo usar cada método

Elemento	Compactación	Reconstrucción (Deshabilitar/Rehabilitar CEM)
Tiempo requerido	Minutos a una hora	Horas para buzones grandes
Riesgo de pérdida de datos	Ninguno	Ninguno, la copia del servidor se conserva
Efectividad	Libera del 10% al 30% del espacio del OST	Libera hasta el 100% del espacio no utilizado
Reparación de corrupción	No repara la corrupción	Crea un archivo nuevo, evita la corrupción
Uso de red	Ninguno	Descarga todo el buzón nuevamente

El método de compactación es más rápido y adecuado cuando el archivo OST no está corrupto y deseas recuperar una cantidad moderada de espacio. El método de reconstrucción es más completo y es la opción preferida cuando el archivo OST está severamente inflado o corrupto.

Conclusión

Ahora puedes compactar tu archivo OST usando el botón Compactar ahora en la configuración del archivo de datos de Outlook o reconstruirlo alternando el modo de Exchange en caché. Ambos métodos recuperan espacio en disco después de eliminar archivos adjuntos grandes. Para un manejo continuo, reduce el correo mantenido sin conexión y evita descargar buzones compartidos localmente. Usa la herramienta Reparar la Bandeja de entrada si la compactación falla debido a corrupción del archivo.