Cómo corregir enlaces de ‘personas específicas’ que se rompen después de un cambio de nombre de usuario

Cuando un usuario de su organización cambia su nombre para mostrar o dirección de correo electrónico, los enlaces existentes de “Personas específicas” en SharePoint pueden dejar de funcionar. Estos enlaces se utilizan para conceder acceso a una persona o grupo específico en un sitio, lista o biblioteca. La causa es que SharePoint almacena la identidad del usuario como una notificación que hace referencia a la cuenta anterior, y el enlace no se actualiza automáticamente después del cambio de nombre. Este artículo explica por qué ocurre la interrupción y proporciona métodos paso a paso para corregir los enlaces rotos utilizando las herramientas de administración de SharePoint y PowerShell.

Por qué un cambio de nombre de usuario rompe los enlaces de Personas específicas

SharePoint utiliza un sistema de identidad basado en notificaciones. Cuando concede acceso a un enlace de “Personas específicas”, SharePoint almacena el identificador único del usuario, que está vinculado a su cuenta de Azure Active Directory. Cuando el nombre para mostrar o el nombre principal de usuario de un usuario cambia, la notificación almacenada en la entrada de permiso de SharePoint todavía apunta al valor anterior. Esta discrepancia hace que el enlace se rompa: el usuario ve un error o una página en blanco al intentar acceder al recurso.

El cambio de nombre en sí puede ocurrir a través de Azure AD, el centro de administración de Microsoft 365 o una sincronización de directorio local. El factor clave es que SharePoint no actualiza automáticamente las entradas de permiso después de un cambio de nombre. El enlace permanece vinculado a la notificación de la cuenta anterior hasta que alguien lo actualice manualmente.

Qué sucede con el enlace

Cuando comparte un archivo o carpeta mediante un enlace de “Personas específicas”, SharePoint crea una entrada de permiso para ese usuario. Después de un cambio de nombre, la nueva identidad del usuario existe en Azure AD, pero la entrada de permiso todavía hace referencia a la anterior. El usuario puede seguir viendo el elemento si tiene otros permisos, pero el enlace específico en sí falla. En algunos casos, el enlace puede parecer que funciona durante un corto tiempo debido a las credenciales en caché, pero eventualmente se rompe.

Cómo confirmar que el enlace está roto

Para comprobar si un enlace está roto, abra el elemento compartido y haga clic en el botón “Compartido con”. Si el usuario renombrado no aparece en la lista, o si su nombre muestra “Usuario no encontrado”, el enlace está roto. También puede ver un error “403 Prohibido” cuando el usuario renombrado intenta acceder al enlace.

Pasos para corregir enlaces de Personas específicas rotos

Hay dos métodos principales para corregir enlaces rotos: usar el centro de administración de SharePoint para sitios individuales, o usar PowerShell para reparaciones masivas. Ambos métodos requieren que la nueva identidad del usuario renombrado esté completamente sincronizada con SharePoint.

Método 1: Corregir enlaces usando el centro de administración de SharePoint

1. Abra el centro de administración de SharePoint
   Vaya a https://admin.microsoft.com y seleccione SharePoint en la navegación izquierda. Alternativamente, vaya directamente a https://admin.microsoft.com/SharePoint.
2. Navegue a Sitios activos
   En el menú izquierdo, haga clic en Sitios activos. Busque el sitio que contiene el enlace roto. Es posible que deba buscar por nombre de sitio o URL.
3. Abra los permisos del sitio
   Haga clic en el nombre del sitio para abrir su panel de detalles. En el panel, haga clic en la pestaña Permisos. Esto muestra todos los usuarios y grupos con acceso al sitio.
4. Elimine la entrada de usuario anterior
   Busque la identidad anterior del usuario renombrado. Puede aparecer con el nombre para mostrar anterior o como “Usuario no encontrado”. Haga clic en la casilla de verificación junto a la entrada y luego haga clic en Eliminar permisos de usuario. Confirme la eliminación.
5. Agregue al usuario renombrado
   Haga clic en Agregar personas. Escriba el nuevo nombre para mostrar o dirección de correo electrónico del usuario renombrado. Seleccione el nivel de permiso adecuado (por ejemplo, Lectura o Colaboración). Haga clic en Agregar.
6. Vuelva a crear el enlace de Personas específicas
   Navegue al elemento que tenía el enlace roto. Use el botón Compartir para crear un nuevo enlace de “Personas específicas” para el usuario renombrado. Pruebe el enlace abriéndolo en una ventana de navegador privada.

Método 2: Corregir enlaces usando el Shell de administración de SharePoint Online

Si tiene muchos enlaces rotos en varios sitios, use PowerShell para corregirlos en masa. Necesita el Shell de administración de SharePoint Online y los nombres principales de usuario antiguos y nuevos del usuario renombrado.

1. Instale y conéctese al Shell de administración de SharePoint Online
   Abra Windows PowerShell como administrador. Ejecute Install-Module -Name Microsoft.Online.SharePoint.PowerShell si aún no está instalado. Luego ejecute Connect-SPOService -Url https://-admin.sharepoint.com e inicie sesión con una cuenta de administrador global o administrador de SharePoint.
2. Obtenga la colección de sitios donde existe el enlace roto
   Use Get-SPOSite para listar todas las colecciones de sitios. Anote la URL del sitio que contiene el enlace roto.
3. Elimine los permisos del usuario anterior
   Ejecute Remove-SPOUser -Site -LoginName . Reemplace con la URL del sitio y con el nombre principal de usuario anterior del usuario (por ejemplo, antiguo@contoso.com). Esto elimina todas las entradas de permiso para la identidad anterior.
4. Agregue al usuario renombrado
   Ejecute Add-SPOUser -Site -LoginName -Group para agregar al usuario al grupo de SharePoint apropiado. Si el enlace se concedió directamente al usuario (no a través de un grupo), use Set-SPOUser -Site -LoginName -IsSiteCollectionAdmin $true o asigne un nivel de permiso usando Add-SPOUser con el parámetro -PermissionLevel.
5. Repita para cada sitio
   Ejecute los mismos comandos para cada colección de sitios que tuviera un enlace roto. Puede automatizar esto leyendo un archivo CSV de URL de sitios y nombres de usuario.

Si los enlaces de Personas específicas aún tienen problemas después de la corrección principal

El enlace de SharePoint todavía muestra “Usuario no encontrado”

Si el enlace todavía muestra al usuario anterior después de haber agregado al usuario renombrado, es posible que la caché de permisos de SharePoint no se haya actualizado. Espere de 15 a 30 minutos y verifique nuevamente. Si el problema persiste, verifique que el cambio de nombre se haya sincronizado con SharePoint comprobando el perfil del usuario en el centro de administración de SharePoint en Perfiles de usuario. Si el perfil todavía muestra el nombre anterior, fuerce una sincronización de perfil usando PowerShell con Set-SPOUser -Site -LoginName nuevamente.

El comando de PowerShell falla con “Usuario no encontrado”

Este error generalmente significa que el nombre principal de usuario anterior es incorrecto o que el usuario fue eliminado en lugar de renombrado. Verifique el UPN actual del usuario en Azure AD. Si el usuario fue eliminado y recreado, no puede corregir el enlace: debe crear un nuevo enlace para la nueva cuenta de usuario. Si el usuario todavía existe pero el UPN cambió, use el nuevo UPN tanto para los comandos de eliminación como de adición.

Enlaces rotos en varias bibliotecas dentro de un solo sitio

Cuando a un usuario se le ha concedido acceso a muchos elementos mediante enlaces de “Personas específicas”, las entradas de permiso se almacenan a nivel de elemento. Los métodos anteriores corrigen los permisos a nivel de sitio, pero los enlaces a nivel de elemento pueden permanecer rotos. Para corregir enlaces a nivel de elemento, use el botón Compartir en cada elemento para eliminar al usuario anterior y agregar al nuevo. Para correcciones masivas a nivel de elemento, use PnP PowerShell con Get-PnPListItem y Set-PnPListItemPermission para iterar a través de los elementos y actualizar los permisos.

Corrección de permisos a nivel de sitio vs. a nivel de elemento: Comparación

Elemento	Corrección a nivel de sitio	Corrección a nivel de elemento
Alcance	Elimina y vuelve a agregar al usuario a nivel de colección de sitios	Actualiza los permisos en archivos o carpetas individuales
Herramientas	Centro de administración de SharePoint o Shell de administración de SharePoint Online	Interfaz de SharePoint o PnP PowerShell
Tiempo requerido	Minutos por sitio	Minutos por elemento; horas para volumen
Cuándo usar	El usuario tenía permisos a nivel de sitio y el enlace se concedió a través de un grupo	El usuario tenía enlaces directos de “Personas específicas” en muchos elementos

El mejor enfoque es corregir primero los permisos a nivel de sitio y luego usar PnP PowerShell para corregir los enlaces a nivel de elemento. Esto asegura que el usuario renombrado tenga acceso al sitio y pueda ver los elementos, incluso si los enlaces antiguos todavía están rotos.

Después de completar la corrección, ahora puede restaurar el acceso para los usuarios renombrados sin perder el trabajo que se compartió con ellos. A continuación, revise el proceso de cambio de nombre de usuario de su organización y considere automatizar las actualizaciones de permisos usando Azure AD Connect y el aprovisionamiento de PnP de SharePoint. Un consejo avanzado es ejecutar un script de PowerShell programado que verifique las entradas de permiso con nombres principales de usuario antiguos después de cada cambio de nombre, evitando que los enlaces se rompan antes de que los usuarios los reporten.