Cuando usas Copilot en las aplicaciones de Microsoft 365, es posible que te preguntes qué datos puede ver dentro de tus documentos de Word, hojas de cálculo de Excel y otros archivos. Copilot accede al contenido de tu Microsoft Graph, pero no tiene acceso sin restricciones a todo lo que hay en tu dispositivo o en tu inquilino. Este artículo explica exactamente qué lee Copilot de tus archivos, qué no puede leer y cómo los permisos controlan este acceso.
Copilot funciona basando sus respuestas en tus datos de Microsoft 365 almacenados en Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive para la Empresa y Teams. No escanea archivos locales en tu PC ni archivos almacenados fuera de Microsoft 365. Comprender estos límites te ayuda a usar Copilot correctamente y a proteger información confidencial.
Aprenderás las fuentes de datos específicas a las que se conecta Copilot, los tipos de archivo que puede procesar y las limitaciones que debes conocer. El artículo también cubre cómo verificar y ajustar los permisos a través del centro de administración de Microsoft 365.
Puntos clave: Límites de acceso a archivos de Copilot
- Fuentes de datos de Microsoft Graph: Copilot lee de Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive para la Empresa y Teams. Los archivos locales y el almacenamiento en la nube de terceros no son accesibles.
- Centro de administración de Microsoft 365 > Copilot > Permisos de fuentes de datos: Los administradores controlan qué datos de Microsoft Graph puede usar Copilot, incluido el ámbito para sitios de SharePoint o carpetas de OneDrive específicos.
- Tipos de archivo compatibles: Copilot lee texto de archivos .docx, .xlsx, .pptx, .pdf, .txt y .csv. No puede leer contenido de imágenes, PDF escaneados sin OCR ni archivos cifrados.
Cómo lee Copilot tus archivos
Copilot no abre archivos directamente desde tu disco duro o desde una unidad USB. Accede a los datos a través de Microsoft Graph, la API unificada de Microsoft 365. Cuando haces una pregunta a Copilot en Word, Excel o Teams, envía una consulta a Microsoft Graph, que devuelve contenido relevante de tus ubicaciones de almacenamiento de Microsoft 365.
Las fuentes de datos que Copilot puede leer incluyen:
- Exchange Online: Mensajes de correo electrónico, eventos de calendario y datos de contacto de tu buzón. Copilot puede resumir hilos de correo y sugerir respuestas.
- SharePoint Online: Documentos, listas y páginas de sitios a los que tienes permiso de acceso. Copilot puede resumir una biblioteca de documentos o responder preguntas sobre un archivo específico.
- OneDrive para la Empresa: Archivos almacenados en tu almacenamiento personal en la nube de trabajo. Copilot puede ayudarte con documentos que hayas abierto o compartido.
- Microsoft Teams: Mensajes de chat, conversaciones de canal y archivos compartidos dentro de Teams. Copilot puede resumir una reunión o extraer elementos de acción de un hilo de chat.
Copilot solo lee contenido para el que tienes permiso de visualización. Si un archivo no se ha compartido contigo o está fuera de tu entorno de Microsoft 365, Copilot no puede acceder a él.
Formatos de archivo que Copilot puede procesar
Copilot extrae texto de estos formatos de archivo:
- Word: .docx (no .doc)
- Excel: .xlsx (no .xls)
- PowerPoint: .pptx (no .ppt)
- PDF: .pdf (solo texto)
- Texto: .txt, .csv
Copilot ignora imágenes, gráficos y objetos incrustados. No puede leer documentos escaneados que no tengan texto seleccionable. Para PDF, el texto debe ser extraíble mediante OCR estándar o capa de texto. Los archivos cifrados o protegidos por Information Rights Management también son inaccesibles.
Pasos para verificar y ajustar lo que Copilot puede leer
Los administradores pueden controlar el acceso a los datos de Copilot a través del centro de administración de Microsoft 365. Los usuarios normales no pueden cambiar esta configuración, pero pueden ver qué fuentes de datos están habilitadas.
- Abre el centro de administración de Microsoft 365
Ve a admin.microsoft.com e inicia sesión con una cuenta de administrador global o de SharePoint. - Navega a la configuración de Copilot
Selecciona Configuración en la navegación izquierda y luego elige Copilot de la lista. - Revisa los permisos de fuentes de datos
En Fuentes de datos, verás una lista de servicios de Microsoft Graph. Cada servicio tiene un interruptor: Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams. Desactiva cualquier servicio para bloquear que Copilot lea esos datos. - Limita el ámbito de SharePoint
Haz clic en SharePoint y luego en Administrar. Puedes restringir Copilot a colecciones de sitios específicas. Por ejemplo, permitir solo el sitio del equipo de ventas y bloquear el sitio de RR. HH. - Aplica los cambios y prueba
Haz clic en Guardar. Los cambios se aplican en un plazo de 15 minutos. Haz una pregunta a Copilot que haga referencia a un archivo de la fuente restringida para verificar que el bloqueo funciona.
Limitaciones comunes y malentendidos
Copilot lee archivos locales en mi PC
Copilot no accede a archivos almacenados solo en tu disco duro local, recursos compartidos de red o unidades externas. Solo lee archivos almacenados en ubicaciones en la nube de Microsoft 365. Si guardas un documento en tu escritorio, Copilot no puede verlo hasta que lo subas a OneDrive o SharePoint.
Copilot puede leer todos los archivos en mi OneDrive
Copilot lee archivos que has abierto o que se han compartido contigo. Los archivos en tu OneDrive que nunca has abierto en una aplicación de Microsoft 365 podrían no estar indexados. El archivo debe ser procesado por la búsqueda de Microsoft Graph. Si un archivo es muy antiguo o está dañado, Copilot puede no devolver resultados.
Copilot lee imágenes y PDF escaneados
Copilot no puede leer contenido de imágenes, incluidas fotos, capturas de pantalla o documentos escaneados que no tengan capa de texto. Si tienes un PDF escaneado, primero debe pasar por OCR en una herramienta como Microsoft Lens o Adobe Acrobat. Copilot solo lee el texto seleccionable resultante.
Copilot lee archivos cifrados o protegidos por derechos
Los archivos protegidos por Azure Information Protection o Microsoft Purview Information Protection están bloqueados. Copilot no puede descifrar estos archivos. Debes eliminar la protección o usar un método diferente para extraer los datos.
Copilot lee archivos de almacenamiento en la nube de terceros
Copilot solo funciona con almacenamiento de Microsoft 365. Google Drive, Dropbox, Box y otros servicios de terceros no son compatibles. Los archivos almacenados allí son invisibles para Copilot.
Acceso a datos de Copilot vs Copilot Pro: Diferencias clave
| Elemento | Copilot Pro | Copilot para Microsoft 365 |
|---|---|---|
| Usuarios objetivo | Suscriptores individuales | Usuarios empresariales y de empresa con Microsoft 365 E3 o E5 |
| Fuentes de datos | Web pública y Microsoft Graph limitado (correo, calendario) | Microsoft Graph completo: Exchange, SharePoint, OneDrive, Teams, Viva |
| Acceso a archivos | No puede leer tus archivos de Microsoft 365 | Lee archivos para los que tienes permiso de visualización en Microsoft 365 |
| Control de administrador | Sin consola de administración | Control total a través del centro de administración de Microsoft 365 |
| Base de datos | Búsqueda de Bing y web pública | Datos de tu inquilino y búsqueda web opcional |
Copilot Pro es un asistente personal que no se conecta a tus archivos de trabajo. Copilot para Microsoft 365 es la versión empresarial que lee los datos de tu organización según los permisos. Si necesitas que Copilot trabaje con tus documentos de SharePoint, debes tener una licencia de Copilot para Microsoft 365.
Ahora sabes exactamente qué archivos puede leer Copilot y cuáles no. Usa el centro de administración de Microsoft 365 para restringir las fuentes de datos si es necesario. Para documentos confidenciales, considera moverlos fuera de los sitios de SharePoint permitidos o aplicar cifrado. Prueba tu configuración haciendo una pregunta a Copilot sobre un archivo específico para confirmar que el acceso funciona como se espera.