Por qué Copilot no puede leer mi archivo de SharePoint a pesar de tener permisos

Usted tiene permisos completos sobre un archivo de SharePoint, pero Copilot se niega a leerlo. Este problema suele ocurrir porque Copilot depende de ajustes adicionales de acceso a datos más allá de los permisos estándar de archivo. La causa suele ser un índice de búsqueda faltante, una conexión bloqueada con Graph API o una política restrictiva de fuentes de datos en el centro de administración de Microsoft 365. Este artículo explica las causas técnicas de raíz y proporciona soluciones paso a paso para resolver el problema.

Por qué Copilot no puede leer un archivo de SharePoint a pesar de tener permisos adecuados

Cuando se conceden permisos directos a un usuario sobre un archivo de SharePoint, ese usuario puede abrir el archivo en el navegador o en la aplicación de escritorio. Sin embargo, Copilot accede a los archivos a través de Microsoft Graph API, que impone capas adicionales de control. Los siguientes tres factores suelen bloquear a Copilot incluso cuando los permisos a nivel de archivo son correctos.

Indexación de búsqueda y descubrimiento de contenido

Copilot utiliza Microsoft Search para localizar archivos. Si un sitio de SharePoint o una biblioteca de documentos no está configurado para permitir la indexación de búsqueda, Copilot no puede encontrar el archivo. El sitio debe estar configurado para permitir que el contenido aparezca en los resultados de búsqueda. Incluso si el usuario tiene permisos de lectura, un sitio que bloquea la visibilidad en la búsqueda impedirá que Copilot lea el archivo.

Políticas de fuentes de datos de Copilot

El centro de administración de Microsoft 365 incluye una página de configuración de Copilot que define qué fuentes de datos puede acceder Copilot. Un administrador puede restringir Copilot a solo sitios de SharePoint indexados o a tipos específicos de datos de Microsoft Graph. Si el archivo de destino se encuentra en un sitio no incluido en las fuentes de datos permitidas, Copilot no puede leerlo independientemente de los permisos del usuario.

Permisos delegados de Graph API

Copilot se ejecuta bajo la identidad del usuario que ha iniciado sesión. El usuario debe tener los permisos delegados correctos otorgados a través de un registro de aplicación o a través de los permisos predeterminados de Microsoft 365. En algunos inquilinos, los administradores revocan o limitan los ámbitos de Graph API como Sites.Read.All o Files.Read.All. Sin estos ámbitos, Copilot no puede obtener el contenido del archivo a través de la API incluso si el archivo en sí es accesible mediante una URL directa.

Pasos para restaurar el acceso de Copilot a un archivo de SharePoint

Siga estos pasos en orden. Cada paso aborda una de las causas raíz descritas anteriormente.

1. Verifique la configuración de búsqueda del sitio de SharePoint
   Vaya al sitio de SharePoint donde se almacena el archivo. Seleccione el engranaje de Configuración en la esquina superior derecha. Elija Información del sitio y luego Ver toda la configuración del sitio. En Búsqueda, haga clic en Búsqueda y disponibilidad sin conexión. Asegúrese de que el botón de opción Permitir que este sitio aparezca en los resultados de búsqueda esté seleccionado. Haga clic en Aceptar.
2. Verifique la configuración de búsqueda de la biblioteca de documentos
   Navegue a la biblioteca que contiene el archivo. Seleccione el icono de engranaje y elija Configuración de biblioteca. En Configuración general, haga clic en Configuración avanzada. En la sección Búsqueda, confirme que ¿Permitir que los elementos de esta biblioteca de documentos aparezcan en los resultados de búsqueda? esté establecido en Sí. Haga clic en Aceptar.
3. Reindexe el sitio o la biblioteca
   Si se cambiaron los ajustes de búsqueda, fuerce una reindexación. Vuelva a Búsqueda y disponibilidad sin conexión en Configuración del sitio. Haga clic en Reindexar sitio. Para una sola biblioteca, vaya a Configuración de biblioteca > Configuración avanzada > Reindexar biblioteca de documentos. Espere hasta 30 minutos para que el índice se actualice.
4. Confirme las políticas de fuentes de datos de Copilot en el centro de administración
   Inicie sesión en el centro de administración de Microsoft 365. Vaya a Configuración > Copilot > Fuentes de datos. En Datos de Microsoft Graph, asegúrese de que SharePoint y OneDrive estén habilitados. Si se enumeran sitios específicos, verifique que el sitio que contiene el archivo esté incluido. Agregue la URL del sitio si falta. Guarde los cambios.
5. Verifique las concesiones de permisos de Graph API
   En el centro de administración de Microsoft 365, vaya a Configuración > Configuración de la organización > Permisos de Microsoft Graph API. Busque el permiso Sites.Read.All o Files.Read.All otorgado a la entidad de servicio de Copilot. Si falta, un administrador debe otorgar consentimiento. Use el portal de Azure: navegue a Azure Active Directory > Registros de aplicaciones > Todas las aplicaciones > seleccione la aplicación de Copilot > Permisos de API. Agregue Microsoft Graph > Permisos delegados > Sites.Read.All. Haga clic en Otorgar consentimiento de administrador.
6. Pruebe con un archivo diferente en el mismo sitio
   Cree un nuevo archivo de texto en la misma biblioteca de SharePoint. Concédase permisos de lectura. Pida a Copilot que lo resuma. Si Copilot lee el nuevo archivo, el archivo original puede tener corrupción o problemas de metadatos. Vuelva a cargar el archivo original.

Si Copilot aún no puede leer el archivo después de la solución principal

Algunos escenarios requieren solución de problemas adicional. A continuación se presentan los problemas restantes más comunes y sus soluciones.

Copilot devuelve una salida genérica en lugar de datos específicos del inquilino

Esto generalmente indica que Copilot está utilizando datos web públicos en lugar del contenido de SharePoint de su inquilino. En el panel de Copilot, verifique el menú desplegable Fuentes. Si muestra Web en lugar de Trabajo u Organización, haga clic en el menú desplegable y seleccione Trabajo. Esto obliga a Copilot a buscar solo datos de Microsoft Graph dentro de su inquilino.

El archivo tiene una etiqueta de sensibilidad restrictiva

Las etiquetas de sensibilidad de Microsoft Purview Information Protection pueden bloquear que Copilot lea el contenido del archivo incluso si el usuario tiene permisos de lectura. Abra el archivo en el navegador. Busque un banner de etiqueta de sensibilidad en la parte superior. Si la etiqueta incluye cifrado o restringe la lectura automática, Copilot no puede acceder al contenido. Solicite al propietario del documento que cambie la etiqueta a una menos restrictiva, o pida a su administrador que cree una etiqueta que permita el acceso de Copilot.

Tipo de archivo no compatible con Copilot

Copilot admite tipos de archivo comunes como .docx, .xlsx, .pptx, .pdf y .txt. No admite archivos .odt, .ods, .odp, .rtf o .html. Si su archivo utiliza un formato no compatible, conviértalo a un tipo compatible. Por ejemplo, guarde un archivo .odt como .docx en Word.

Problemas de caché del navegador o de sesión

Un token de autenticación obsoleto puede impedir que Copilot obtenga el archivo. Cierre sesión en todas las aplicaciones de Microsoft 365 en su navegador. Borre la caché y las cookies del navegador. Vuelva a iniciar sesión e intente nuevamente.

Elemento	Solo permisos de archivo	Acceso de Copilot
Requiere indexación de búsqueda del sitio de SharePoint	No	Sí
Requiere permisos delegados de Graph API	No	Sí
Afectado por políticas de fuentes de datos de Copilot	No	Sí
Bloqueado por cifrado de etiqueta de sensibilidad	No (el usuario puede abrir)	Sí

Después de aplicar las soluciones de este artículo, puede forzar a Copilot a leer archivos de SharePoint que antes ignoraba. Comience verificando la indexación de búsqueda y las políticas de fuentes de datos. Si el problema persiste, verifique las concesiones de permisos de Graph API y las etiquetas de sensibilidad. Como consejo avanzado, use el registro de auditoría del centro de administración de Microsoft 365 para buscar eventos de interacción de Copilot y ver exactamente qué llamada a la API falló y por qué.