Ao imprimir um documento do Word que contém alterações controladas e comentários, as configurações padrão de impressão geralmente ocultam esses comentários ou os imprimem em uma lista separada no final do documento. Você quer que os comentários apareçam inline — bem ao lado do texto a que se referem — e em cores para que os revisores possam vê-los claramente. Este artigo explica como configurar as opções de impressão do Word para mostrar comentários inline e em cores na página impressa. Você aprenderá a definir a exibição de marcação correta, ajustar as opções de layout de impressão e verificar a saída antes de imprimir.
Principais Conclusões: Imprimir Comentários Coloridos Inline no Word
- Revisão > Mostrar Marcação > Comentários: Garante que os comentários fiquem visíveis no documento antes da impressão.
- Arquivo > Imprimir > Imprimir Todas as Páginas > Imprimir Marcação: A configuração que imprime comentários inline e em cores junto com o texto do documento.
- Revisão > Exibir para Revisão > Toda a Marcação: Mostra todas as alterações controladas e comentários inline na tela, o que corresponde à saída impressa.
Por que os Comentários Aparecem como Lista em Vez de Inline ao Imprimir
O Word armazena comentários em uma camada separada do documento. Por padrão, a caixa de diálogo Imprimir imprime apenas o conteúdo principal do documento, a menos que você habilite explicitamente a opção Imprimir Marcação. Quando Imprimir Marcação está desativado, os comentários são omitidos completamente. Quando está ativado, mas a exibição do documento está definida como Marcação Simples ou Sem Marcação, o Word imprime os comentários em uma lista no final do documento em vez de inline. A cor dos comentários é determinada pela cor do revisor atribuída nas configurações do Word — cada revisor recebe uma cor exclusiva por padrão, mas você também pode atribuir cores específicas. Para imprimir comentários inline e em cores, você deve definir a exibição correta na tela e habilitar a opção Imprimir Marcação na caixa de diálogo Imprimir.
Como o Word Atribui Cores aos Comentários
O Word atribui automaticamente uma cor a cada revisor quando eles adicionam um comentário. As cores são retiradas de uma paleta fixa: vermelho, azul, verde, roxo, laranja e outras. Se um revisor adicionar vários comentários, todos os seus comentários aparecem na mesma cor. Você pode alterar a cor de um revisor indo em Arquivo > Opções > Geral > Nome de usuário e alterando as iniciais ou o nome, mas o Word reatribui as cores com base na ordem em que os revisores aparecem no documento. Não há uma configuração direta para escolher uma cor específica para um revisor específico. A cor aparece tanto na tela quanto na saída impressa quando Imprimir Marcação está habilitado.
Passos para Imprimir Documento do Word com Comentários Coloridos Visíveis Inline
Siga estes passos para garantir que os comentários apareçam inline e em cores na página impressa. O segredo é definir a exibição correta na tela antes de abrir a caixa de diálogo Imprimir.
- Abra o documento e alterne para a exibição Toda a Marcação
Vá para a guia Revisão. No grupo Controle, clique na lista suspensa Exibir para Revisão. Selecione Toda a Marcação. Esta exibição mostra cada alteração controlada e balão de comentário inline no documento. Se você selecionar Marcação Simples ou Sem Marcação, os comentários não aparecerão inline quando impressos. - Verifique se os comentários estão visíveis na tela
Role o documento e confirme se os balões de comentário aparecem na margem direita ou inline, dependendo da sua versão do Word. No Word para Microsoft 365 e Word 2021, os comentários aparecem como balões na margem direita. No Word 2019 e versões anteriores, os comentários aparecem como balões ou como texto inline, dependendo da configuração Mostrar Comentários. Se você não vir nenhum balão de comentário, clique em Revisão > Mostrar Comentários para ativá-los. - Abra a caixa de diálogo Imprimir
Pressione Ctrl+P ou vá em Arquivo > Imprimir. O painel de visualização de impressão é aberto mostrando uma prévia de como o documento ficará no papel. - Habilite Imprimir Marcação
Na seção Configurações, clique na primeira lista suspensa (atualmente mostrando Imprimir Todas as Páginas ou uma opção semelhante). Role para baixo e marque a caixa ao lado de Imprimir Marcação. Uma marca de seleção indica que comentários e alterações controladas serão impressos. A imagem de visualização é atualizada para mostrar balões de comentário e marcação inline em cores. - Escolha uma impressora colorida
Se sua impressora suportar cores, certifique-se de que ela esteja selecionada na lista suspensa Impressora. Se você selecionar uma impressora preto e branco, os comentários serão impressos em tons de cinza. Para comentários coloridos, você deve usar uma impressora colorida e selecionar a opção Cor nas Propriedades da Impressora, se ainda não estiver definida. - Imprima uma página de teste
Clique na caixa de número da página na caixa de diálogo Imprimir e digite um número de página que contenha pelo menos um comentário. Em seguida, clique no botão Imprimir para imprimir apenas essa página. Isso permite verificar se os comentários aparecem inline e em cores sem desperdiçar papel. - Ajuste a cor do comentário, se necessário
Se a cor do comentário estiver muito clara ou difícil de ler, você não pode alterar a cor diretamente para cada comentário. No entanto, você pode alterar a cor do fundo do balão de comentário indo em Arquivo > Opções > Geral > Nome de usuário, alterando o nome de usuário e adicionando um novo comentário. Esse novo comentário receberá uma cor diferente da paleta. Alternativamente, você pode abrir o documento no Word Online, que usa uma paleta de cores diferente, e imprimir a partir daí.
Se os Comentários Ainda Imprimirem como Lista ou Não Aparecerem
Comentários imprimem no final do documento em vez de inline
Isso acontece quando a opção Imprimir Marcação está habilitada, mas a Exibir para Revisão está definida como Marcação Simples. A Marcação Simples oculta os balões de comentário inline e os imprime como uma lista no final. Para corrigir isso, vá em Revisão > Exibir para Revisão e altere para Toda a Marcação antes de imprimir. Se o documento contiver alterações controladas, Toda a Marcação também mostra cada inserção e exclusão inline, o que pode tornar o documento mais difícil de ler. Nesse caso, você pode definir Exibir para Revisão como Toda a Marcação apenas para impressão e depois voltar para Marcação Simples.
Comentários aparecem em preto e branco em vez de cores
A causa mais comum é que a impressora está configurada para imprimir em tons de cinza. Abra a caixa de diálogo Imprimir, clique em Propriedades da Impressora (ou Preferências, dependendo do driver da impressora) e altere a configuração de cor para Colorida ou Automática. Se o driver da impressora não tiver uma opção de cor, a impressora pode ser um dispositivo monocromático. Você não pode forçar uma impressora preto e branco a imprimir em cores. Nesse caso, considere exportar o documento para PDF e imprimir o PDF em uma impressora colorida.
Comentários estão completamente ausentes da saída impressa
Isso ocorre quando a caixa de seleção Imprimir Marcação não está marcada. Abra a caixa de diálogo Imprimir novamente e verifique se Imprimir Marcação tem uma marca de seleção. Se a caixa de seleção estiver acinzentada, o documento pode estar protegido ou em um formato que não suporta comentários. Desproteja o documento indo em Revisão > Restringir Edição e clicando em Parar Proteção. Se o documento estiver no formato .doc (Word 97–2003), os comentários são suportados, mas a opção Imprimir Marcação ainda funciona. Se o documento estiver no formato .txt ou .rtf, os comentários não são suportados de forma alguma.
Word Online vs Desktop: Configurações de Impressão de Comentários Inline
| Recurso | Word Desktop (Microsoft 365) | Word Online |
|---|---|---|
| Opção Imprimir Marcação | Disponível em Arquivo > Imprimir > Configurações | Não disponível — os comentários sempre imprimem inline quando Imprimir Marcação está ativado |
| Exibição Toda a Marcação necessária | Sim, deve ser definida antes de imprimir | Não, o Word Online usa uma exibição fixa que inclui comentários |
| Controle de cor do comentário | Automático por revisor, pode alterar o nome de usuário para obter uma cor diferente | Automático por revisor, nenhuma alteração de nome de usuário afeta os comentários existentes |
| Visualização de impressão mostra comentários | Sim, atualiza imediatamente quando Imprimir Marcação é alternado | Sim, mostra comentários na visualização |
O Word Online não tem uma opção separada de Imprimir Marcação. Ele imprime comentários inline por padrão quando você abre a caixa de diálogo Imprimir. No entanto, o Word Online não suporta imprimir alterações controladas inline — apenas comentários. Se o documento contiver alterações controladas, o Word Online imprime a versão final sem marcação. Para controle total sobre comentários e alterações controladas, use o aplicativo Word para desktop.
Agora você pode imprimir um documento do Word com comentários coloridos visíveis inline definindo a exibição para Toda a Marcação e habilitando Imprimir Marcação na caixa de diálogo Imprimir. Sempre imprima uma página de teste primeiro para confirmar a saída. Para documentos futuros, considere definir o layout de impressão padrão para incluir Imprimir Marcação criando um modelo de impressão personalizado. Uma dica avançada: para imprimir apenas os comentários sem o texto principal do documento, use a opção Lista de Marcação na caixa de diálogo Imprimir em vez de Imprimir Marcação.