Você precisa proteger uma apresentação do PowerPoint antes de compartilhá-la como PDF. Os rótulos de sensibilidade no Microsoft 365 permitem classificar e criptografar o conteúdo com base nas políticas de proteção de dados da sua organização. Este artigo explica como aplicar um rótulo de sensibilidade à sua apresentação e depois exportá-la para PDF, para que o rótulo e suas configurações de proteção sejam transferidos para o arquivo PDF.
Os rótulos de sensibilidade são configurados pelo administrador de TI e aparecem na faixa de opções do PowerPoint. Ao aplicar um rótulo, ele pode impor criptografia, marca d’água ou texto de cabeçalho e rodapé. Exportar para PDF sem um rótulo deixa o PDF desprotegido. Este guia cobre as etapas necessárias para garantir que seu PDF mantenha a mesma proteção da apresentação original.
Se o rótulo estiver ausente na sua cópia do PowerPoint, sua organização pode ainda não ter implantado rótulos de sensibilidade. Entre em contato com o departamento de TI para confirmar a disponibilidade. Este artigo pressupõe que você tenha uma assinatura válida do Microsoft 365 com rótulos de sensibilidade habilitados.
Principais conclusões: Aplicando rótulos de sensibilidade antes de exportar para PDF
- Página Inicial > Botão Sensibilidade: Abre a galeria de rótulos onde você pode selecionar a classificação correta para sua apresentação.
- Arquivo > Exportar > Criar PDF/XPS: Exporta a apresentação com o rótulo de sensibilidade e suas configurações de proteção incorporadas no arquivo de saída.
- Arquivo > Informações > Exibir e editar rótulo de sensibilidade: Mostra o rótulo aplicado atualmente e permite alterá-lo ou removê-lo antes da exportação.
O que os rótulos de sensibilidade fazem e por que são importantes para a exportação em PDF
Um rótulo de sensibilidade é uma tag de metadados atribuída a um arquivo que impõe as regras de proteção de dados da sua organização. Esses rótulos fazem parte da Proteção de Informações do Microsoft 365 e são gerenciados pela equipe de TI por meio do portal de conformidade do Microsoft Purview. Ao aplicar um rótulo a uma apresentação do PowerPoint, ele pode fazer o seguinte:
- Criptografar o arquivo para que apenas usuários autorizados possam abri-lo
- Adicionar uma marcação visual, como cabeçalho, rodapé ou marca d’água
- Aplicar uma marcação de conteúdo que aparece em todos os slides
- Restringir ações como impressão, cópia ou encaminhamento
Ao exportar uma apresentação rotulada para PDF, o rótulo e suas configurações de proteção são incorporados ao arquivo PDF. O PDF herda a mesma criptografia e marcações visuais. Isso significa que, se o seu rótulo exigir uma senha ou uma conta de usuário específica para abrir o arquivo, o PDF imporá o mesmo requisito. O PDF não pode ser aberto por qualquer pessoa que não atenda às condições de acesso do rótulo.
O processo de exportação só funciona corretamente se o rótulo for aplicado antes de iniciar a exportação. Aplicar o rótulo após a criação do PDF não tem efeito, pois o PDF é um arquivo separado com seus próprios metadados. Você deve aplicar o rótulo ao arquivo do PowerPoint de origem primeiro.
Etapas para aplicar um rótulo de sensibilidade e exportar para PDF
Siga estas etapas em ordem. Não pule a etapa de aplicação do rótulo, mesmo que planeje usar o mesmo rótulo usado para um arquivo anterior.
- Abra a apresentação no PowerPoint
Inicie o PowerPoint e abra a apresentação que deseja exportar. Certifique-se de ter a versão mais recente do arquivo salva localmente ou no OneDrive for Business. - Aplique o rótulo de sensibilidade
Vá para a guia Página Inicial na faixa de opções. No grupo Sensibilidade, clique no botão Sensibilidade. Uma galeria de rótulos disponíveis aparece. Clique no rótulo que corresponde à classificação necessária para o seu conteúdo. Por exemplo, clique em Interno ou Confidencial, dependendo dos nomes de rótulos da sua organização. O rótulo é aplicado imediatamente e uma dica de ferramenta confirma o nome do rótulo. - Verifique se o rótulo foi aplicado
Clique em Arquivo > Informações. Na seção Proteger Apresentação, você verá o nome do rótulo exibido. Se o rótulo mostrar Nenhum rótulo atribuído, repita a etapa 2. Se precisar alterar o rótulo, clique no nome do rótulo e selecione um diferente no menu suspenso. - Inicie a exportação para PDF
Clique em Arquivo > Exportar. Clique em Criar PDF/XPS. A caixa de diálogo Publicar como PDF ou XPS é aberta. - Escolha as opções de exportação
Na caixa de diálogo, selecione um local para salvar e insira um nome de arquivo. Clique no botão Opções se precisar ajustar configurações, como quais slides incluir ou se deseja publicar slides ocultos. A caixa de seleção Propriedades do documento deve estar marcada por padrão. Isso garante que os metadados do rótulo de sensibilidade sejam incluídos no PDF. - Publique o PDF
Clique em Publicar. O PowerPoint exporta a apresentação para PDF. O processo pode levar alguns segundos, dependendo do tamanho e da complexidade do arquivo. Quando a exportação for concluída, o PDF será aberto automaticamente no seu visualizador de PDF padrão. - Verifique o rótulo no PDF
Abra o arquivo PDF. Se o rótulo incluir criptografia, você será solicitado a entrar com sua conta do Microsoft 365 ou inserir uma senha. Se o rótulo incluir uma marca d’água ou cabeçalho, essas marcações aparecerão em todas as páginas do PDF. Para verificar novamente, abra o PDF em um visualizador compatível, como Microsoft Edge ou Adobe Acrobat, e procure as informações do rótulo nas propriedades do documento.
O que fazer se o rótulo de sensibilidade não for transferido para o PDF
O PDF abre sem qualquer proteção ou marcação
Isso geralmente acontece quando o rótulo foi aplicado após o início da exportação ou quando o rótulo foi removido antes da exportação. Reabra o arquivo original do PowerPoint, confirme se o rótulo está aplicado na guia Página Inicial e repita as etapas de exportação. Certifique-se de que a opção Propriedades do documento esteja marcada na caixa de diálogo Publicar como PDF ou XPS.
O botão de sensibilidade está esmaecido ou ausente
Se o botão Sensibilidade não estiver visível ou estiver desabilitado, sua cópia do PowerPoint pode não estar conectada à Proteção de Informações do Microsoft 365. Entre com sua conta corporativa ou de estudante. Vá para Arquivo > Conta e verifique se a conta exibida é a que sua organização usa para rótulos de sensibilidade. Se o botão continuar ausente, entre em contato com o administrador de TI para confirmar se os rótulos de sensibilidade estão habilitados para o seu locatário e se você tem a licença correta.
O PDF exige uma senha, mas a apresentação original não exigia
Isso ocorre quando o rótulo de sensibilidade é configurado para criptografar arquivos. A criptografia é aplicada ao PDF durante a exportação. Para abrir o PDF, você deve usar a mesma conta do Microsoft 365 usada para criar o arquivo ou saber a senha definida pela política do rótulo. Esse é o comportamento esperado. Se você não quiser criptografia no PDF, aplique um rótulo que não inclua criptografia antes de exportar.
Rótulos de sensibilidade no PowerPoint vs PDF: o que é transferido e o que não é
| Item | Apresentação do PowerPoint | PDF exportado |
|---|---|---|
| Metadados do nome do rótulo | Armazenados nas propriedades do arquivo | Armazenados nas propriedades do documento PDF |
| Criptografia | Aplicada pelo rótulo | Aplicada ao arquivo PDF |
| Texto da marca d’água | Renderizado em cada slide | Renderizado em cada página do PDF |
| Cabeçalho e rodapé | Renderizados em cada slide | Renderizados em cada página do PDF |
| Expiração do conteúdo | Imposta pelo rótulo | Imposta pela política do rótulo |
| Notas do slide | Presentes | Não transferidas por padrão |
A tabela mostra que os rótulos de sensibilidade transferem a maioria das configurações de proteção do PowerPoint para o PDF. As notas do slide não são incluídas no PDF, a menos que você selecione a opção Publicar o quê e escolha Páginas de notas na caixa de diálogo de exportação. Se o seu rótulo incluir um cabeçalho ou rodapé personalizado que faça referência às notas do slide, essas notas não aparecerão no PDF.
Agora você pode aplicar um rótulo de sensibilidade a qualquer apresentação do PowerPoint e exportá-la para PDF com total confiança de que as configurações de proteção do rótulo são preservadas. Sempre verifique o rótulo no arquivo original antes de exportar. Se sua organização atualizar as políticas de rótulos com frequência, verifique o botão Sensibilidade antes de cada exportação para garantir que você está usando o rótulo atual. Para cenários avançados, tente usar o menu Arquivo > Informações > Proteger Apresentação para inspecionar os detalhes do rótulo antes da exportação.