Quando sua organização aplica rótulos de confidencialidade obrigatórios no Outlook, é necessário impedir que os usuários imprimam ou salvem e-mails como PDF para manter a conformidade. No Outlook clássico, as configurações de Política de Grupo podem impedir a impressão de PDF. O novo Outlook para Windows não oferece suporte a essas mesmas configurações, criando uma lacuna de conformidade. Este artigo explica a diferença técnica entre o Outlook clássico e o novo Outlook em relação aos controles de impressão de PDF e fornece a solução atual para bloquear a impressão de PDF no novo Outlook.
Principais Conclusões: Bloquear Impressão de PDF no Novo Outlook com Rótulos Obrigatórios
- Configurações de Política de Grupo para Outlook clássico: Use a política “Desabilitar Imprimir em PDF” em Configuração do Usuário > Modelos Administrativos > Microsoft Outlook 2016 > Diversos para bloquear a impressão de PDF no Outlook clássico.
- Limitação do novo Outlook: O novo Outlook não lê as configurações de Política de Grupo do Outlook clássico para impressão de PDF, sendo necessário um método diferente.
- Solução atual: Aplique uma chave de registro do Windows em HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\General para definir o valor DWORD “DisablePrintToPDF” como 1 para o novo Outlook.
Por que o Outlook Clássico e o Novo Outlook Lidam Diferentemente com a Impressão de PDF
O Outlook clássico (aplicativo Win32 tradicional) usa modelos administrativos de Política de Grupo para controlar recursos como impressão em PDF. Essas políticas são aplicadas por meio do Active Directory ou do Editor de Política de Grupo local e modificam chaves de registro que o Outlook clássico lê na inicialização. A configuração de política “Desabilitar Imprimir em PDF” está localizada em Configuração do Usuário > Modelos Administrativos > Microsoft Outlook 2016 > Diversos.
O novo Outlook para Windows é um aplicativo reconstruído com base em tecnologias web. Ele não lê os modelos de Política de Grupo do Outlook clássico. Em vez disso, o novo Outlook depende de configurações de política baseadas em nuvem gerenciadas pelo centro de administração do Microsoft 365 ou diretamente por chaves de registro que o novo Outlook verifica. Como os dois aplicativos usam mecanismos de configuração diferentes, uma Política de Grupo que funciona no Outlook clássico não afeta o novo Outlook.
Quando rótulos de confidencialidade obrigatórios são aplicados a e-mails, o requisito de conformidade é que os usuários não possam remover o rótulo ou imprimir o e-mail sem que o rótulo apareça na saída impressa. Bloquear a impressão de PDF impede que os usuários contornem o rótulo salvando o e-mail como PDF e depois imprimindo esse PDF sem o rótulo.
Solução Atual para Bloquear Impressão de PDF no Novo Outlook
A Microsoft ainda não lançou uma configuração de Política de Grupo dedicada para o novo Outlook bloquear a impressão de PDF. A solução atual é definir uma chave de registro diretamente em cada máquina do usuário. Essa chave instrui o novo Outlook a desabilitar a opção Imprimir em PDF na caixa de diálogo Imprimir.
- Abra o Editor de Registro
Pressione a tecla Windows + R, digite regedit e pressione Enter. Clique em Sim se solicitado pelo Controle de Conta de Usuário. - Navegue até a chave de Opções do Outlook
Vá para HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\General. Se a chave General não existir, clique com o botão direito na chave Options, selecione Novo > Chave e nomeie como General. - Crie o DWORD DisablePrintToPDF
Clique com o botão direito no painel direito, selecione Novo > Valor DWORD (32 bits). Nomeie como DisablePrintToPDF e defina seu valor como 1. - Reinicie o Outlook
Feche e reabra o Outlook. A opção Imprimir em PDF não deve mais aparecer na caixa de diálogo Imprimir.
Usando Política de Grupo para Implantar a Configuração de Registro
Para aplicar essa chave de registro a vários usuários, use as Preferências de Política de Grupo. Crie um novo Objeto de Política de Grupo e navegue até Configuração do Computador > Preferências > Configurações do Windows > Registro. Adicione um novo item de preferência de Registro com as seguintes configurações:
- Ação: Atualizar
- Hive: HKEY_CURRENT_USER
- Caminho da chave: Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\General
- Nome do valor: DisablePrintToPDF
- Tipo do valor: REG_DWORD
- Dados do valor: 1
Defina a preferência para aplicar no logon do usuário. Isso garante que o valor do registro esteja presente antes do Outlook iniciar.
Verificando a Configuração
Após aplicar a chave de registro e reiniciar o Outlook, abra um e-mail e clique em Arquivo > Imprimir. Na lista suspensa de Impressoras, Microsoft Print to PDF não deve aparecer. Se ainda aparecer, confirme se a chave de registro existe e está definida como 1. Verifique também se nenhuma outra política substitui a configuração.
Se a Solução Não Bloquear a Impressão de PDF
Novo Outlook Ainda Mostra Imprimir em PDF
Se a opção Imprimir em PDF ainda estiver disponível, a chave de registro pode não ter sido aplicada ao hive correto. Verifique se a chave está em HKEY_CURRENT_USER, não em HKEY_LOCAL_MACHINE. O novo Outlook lê configurações de registro no nível do usuário. Verifique também se o usuário tem permissão para gravar nesse caminho do registro.
Outlook Clássico e Novo Outlook na Mesma Máquina
Se tanto o Outlook clássico quanto o novo Outlook estiverem instalados, a chave de registro DisablePrintToPDF no caminho acima afeta apenas o novo Outlook. Para bloquear a impressão de PDF no Outlook clássico, use a configuração de Política de Grupo para o Outlook clássico separadamente. Os dois aplicativos não compartilham essa chave de registro.
Usuário Pode Imprimir Usando Outras Impressoras PDF
A chave de registro DisablePrintToPDF remove apenas a impressora Microsoft Print to PDF da caixa de diálogo Imprimir do Outlook. Ela não bloqueia impressoras PDF de terceiros, como Adobe PDF ou Foxit PDF. Para bloqueá-las, use a Política de Grupo para restringir a instalação de impressoras ou use o Windows AppLocker para bloquear drivers de impressora específicos.
Rótulo Obrigatório Ainda Removido Após a Impressão
Bloquear a impressão de PDF impede um método de bypass. Os usuários ainda podem tirar uma captura de tela do e-mail ou copiar o conteúdo para outro aplicativo. Para proteção completa, combine as restrições de impressão de PDF com as configurações de Information Rights Management (IRM) no próprio rótulo de confidencialidade. Configure o rótulo para impedir cópia e captura de tela quando possível.
| Item | Outlook Clássico | Novo Outlook |
|---|---|---|
| Método de configuração | Modelos administrativos de Política de Grupo | Chave de registro ou política na nuvem |
| Caminho da Política de Grupo | Configuração do Usuário > Modelos Administrativos > Microsoft Outlook 2016 > Diversos | Não suportado |
| Chave de registro | Não necessária para Outlook clássico | HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Options\General\DisablePrintToPDF = 1 |
| Bloqueia Microsoft Print to PDF | Sim, via política | Sim, via registro |
| Bloqueia impressoras PDF de terceiros | Não | Não |
| Requer reinicialização | Sim, após atualização da política | Sim, após alteração no registro |
Agora você pode bloquear a impressão de PDF no novo Outlook para Windows quando rótulos de confidencialidade obrigatórios são aplicados. Aplique a chave de registro DisablePrintToPDF em cada máquina do usuário ou implante-a por meio de Preferências de Política de Grupo. Para uma solução de conformidade mais completa, configure os rótulos de confidencialidade para restringir cópia e captura de tela, além de bloquear a impressão de PDF. Acompanhe o Microsoft 365 Roadmap para uma configuração nativa de Política de Grupo para o novo Outlook que substituirá esta solução de registro em uma atualização futura.