Quando vários colegas editam o mesmo arquivo no OneDrive for Business, alterações não intencionais podem sobrescrever conteúdo importante. O histórico de versões salva automaticamente cada alteração feita em um documento, permitindo restaurar uma versão anterior a qualquer momento. Esse recurso funciona para arquivos do Office como Word, Excel e PowerPoint, além de PDFs e imagens armazenados no OneDrive. Este artigo explica como acessar o histórico de versões de um documento compartilhado e como restaurar ou copiar uma versão anterior.
Principais Pontos: Restaurando Versões Anteriores de Arquivos Compartilhados
- Clique com o botão direito no arquivo > Histórico de versões: Abre o painel de histórico de versões na interface web do OneDrive para qualquer documento compartilhado.
- Abra o arquivo > Arquivo > Informações > Histórico de versões: Acesse o histórico de versões diretamente do Word, Excel ou PowerPoint no aplicativo para desktop.
- Menu de três pontos no arquivo > Histórico de versões: O caminho mais rápido para visualizar versões no aplicativo web do OneDrive sem abrir o arquivo.
Como o Histórico de Versões Funciona para Documentos Compartilhados
O histórico de versões é um recurso integrado do OneDrive for Business que rastreia automaticamente as alterações nos arquivos. Toda vez que um usuário salva uma alteração em um documento, o OneDrive cria uma nova versão enquanto preserva a anterior. Isso se aplica a arquivos armazenados em bibliotecas compartilhadas, pastas de equipe e pastas de usuário individuais que são compartilhadas com outras pessoas.
O sistema retém versões por até 30 dias por padrão para a maioria das assinaturas empresariais do Microsoft 365. Se sua organização tiver uma política de retenção configurada por meio do centro de conformidade do Microsoft 365, as versões podem ser mantidas por mais tempo. O histórico de versões está disponível para todos os tipos de arquivo que o OneDrive pode visualizar, incluindo documentos do Office, PDFs, imagens e arquivos de texto.
Quando você restaura uma versão anterior, o OneDrive torna essa versão o arquivo atual. A versão restaurada se torna uma nova versão no histórico, portanto nenhuma versão anterior é perdida. Outros usuários com permissão de edição verão o conteúdo restaurado imediatamente após a sincronização da alteração.
Acessando o Histórico de Versões de um Documento Compartilhado
Você pode acessar o histórico de versões pela interface web do OneDrive ou pelos aplicativos do Office para desktop. Ambos os métodos funcionam para arquivos que outras pessoas compartilharam com você ou que você compartilhou com outras. Você precisa de pelo menos acesso de leitura ao arquivo para visualizar seu histórico de versões.
Método 1: Usando o Aplicativo Web do OneDrive
- Abra o OneDrive em um navegador
Acesse onedrive.com e faça login com sua conta corporativa ou educacional do Microsoft 365. Navegue até a pasta que contém o documento compartilhado. - Localize o documento compartilhado
Navegue até o arquivo desejado. Se o arquivo estiver em uma biblioteca compartilhada, clique em Compartilhados no painel de navegação esquerdo para ver os arquivos que outras pessoas compartilharam com você. - Abra o painel de histórico de versões
Clique com o botão direito no nome do arquivo e selecione Histórico de versões no menu de contexto. Como alternativa, clique nos três pontos (Mais ações) ao lado do arquivo e escolha Histórico de versões. - Revise a lista de versões
Um painel é aberto no lado direito da tela mostrando todas as versões salvas. Cada entrada exibe a data, hora e o nome da pessoa que fez a alteração. - Visualize ou restaure uma versão
Clique nos três pontos ao lado de uma versão e selecione Restaurar para tornar essa versão o arquivo atual. Escolha Abrir arquivo para visualizar a versão sem restaurá-la. Você também pode selecionar Baixar para salvar uma cópia em seu computador local.
Método 2: Usando o Aplicativo Office para Desktop
- Abra o documento no aplicativo para desktop
Abra o arquivo compartilhado do Word, Excel ou PowerPoint do OneDrive clicando duas vezes nele no Explorador de Arquivos ou abrindo-o na lista de arquivos recentes do aplicativo Office. - Navegue até a tela de Informações
Clique em Arquivo no canto superior esquerdo e depois em Informações no menu esquerdo. - Abra o Histórico de Versões
Clique no botão Histórico de versões no centro da tela de Informações. Um painel é aberto à direita mostrando todas as versões salvas. - Selecione uma versão para restaurar
Clique em qualquer versão para abri-la em modo somente leitura. Para restaurar essa versão, clique em Restaurar no topo da janela de visualização da versão. O aplicativo salvará a versão restaurada como o arquivo atual.
Erros Comuns e Limitações ao Usar o Histórico de Versões
Não consigo ver a opção Histórico de Versões para um arquivo compartilhado
Se a opção Histórico de Versões estiver esmaecida ou ausente, provavelmente você tem apenas permissão de visualização no arquivo. O histórico de versões exige pelo menos acesso de leitura no nível do arquivo do OneDrive. Se o arquivo estiver em uma biblioteca de documentos do SharePoint, o proprietário da biblioteca pode ter restringido o histórico de versões a grupos de usuários específicos. Entre em contato com o proprietário do arquivo ou com o administrador de TI para ajustar as permissões.
Restaurar uma versão não aparece imediatamente para outros usuários
Depois de restaurar uma versão, o OneDrive sincroniza a alteração com todos os usuários que têm o arquivo aberto. Se outro usuário tiver o arquivo aberto em um aplicativo do Office, ele poderá ver uma notificação de que o arquivo foi atualizado. Peça para ele fechar e reabrir o arquivo para ver o conteúdo restaurado. No aplicativo para desktop, ele pode clicar em Arquivo > Informações > Histórico de versões e depois em Atualizar para ver a versão mais recente.
O histórico de versões não inclui alterações feitas offline
Se um usuário editar um arquivo enquanto estiver offline e as alterações forem sincronizadas depois, o OneDrive salva apenas a versão final sincronizada. Os salvamentos intermediários feitos offline não são registrados como versões separadas. Para garantir que todas as alterações sejam rastreadas, incentive os membros da equipe a trabalhar online quando possível ou a salvar com frequência após reconectar.
Arquivos excluídos perdem seu histórico de versões
Quando um documento compartilhado é excluído do OneDrive, todo o seu histórico de versões também é excluído. Se você precisar manter um registro das alterações, baixe uma cópia do arquivo antes de excluí-lo. Você também pode usar a lixeira do OneDrive para restaurar um arquivo excluído, o que restaura seu histórico de versões junto.
Histórico de Versões vs Coautoria: Principais Diferenças
| Item | Histórico de Versões | Coautoria |
|---|---|---|
| Propósito | Preservar e restaurar estados anteriores do arquivo | Permitir que vários usuários editem o mesmo arquivo simultaneamente |
| Quando se aplica | Após cada salvamento, independentemente de quantos usuários editam | Apenas quando vários usuários têm o arquivo aberto ao mesmo tempo |
| Ação do usuário necessária | Abrir manualmente o histórico de versões para restaurar | Automática quando os usuários salvam alterações enquanto outros editam |
| Tipos de arquivo suportados | Todos os tipos de arquivo que o OneDrive pode visualizar | Apenas arquivos do Office (Word, Excel, PowerPoint) |
| Período de retenção | 30 dias por padrão, configurável pelo TI | Sem limite de retenção |
O histórico de versões e a coautoria funcionam juntos. Quando duas pessoas editam um documento ao mesmo tempo, o OneDrive salva as alterações de cada pessoa como versões separadas se ocorrer um conflito. Você pode usar o histórico de versões para ver quais alterações foram feitas por cada pessoa e restaurar a versão que preferir.