Migrar arquivos de usuários para o OneDrive for Business por meio de uma migração cutover exige planejamento cuidadoso para minimizar perda de dados e tempo de inatividade. Uma migração cutover move todos os dados do usuário de um sistema de origem, como Google Drive ou Box, para o OneDrive em uma única operação em lote. Este artigo explica as etapas específicas que você deve seguir para preparar os usuários finais antes do início da migração e o que fazer imediatamente após a conclusão do cutover.
Principais Conclusões: Preparação do Usuário para Migração Cutover do OneDrive
- E-mail de comunicação enviado 7 dias antes do cutover: Notifique os usuários sobre a data da migração, o tempo de inatividade esperado e as ações necessárias para salvar arquivos não sincronizados.
- Verificação de tamanho e nome de arquivo: Os usuários devem remover arquivos com mais de 250 GB e renomear caminhos com mais de 400 caracteres para evitar falhas de sincronização.
- Lista de verificação pós-migração: Os usuários devem abrir o aplicativo de sincronização do OneDrive, confirmar que o Files On-Demand está ativado e verificar se todas as pastas aparecem.
O que uma Migração Cutover do OneDrive Faz e Por Que a Preparação do Usuário é Necessária
Uma migração cutover copia todos os arquivos do usuário da plataforma de origem para o OneDrive for Business em uma única passagem. O processo é executado ao longo de várias horas ou dias, dependendo do volume de dados. Durante a migração, os usuários não podem acessar seus arquivos de origem porque o sistema bloqueia a conta de origem. Após a conclusão da migração, os usuários fazem login no OneDrive e veem seus arquivos na nuvem.
A preparação do usuário evita três pontos comuns de falha. Primeiro, arquivos que excedem os limites do OneDrive nunca são transferidos. Segundo, usuários que não fazem backup de arquivos armazenados localmente perdem dados se a conta de origem for desprovisionada precocemente. Terceiro, usuários que não instalam o aplicativo de sincronização do OneDrive não podem acessar arquivos offline. A equipe de TI deve coordenar a comunicação, a limpeza de arquivos e a verificação pós-migração com cada usuário afetado.
O cronograma de preparação abrange duas semanas. A primeira semana cobre comunicação e inventário de arquivos. A segunda semana foca no treinamento do usuário e na migração propriamente dita. Este artigo aborda ambas as fases em detalhes.
Etapas para Preparar os Usuários para uma Migração Cutover do OneDrive
Siga estas etapas em ordem. Não pule nenhuma etapa. Ajuste o tempo com base no tamanho da sua organização.
Fase 1: Enviar Notificação Inicial 14 Dias Antes do Cutover
- Elabore o e-mail com a data da migração e a janela de inatividade
Informe a data e hora exatas em que o cutover começará. Exemplo: “Seus arquivos serão migrados a partir de sexta-feira, 24 de março, às 18h, horário local. Você não poderá acessar seus arquivos de origem desde esse momento até segunda-feira, 27 de março, às 8h.” Inclua a duração esperada em horas. - Liste as ações necessárias do usuário com prazos
Diga aos usuários para remover arquivos com mais de 250 GB, renomear pastas com caracteres especiais como # % & , e salvar quaisquer arquivos armazenados apenas no dispositivo local para a nuvem de origem antes do início da migração. Defina um prazo de 3 dias antes do cutover. - Inclua um link para um vídeo de treinamento curto ou PDF
Crie um vídeo de 3 minutos mostrando como abrir o OneDrive, fazer login e ativar o Files On-Demand. Hospede-o em sua intranet ou SharePoint. Forneça um link direto no e-mail. - Configure uma caixa de correio de suporte à migração
Crie uma caixa de correio compartilhada chamada migracao-onedrive@seudominio.com. Adicione-a ao e-mail para que os usuários possam fazer perguntas. Atribua dois funcionários de TI para monitorar a caixa de correio durante o horário comercial.
Fase 2: Limpeza e Backup de Arquivos 7 Dias Antes do Cutover
- Peça aos usuários para executar o script de inventário de arquivos
Distribua um script PowerShell ou uma lista de verificação manual que examine a pasta de origem do usuário em busca de arquivos que excedam os limites do OneDrive. O OneDrive suporta arquivos de até 250 GB e caminhos de até 400 caracteres. Os usuários devem excluir ou arquivar itens muito grandes. - Instrua os usuários a salvar arquivos apenas locais na nuvem de origem
Usuários que mantêm arquivos na área de trabalho ou na pasta Documentos devem enviá-los para a nuvem de origem antes do cutover. A migração copia apenas arquivos armazenados na nuvem de origem, não em discos rígidos locais. Dê um prazo específico: “Envie todos os arquivos locais até o final do dia de sexta-feira.” - Verifique se cada usuário tem uma licença válida do Microsoft 365
No centro de administração do Microsoft 365, vá para Cobrança > Licenças. Confirme se cada usuário atribuído ao cutover tem uma licença que inclua o OneDrive for Business. Licenças sem OneDrive fazem com que a migração falhe silenciosamente. - Execute uma migração de teste para 5 usuários piloto
Selecione 5 usuários que representem diferentes departamentos. Execute o cutover apenas para esses usuários. Verifique se todos os arquivos são transferidos e se as permissões de arquivo estão intactas. Corrija quaisquer erros antes da migração completa.
Fase 3: Dia do Cutover — Verificação Final e Comunicação
- Envie um e-mail de lembrete 2 horas antes do cutover
Repita a janela de inatividade. Peça aos usuários para salvar quaisquer arquivos abertos e sair do sistema de origem. Forneça o endereço da caixa de correio de suporte novamente. - Execute a migração cutover a partir do centro de administração
No centro de administração do Microsoft 365, vá para Centros de administração > Migração. Selecione o lote de migração cutover que você criou anteriormente. Clique em Iniciar migração. Monitore o progresso no painel de migração. - Notifique os usuários quando a migração for concluída
Envie um e-mail com o assunto “Seu OneDrive está pronto.” Inclua instruções passo a passo para fazer login no OneDrive, abrir o aplicativo de sincronização e verificar os arquivos. Defina a expectativa de que os arquivos podem levar até 24 horas para aparecer no aplicativo de sincronização devido à indexação.
Fase 4: Verificação Pós-Migração pelo Usuário
- Peça aos usuários para abrir o OneDrive e verificar o Files On-Demand
Os usuários clicam com o botão direito no ícone do OneDrive na bandeja do sistema, selecionam Configurações, vão para a guia Sincronização e backup e clicam em Configurações avançadas. Em Files On-Demand, confirme se “Economizar espaço e baixar arquivos conforme você os usa” está selecionado. Essa configuração evita que o disco rígido do usuário fique cheio. - Instrua os usuários a abrir 5 arquivos aleatórios
Os usuários devem abrir um documento do Office, um PDF, uma imagem, um arquivo de texto e um arquivo de uma pasta compartilhada. Se algum arquivo mostrar um X vermelho ou não abrir, o usuário deve reportá-lo à caixa de correio de suporte. - Configure o Movimento de Pastas Conhecidas do OneDrive para novos usuários
No centro de administração do OneDrive, vá para Sincronização > Movimento de Pastas Conhecidas. Ative a política para fazer backup automático das pastas Área de Trabalho, Documentos e Imagens. Esta etapa é opcional, mas recomendada para todos os novos usuários do OneDrive.
Erros Comuns dos Usuários Durante uma Migração Cutover do OneDrive
Usuários esquecem de salvar arquivos locais antes do cutover
O problema mais frequente é os usuários perderem arquivos armazenados apenas no disco rígido local. A migração cutover não toca nas pastas locais. Para recuperar esses arquivos, o usuário deve enviá-los manualmente para o OneDrive após a migração. Para evitar isso, envie um segundo lembrete 48 horas antes do cutover que diga especificamente “Arquivos no seu computador não são migrados.”
Arquivos com caracteres especiais no nome falham ao sincronizar
O OneDrive não sincroniza arquivos com caracteres como # % & { } \ : < > ? / | ” ~. Se um usuário tiver arquivos com esses caracteres, o log de migração registra um erro. O arquivo permanece no sistema de origem. Após a migração, o usuário deve renomear o arquivo no sistema de origem e, em seguida, enviá-lo manualmente para o OneDrive. Para evitar isso, execute uma varredura pré-migração que identifique arquivos com caracteres inválidos e peça aos usuários para renomeá-los.
Usuários não encontram pastas compartilhadas após a migração
As permissões de pastas compartilhadas nem sempre são transferidas em uma migração cutover. Se um usuário tinha acesso a uma pasta compartilhada no sistema de origem, ele deve ser reconvidado no OneDrive. Após a migração, a equipe de TI deve executar um relatório de permissões a partir do centro de administração do OneDrive e recompartilhar quaisquer pastas ausentes. Os usuários devem verificar sua lista “Compartilhado comigo” no OneDrive e relatar itens ausentes.
| Item | Antes do Cutover (Dia -7) | Após o Cutover (Dia 0) |
|---|---|---|
| Local de armazenamento de arquivos | Nuvem de origem + disco rígido local | Apenas nuvem do OneDrive |
| Limite de tamanho de arquivo | Depende do sistema de origem | 250 GB por arquivo |
| Limite de comprimento do caminho | Depende do sistema de origem | 400 caracteres |
| Caracteres especiais permitidos | Pode permitir # % & | Não permitido |
| Permissões de pastas compartilhadas | Ativas no sistema de origem | Devem ser reconvidadas |
| Configuração do Files On-Demand | Não aplicável | Deve ser ativada manualmente |
Agora você tem um plano completo de preparação do usuário para uma migração cutover do OneDrive. Comece com o e-mail de comunicação de 14 dias, execute a lista de verificação de limpeza de arquivos e finalize com as etapas de verificação pós-migração. Para sua próxima migração, considere usar uma migração em estágios em vez de um cutover se sua organização tiver mais de 500 usuários ou arquivos com mais de 1 TB no total. A abordagem em estágios reduz o tempo de inatividade movendo os usuários em grupos menores.