Oficiais de compliance frequentemente precisam resumir políticas corporativas extensas em resumos claros e concisos para as partes interessadas. Revisar manualmente um documento de política de 50 páginas para extrair obrigações, prazos e riscos é demorado e sujeito a erros. O Copilot pode gerar resumos precisos a partir dos documentos de política da sua organização se você usar os padrões de prompt corretos. Este artigo explica como estruturar prompts para resumos de políticas de compliance, incluindo padrões para escopo, público e identificação de riscos.
Principais Conclusões: Padrões de Prompt para Resumos de Políticas de Compliance
- Padrão Função + Escopo + Formato: Especifique “Você é um oficial de compliance”, defina o escopo da política e o formato de saída, como um resumo de uma página.
- Padrão de extração de riscos e prazos: Adicione “Liste todos os prazos regulatórios e obrigações de alto risco” para obter itens de compliance acionáveis.
- Padrão de tom específico para o público: Use “Escreva este resumo para gerentes de departamento” ou “Escreva este resumo para auditores externos” para controlar a linguagem e o nível de detalhe.
O Que São Padrões de Prompt do Copilot para Resumos de Políticas
Um padrão de prompt é uma estrutura reutilizável que diz ao Copilot exatamente o que fazer com seu documento. Para resumos de políticas de compliance, o padrão inclui três elementos: a função que o Copilot deve assumir, o escopo da política e o formato de saída desejado. Sem um padrão, o Copilot pode retornar um resumo genérico que perde detalhes críticos de compliance, como referências regulatórias ou ações de execução.
Os padrões mais eficazes para trabalho de compliance são construídos sobre a estrutura Função-Persona-Escopo-Formato. Essa estrutura força você a definir para quem é o resumo, em qual parte da política focar e como deve ser a saída final. Por exemplo, um prompt que diz “Resuma esta política” é muito vago. Um prompt que diz “Você é um oficial de compliance revisando a Política de Privacidade de Dados. Resuma apenas as seções sobre retenção de dados e notificação de violação. Gere uma lista com marcadores de obrigações e prazos” produz um resultado direcionado.
Pré-requisitos para usar esses padrões incluem ter o Copilot para Microsoft 365 habilitado com acesso aos dados do Microsoft Graph. Seus documentos de política devem estar armazenados no SharePoint, OneDrive ou anexados a uma conversa do Microsoft 365. O Copilot pode ler PDF, DOCX, TXT e outros formatos de arquivo comuns.
Padrões de Prompt Principais para Resumos de Políticas de Compliance
Os padrões a seguir cobrem as tarefas mais comuns de resumo de compliance. Cada padrão inclui um modelo e um exemplo real.
Padrão 1: Resumo Baseado em Função com Extração de Riscos
Este padrão atribui uma função específica ao Copilot e solicita itens relacionados a riscos. Use-o quando precisar identificar obrigações, violações ou penalidades descritas em uma política.
Modelo:
“Você é um oficial de compliance. Resuma a [Nome da Política] anexada. Foque em [seções específicas]. Liste todas as obrigações, prazos e penalidades. Gere como uma tabela com colunas: Obrigação, Prazo, Penalidade por Não Conformidade.”
Exemplo:
“Você é um oficial de compliance. Resuma o Código de Conduta anexado. Foque nas seções sobre presentes e entretenimento, conflitos de interesse e denúncias. Liste todas as obrigações, prazos e penalidades. Gere como uma tabela com colunas: Obrigação, Prazo, Penalidade por Não Conformidade.”
Padrão 2: Resumo Adaptado ao Público
Este padrão ajusta a linguagem e o nível de detalhe com base em quem lerá o resumo. Use-o quando a mesma política precisar ser comunicada a grupos diferentes.
Modelo:
“Você é um oficial de compliance. Resuma a [Nome da Política] anexada para [público]. Use linguagem [tom]. Inclua apenas [itens específicos]. Gere como um memorando de uma página.”
Exemplo:
“Você é um oficial de compliance. Resuma a Política de Privacidade de Dados anexada para gerentes de departamento. Use linguagem simples. Inclua apenas regras de tratamento de dados e obrigações de relatório. Gere como um memorando de uma página com uma seção de resumo e uma seção de itens de ação.”
Padrão 3: Resumo Comparativo Entre Múltiplas Políticas
Este padrão compara duas ou mais políticas para destacar diferenças. Use-o quando políticas forem atualizadas ou quando precisar reconciliar regras conflitantes.
Modelo:
“Você é um oficial de compliance. Compare a [Política A] e a [Política B] anexadas. Foque em [tópico específico]. Gere uma tabela com colunas: Tópico, Requisito da Política A, Requisito da Política B, Conflito.”
Exemplo:
“Você é um oficial de compliance. Compare a Política de Retenção de Dados v2023 e a Política de Retenção de Dados v2024 anexadas. Foque nos períodos de retenção para registros de clientes e gatilhos de exclusão. Gere uma tabela com colunas: Tópico, Requisito 2023, Requisito 2024, Conflito.”
Padrão 4: Resumo de Alinhamento Regulatório
Este padrão verifica se uma política está alinhada com uma regulamentação específica. Use-o para análise de lacunas ou preparação para auditoria.
Modelo:
“Você é um oficial de compliance. Compare a [Nome da Política] anexada com o [Nome da Regulamentação]. Identifique lacunas onde a política não atende aos requisitos regulatórios. Gere uma tabela com colunas: Cláusula da Regulamentação, Requisito da Política, Lacuna, Recomendação.”
Exemplo:
“Você é um oficial de compliance. Compare a Política de Gerenciamento de Fornecedores anexada com o Artigo 28 do GDPR sobre processadores de dados. Identifique lacunas onde a política não atende aos requisitos regulatórios. Gere uma tabela com colunas: Cláusula da Regulamentação, Requisito da Política, Lacuna, Recomendação.”
Erros Comuns ao Usar o Copilot para Resumos de Políticas
O Copilot Retorna um Resumo Genérico Demais
Isso acontece quando o prompt não tem uma função ou escopo específico. A solução é adicionar “Você é um oficial de compliance” e nomear as seções exatas a serem resumidas. Por exemplo, em vez de “Resuma esta política”, use “Resuma a Política de Segurança de TI anexada. Foque nas seções de controle de acesso e resposta a incidentes.”
O Copilot Omite Prazos ou Penalidades
O modo de resumo padrão não extrai dados estruturados como datas ou penalidades monetárias. Para corrigir isso, peça explicitamente prazos e penalidades no formato de saída. Use a frase “Liste todas as obrigações, prazos e penalidades. Gere como uma tabela.”
O Copilot Usa Terminologia Inconsistente Entre Resumos
Se você executar vários resumos, o Copilot pode usar termos diferentes para o mesmo conceito, como “funcionário” em um resumo e “colaborador” em outro. Para padronizar, inclua uma instrução de glossário no seu prompt. Adicione “Use os termos definidos no documento da política. Não substitua termos por sinônimos.”
O Copilot Não Consegue Acessar o Documento da Política
Se o Copilot disser que não pode encontrar o documento, o arquivo pode não estar armazenado em um local que o Copilot possa ler. Carregue a política no SharePoint ou OneDrive. Alternativamente, copie o texto relevante diretamente no prompt do chat. O Copilot funciona melhor com arquivos de até 50 páginas.
Comparação de Padrões de Prompt: Baseado em Função vs. Adaptado ao Público vs. Alinhamento Regulatório
| Item | Baseado em Função com Extração de Riscos | Adaptado ao Público | Alinhamento Regulatório |
|---|---|---|---|
| Caso de uso principal | Extrair obrigações e penalidades de uma única política | Comunicar a política para diferentes grupos | Verificar a política contra uma regulamentação |
| Elemento chave do prompt | “Liste todas as obrigações, prazos e penalidades” | “Escreva este resumo para [público]” | “Compare com [Nome da Regulamentação]” |
| Formato de saída | Tabela com Obrigação, Prazo, Penalidade | Memorando de uma página ou lista com marcadores | Tabela com Cláusula da Regulamentação, Lacuna, Recomendação |
| Melhor para | Preparação de auditoria, avaliação de riscos | Treinamento de funcionários, briefings de gerentes | Análise de lacunas, revisões de conformidade regulatória |
| Número de políticas | Uma | Uma | Uma política mais uma regulamentação |
Agora você pode usar o Copilot para gerar resumos de políticas precisos e acionáveis aplicando a estrutura Função-Persona-Escopo-Formato. Comece com o padrão baseado em função para extração de riscos e obtenha uma tabela estruturada de obrigações e prazos. Para comunicação mais ampla, use o padrão adaptado ao público para ajustar linguagem e detalhes. Um próximo passo prático é testar o padrão de alinhamento regulatório com a política mais frequentemente atualizada da sua organização contra uma regulamentação relevante como GDPR ou SOX. Salve seus prompts mais eficazes como modelos de prompt do Copilot no Microsoft 365 Copilot para reutilização durante auditorias trimestrais.