Você pode ter uma pasta de trabalho do Excel que busca dados de outro arquivo, banco de dados ou web. Quando os dados de origem mudam, você precisa decidir quando sua pasta de trabalho será atualizada. Este artigo explica a diferença entre os modos de atualização automática e manual para dados vinculados. Você aprenderá a definir o método de atualização preferido para diferentes tipos de conexão de dados.
Principais Conclusões: Controlando a Atualização de Dados no Excel
- Dados > Consultas e Conexões > Atualizar Tudo: Escolha atualizar todas as conexões agora ou configurá-las para atualizar automaticamente ao abrir o arquivo.
- Dados > caixa de diálogo Propriedades: Controla o comportamento de atualização de uma consulta ou conexão selecionada, incluindo atualização em segundo plano e frequência.
- Arquivo > Opções > Avançado > Cálculo da Pasta de Trabalho: Recalcular fórmulas manualmente com F9 pode atualizar alguns tipos de vínculos de pasta de trabalho.
Entendendo Conexões de Dados e Modos de Atualização
O Excel pode se conectar a fontes de dados externas, como outras pastas de trabalho, bancos de dados SQL ou páginas web. Essas conexões geralmente são gerenciadas como Consultas por meio do Power Query. Cada conexão possui propriedades que determinam como obter novos dados. Os dois modos principais são atualização automática e manual. A atualização automática pode ocorrer ao abrir o arquivo ou em intervalos definidos. A atualização manual exige que você inicie a atualização. Sua escolha depende do tamanho dos dados, estabilidade da fonte e necessidades de desempenho. Conjuntos de dados grandes ou fontes lentas geralmente funcionam melhor com atualização manual para evitar atrasos.
Tipos de Dados Vinculados
Vínculos com outras pastas de trabalho do Excel usam fórmulas de célula simples. Eles são atualizados com base nas configurações de cálculo da sua pasta de trabalho. Dados importados via Power Query ou de bancos de dados usam uma estrutura de conexão diferente. Essas conexões oferecem mais controle sobre o tempo e o comportamento da atualização. Consultas web também se enquadram nessa categoria. É importante saber qual tipo de vínculo você possui, pois os métodos de controle diferem.
Passos para Definir Atualização Automática ou Manual
O centro de controle principal para configurações de atualização é o painel Consultas e Conexões. Use estas etapas para configurar suas atualizações de dados.
- Abra o painel Consultas e Conexões
Vá para a guia Dados na faixa de opções. No grupo Consultas e Conexões, clique no botão Consultas e Conexões. Um painel será aberto no lado direito da janela listando todas as conexões. - Acesse as propriedades da conexão
No painel Consultas e Conexões, clique com o botão direito no nome da consulta ou conexão que deseja configurar. No menu de contexto, selecione Propriedades. A caixa de diálogo Propriedades da Conexão será exibida. - Configure o controle de atualização
Na caixa de diálogo Propriedades da Conexão, observe a guia Uso. Você verá caixas de seleção importantes. Marque “Atualizar dados ao abrir o arquivo” para atualizações automáticas ao abrir. Desmarque para forçar apenas a atualização manual. Você também pode marcar “Atualizar a cada X minutos” para definir um intervalo de atualizações automáticas enquanto a pasta de trabalho estiver aberta. - Aplique e teste as configurações
Clique em OK para salvar as propriedades. Para atualizar manualmente esta conexão individual, clique com o botão direito no nome dela no painel novamente e selecione Atualizar. Para atualizar todas as conexões de uma vez, vá para a guia Dados e clique no botão Atualizar Tudo.
Controlando a Atualização de Vínculos de Pasta de Trabalho
Para vínculos simples com outros arquivos do Excel, o controle é diferente. Esses vínculos são atualizados com base nas configurações de cálculo.
- Abra a pasta de trabalho com vínculos
Abra a pasta de trabalho de destino que contém fórmulas vinculadas a outros arquivos do Excel. - Navegue até as configurações de vínculo
Vá para a guia Dados. No grupo Consultas e Conexões, clique no botão Editar Vínculos. Se o botão estiver esmaecido, sua pasta de trabalho não possui vínculos externos editáveis. - Defina o método de atualização
Na caixa de diálogo Editar Vínculos, selecione uma fonte na lista. Clique no botão “Aviso ao Iniciar”. Escolha “Não exibir o alerta e não atualizar vínculos automáticos” para forçar atualizações manuais. Escolha a opção de atualizar vínculos ao abrir para comportamento automático. Clique em OK para confirmar.
Erros Comuns e Limitações
Atualização em Segundo Plano Causa Lentidão
A caixa de diálogo Propriedades da Conexão tem a opção “Habilitar atualização em segundo plano”. Isso permite que você trabalhe no Excel enquanto os dados são atualizados. Para consultas muito grandes, isso ainda pode tornar o Excel lento ou sem resposta. Se você sentir lentidão, tente desabilitar a atualização em segundo plano. A atualização será executada em primeiro plano, bloqueando o Excel até ser concluída, mas pode ser mais estável.
Fórmulas Não Atualizam Após a Atualização de Dados
Atualizar uma conexão importa novos dados brutos. Quaisquer fórmulas em sua pasta de trabalho que usam esses dados podem precisar recalcular. Se você tiver o cálculo definido como Manual, as fórmulas mostrarão resultados antigos. Pressione F9 para forçar o cálculo completo da pasta de trabalho após uma atualização de dados. Você pode definir o cálculo como Automático em Fórmulas > Opções de Cálculo.
Dados Ausentes Após a Atualização
Se sua tabela atualizada tiver menos linhas, verifique a origem. A conexão obtém os dados atualmente na origem. Se a consulta ou o filtro de origem mudou, seus resultados mudarão. Isso não é um erro nas configurações de atualização. Revise as etapas do Power Query clicando com o botão direito na consulta e selecionando Editar.
Atualização Automática vs Manual: Principais Diferenças
| Item | Atualização Automática | Atualização Manual |
|---|---|---|
| Gatilho de Atualização | Ao abrir o arquivo ou em intervalos programados | Usuário clica em Atualizar ou pressiona um atalho |
| Impacto no Desempenho | Pode causar abertura mais lenta da pasta de trabalho | Sem atraso ao abrir; usuário controla quando o sistema está ocupado |
| Atualidade dos Dados | Garante que os dados estejam atualizados ao abrir ou regularmente | Risco de trabalhar com informações desatualizadas |
| Melhor Para | Conjuntos de dados pequenos, fontes estáveis, relatórios que precisam de dados recentes | Consultas grandes, fontes voláteis, pastas de trabalho compartilhadas |
| Local do Controle | Caixa de diálogo Propriedades da Conexão, guia Uso | Faixa de opções da guia Dados ou painel Consultas e Conexões |
Agora você pode escolher quando sua pasta de trabalho do Excel atualiza suas informações vinculadas. Use a atualização automática para painéis que devem mostrar dados atuais no início de uma reunião. Use a atualização manual para modelos grandes onde você deseja controlar o tempo de processamento. Para controle avançado, explore o grupo Dados > Obter e Transformar Dados para editar etapas do Power Query e transformar dados antes de inseri-los em sua planilha.