Você precisa de um backup confiável de cada e-mail enviado do Outlook. Adicionar manualmente seu próprio endereço no campo CCO para cada mensagem é tedioso e fácil de esquecer. O Outlook pode enviar automaticamente uma cópia oculta para você em toda mensagem enviada. Este artigo explica como configurar essa regra automática de CCO para um arquivo completo de e-mails enviados.
Principais Conclusões: Enviar CCO Automaticamente para Si Mesmo no Outlook
- Regras e Alertas > Nova Regra > Aplicar regra em mensagens que eu envio: Cria uma ação automática que adiciona seu endereço na linha CCO de cada novo e-mail.
- Etapa 3: Selecionar condição > Avançar (sem selecionar nada): Configura a regra para ser executada em todas as mensagens enviadas, sem exceções.
- Etapa 1: Selecionar ação > ‘enviar uma cópia para pessoas ou grupo público’: A ação principal que coloca seu endereço de e-mail no campo CCO ao enviar.
Como Funciona a Regra Automática de CCO
O recurso de Regras do Outlook pode processar mensagens conforme você as envia. Uma regra com a condição ‘enviada por mim’ e a ação ‘enviar uma cópia’ interceptará seu e-mail de saída. Ela adiciona seu endereço de e-mail especificado ao campo CCO instantes antes da mensagem ser transmitida ao servidor de e-mail.
Esse processo ocorre instantânea e invisivelmente. O destinatário CCO, que é você, não aparecerá no cabeçalho da mensagem para nenhum outro destinatário. A regra é executada no seu cliente Outlook local ou no Exchange Online, se você usar uma conta de trabalho do Microsoft 365 com regras do lado do servidor ativadas. Você precisa de uma conta de e-mail principal configurada no Outlook para criar essa regra.
Passos para Criar a Regra Automática de CCO
Siga estes passos para configurar uma regra que sempre envia uma cópia CCO para você mesmo. Os passos são idênticos para o Outlook como parte do Microsoft 365 e para o aplicativo autônomo Outlook 2021 ou 2019.
- Abra a caixa de diálogo Regras e Alertas
Na faixa de opções do Outlook, vá para a guia Página Inicial. Clique no botão Regras no grupo Mover e selecione Gerenciar Regras e Alertas. - Comece a criar uma nova regra
Na caixa de diálogo Regras e Alertas, clique no botão Nova Regra. Isso abre o Assistente de Regras. - Selecione o modelo de regra
Em ‘Começar de uma regra em branco’, selecione ‘Aplicar regra em mensagens que eu envio’. Clique em Avançar para prosseguir. - Pule a seleção de condições
Não marque nenhuma caixa na lista de condições. Isso faz com que a regra se aplique a todos os e-mails que você enviar. Clique em Avançar. Uma caixa de diálogo perguntará se você deseja executar a regra em todas as mensagens. Clique em Sim. - Escolha a ação de CCO
Na lista ‘O que você quer fazer com a mensagem?’, marque a caixa ‘enviar uma cópia para pessoas ou grupo público’. No painel Etapa 2 na parte inferior, clique no texto sublinhado ‘pessoas ou grupo público’. - Selecione seu próprio endereço de e-mail
Na caixa de diálogo Endereço da Regra, selecione seu próprio endereço de e-mail na lista de endereços ou digite-o no campo ‘Para’. Clique em OK. O endereço aparecerá no painel Etapa 2. Clique em Avançar. - Adicione exceções, se desejar
Você pode adicionar exceções, se necessário, como excluir mensagens com palavras específicas no assunto. Para um backup universal, não adicione exceções. Clique em Avançar. - Finalize a configuração da regra
Dê um nome descritivo à regra, como ‘CCO para mim mesmo (backup)’. Certifique-se de que a caixa ‘Ativar esta regra’ esteja marcada. Clique em Concluir e depois em OK para fechar a caixa de diálogo Regras e Alertas.
Verificando se a Regra Funciona
Envie um e-mail de teste para um colega ou para uma conta de e-mail secundária sua. Após o envio, verifique sua Caixa de Entrada ou a pasta que você especificou para itens enviados. Você deve receber a cópia CCO do e-mail que acabou de enviar. A mensagem original enviada na pasta Itens Enviados não mostrará seu endereço no campo CCO, mas a cópia que você recebeu mostrará.
Erros Comuns e Limitações
A Regra Não é Executada em Contas Específicas
As regras do lado do cliente do Outlook geralmente são executadas apenas para o perfil de e-mail no qual foram criadas. Se você tiver várias contas em um perfil do Outlook, a regra geralmente se aplica a todas. Para contas do Exchange Online, você pode criar uma regra do lado do servidor no Outlook na web. Acesse outlook.office.com, vá em Configurações > Mail > Regras e crie uma nova regra com condições e ações semelhantes.
Cópias CCO Enchem Sua Caixa de Entrada
Receber uma cópia de cada e-mail enviado pode sobrecarregar sua Caixa de Entrada principal. Você pode modificar a regra para arquivar essas cópias automaticamente. Ao escolher a ação na Etapa 5, marque também ‘mover uma cópia para a pasta especificada’. Selecione uma pasta dedicada, como ‘Meu Backup de Enviados’. Isso mantém sua Caixa de Entrada organizada enquanto preserva o arquivo.
A Regra Interfere com Outras Ações de E-mail
Se você tiver outras regras para classificar ou processar e-mails enviados, a ordem das regras é importante. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, use os botões de seta para cima e para baixo para priorizar. A regra de CCO deve ser executada antes de qualquer regra que mova ou exclua a mensagem enviada da pasta Itens Enviados.
Regras de CCO do Lado do Cliente vs. do Lado do Servidor
| Item | Regra do Cliente Outlook Desktop | Regra do Servidor Exchange Online |
|---|---|---|
| Onde é executada | Apenas no computador onde o Outlook está aberto e em execução | No servidor do Microsoft 365, funciona de qualquer dispositivo |
| Gatilho de processamento | Quando você clica em Enviar no aplicativo Outlook | Quando o servidor recebe a mensagem de saída |
| Dependência de dispositivo | A regra só funciona se aquele PC específico estiver ligado e o Outlook aberto | Funciona para e-mails enviados do Outlook desktop, web ou mobile |
| Gerenciamento da regra | Arquivo > Gerenciar Regras e Alertas no Outlook desktop | Configurações > Mail > Regras no Outlook na web |
| Escopo do backup | Apenas e-mails enviados dessa instância do Outlook | Todos os e-mails enviados da sua conta, independentemente do cliente |
Agora você pode arquivar automaticamente todos os e-mails que enviar, colocando-se em CCO. Isso cria um backup confiável e pesquisável em sua caixa de correio. Para uma configuração mais avançada, crie uma regra do lado do servidor no Outlook na web para garantir backups mesmo quando o aplicativo desktop estiver fechado. Use a ação ‘mover uma cópia para a pasta especificada’ em sua regra para direcionar todas as cópias CCO para uma pasta dedicada, mantendo sua Caixa de Entrada organizada.