Suas regras do Outlook só funcionam quando seu computador específico está ligado e o Outlook está aberto. Isso acontece porque as regras são armazenadas localmente na sua máquina. Elas são chamadas de regras apenas do cliente.
Regras que rodam no servidor de e-mail funcionam de qualquer dispositivo. Este artigo explica a diferença entre os dois tipos de regra. Você aprenderá como converter regras locais em regras do servidor no Outlook.
Principais Conclusões: Ativando Regras do Servidor
- Arquivo > Informações > Gerenciar Regras e Alertas > Servidor: A caixa de diálogo principal para verificar se uma regra está configurada como apenas do cliente.
- Edição da descrição da regra: Remover ações como “exibir um alerta na área de trabalho” ou “imprimir” pode permitir que uma regra rode no servidor.
- Outlook na web: Regras criadas aqui são sempre do servidor e funcionarão independentemente do status do seu Outlook desktop.
Por que as Regras do Outlook São Limitadas a Um Computador
As regras do Outlook operam em dois locais distintos: no servidor Microsoft Exchange ou localmente no seu PC Windows. As regras do servidor são processadas pelo servidor de e-mail da sua organização no momento em que uma mensagem chega. Elas funcionam independentemente do dispositivo que você usa para verificar seu e-mail.
As regras apenas do cliente são armazenadas em um arquivo no disco rígido do seu computador, normalmente dentro do seu perfil do Outlook. O Outlook precisa estar em execução naquela máquina específica para executá-las. Se o seu laptop estiver fechado ou o Outlook não estiver aberto, essas regras não processarão os e-mails recebidos.
O Que Força uma Regra a Ser Apenas do Cliente
Certas ações de regra exigem acesso aos recursos locais do computador. O servidor Exchange não pode executar essas ações, então o Outlook designa automaticamente qualquer regra que as contenha como apenas do cliente. Exemplos comuns incluem reproduzir um som, exibir um alerta na área de trabalho, mover uma mensagem para uma pasta em um arquivo PST local ou imprimir a mensagem. Regras que trabalham com mensagens já na sua caixa de entrada também costumam ser apenas do cliente.
Passos para Converter Regras para Rodar no Servidor
Siga estes passos para verificar suas regras e modificá-las para rodar no servidor Exchange. Você precisa de uma conta Exchange ou Microsoft 365 para que isso funcione.
- Abra o Gerenciador de Regras
No Outlook, vá em Arquivo > Informações. Clique no botão Gerenciar Regras e Alertas. Isso abre a caixa de diálogo Regras e Alertas. - Identifique Regras Apenas do Cliente
Observe a lista de suas regras. Qualquer regra que tenha “apenas do cliente” exibido na seção Descrição da Regra na parte inferior só será executada neste computador. Selecione uma dessas regras. - Edite a Descrição da Regra
Clique no botão Alterar Regra na parte superior e selecione Editar Configurações da Regra. Isso inicia o Assistente de Regras. Clique em Avançar para percorrer as condições até chegar à tela de seleção de ações. - Remova Ações Incompatíveis com o Servidor
Na lista de ações, desmarque aquelas que forçam a regra a ser apenas do cliente. Isso inclui “exibir um alerta na área de trabalho”, “reproduzir um som” ou “imprimir”. Se a ação for “mover uma cópia para a pasta especificada”, certifique-se de que a pasta seja uma pasta de caixa de correio, não um arquivo de Pastas Pessoais (.pst). - Conclua e Salve a Regra
Clique em Avançar, defina as exceções e dê um nome à regra. Clique em Concluir. O texto “apenas do cliente” deve desaparecer da descrição da regra, indicando que ela pode rodar no servidor.
Criando Novas Regras do Servidor no Outlook na Web
Um método garantido para criar regras do servidor é usar o Outlook na web. As regras criadas aqui são sempre processadas pelo servidor Exchange.
- Faça login no Outlook na Web
Abra seu navegador e acesse outlook.office.com. Faça login com sua conta corporativa ou de estudante. - Acesse as Configurações de E-mail
Clique no ícone de engrenagem no canto superior direito para abrir as Configurações. Na barra de pesquisa na parte superior do painel de Configurações, digite “regras” e selecione E-mail > Regras. - Adicione uma Nova Regra
Clique em “+ Adicionar nova regra”. Dê um nome à regra, defina a condição e escolha uma ação como “Mover para” uma pasta. Clique em Salvar. Essa regra agora será executada independentemente do seu Outlook desktop.
Se Suas Regras Ainda Não Rodarem no Servidor
Regra se Aplica a Mensagens “Onde Meu Nome Está na Caixa Para”
Essa condição específica geralmente é processada no lado do cliente. Para uma regra do servidor mais confiável, tente usar a condição “enviado apenas para mim” no Outlook na web ou use uma condição diferente, como verificar palavras específicas no assunto.
Movendo Mensagens para uma Pasta Pública ou Caixa de Correio Compartilhada
As regras do servidor geralmente podem mover itens para pastas na sua caixa de correio principal. Mover itens para certas pastas públicas ou caixas de correio compartilhadas delegadas pode reverter a regra para apenas do cliente. Verifique se a pasta de destino está dentro da hierarquia da sua própria caixa de correio.
Outlook está no Modo Offline ou o Modo Cache do Exchange está Desabilitado
Para que o Outlook se comunique adequadamente com o Exchange sobre as alterações nas regras do servidor, é necessária uma conexão ativa. Certifique-se de estar online. Vá em Arquivo > Configurações de Conta > Configurações de Conta, clique duas vezes na sua conta Exchange e verifique se “Usar Modo Cache do Exchange” está marcado para obter o melhor desempenho.
Regras Apenas do Cliente vs. Regras do Servidor: Principais Diferenças
| Item | Regras Apenas do Cliente | Regras do Servidor |
|---|---|---|
| Local de Armazenamento | Arquivo local no PC Windows | Servidor Microsoft Exchange |
| Requisito de Execução | Outlook deve estar em execução no PC específico | Nenhum dispositivo ou aplicativo específico necessário |
| Ações Comuns | Reproduzir som, exibir alerta na área de trabalho, imprimir, mover para arquivo PST | Mover para pasta da caixa de correio, encaminhar, excluir, sinalizar, marcar como lido |
| Método de Criação | Assistente de Regras do Outlook desktop | Outlook desktop ou Outlook na web |
| Velocidade de Processamento | Processa quando o Outlook verifica novos e-mails | Processa instantaneamente quando o e-mail chega ao servidor |
Agora você pode garantir que sua organização importante de e-mails funcione o tempo todo. Verifique o Gerenciador de Regras para tags “apenas do cliente” e edite essas regras. Para novas regras que você sempre deseja no servidor, crie-as diretamente no Outlook na web. Uma dica avançada é usar o recurso Executar Regras Agora no Gerenciador de Regras para processar manualmente mensagens antigas com suas regras do servidor recém-convertidas.