Você precisa imprimir automaticamente e-mails específicos ao chegarem na sua caixa de entrada do Outlook. Isso é comum para processar pedidos, faturas ou confirmações de envio. O recurso de regras do Outlook pode acionar uma ação de impressão com base em critérios do e-mail. Este guia explica como configurar uma regra de caixa de entrada para imprimir mensagens recebidas sem intervenção manual.
Principais Conclusões: Imprimindo E-mails Automaticamente no Outlook
- Caixa de diálogo Regras e Alertas: Crie uma regra com a ação “imprimir” para enviar e-mails qualificados diretamente para a impressora padrão.
- Seleção de condição: Defina quais e-mails acionam a regra usando critérios como remetente, linha de assunto ou palavras específicas no corpo.
- Executar esta regra agora em mensagens já na Caixa de Entrada: Aplique sua nova regra de impressão a mensagens existentes para processamento imediato.
Entendendo a Ação de Regra de Impressão do Outlook
As regras do Outlook são fluxos de trabalho automatizados que executam ações em e-mails que atendem a determinadas condições. A ação “imprimir” é uma opção padrão disponível no Assistente de Regras. Ao criar uma regra com essa ação, o Outlook abrirá a mensagem selecionada e a enviará para a impressora padrão do Windows assim que a regra processá-la.
Este recurso funciona com qualquer impressora definida como padrão no Windows. Você deve ter o Outlook em execução, seja em primeiro plano ou minimizado, para que as regras processem novos e-mails. As regras que imprimem e-mails funcionam com contas POP, IMAP e Microsoft Exchange. A saída impressa usa as configurações de impressão padrão atuais para e-mails no Outlook.
Passos para Criar uma Regra que Imprime E-mails Recebidos
Siga estes passos para criar uma regra que imprima automaticamente e-mails de um remetente específico ou com determinado conteúdo.
- Abra a caixa de diálogo Regras e Alertas
No Outlook, vá para a guia Arquivo na faixa de opções. Selecione Gerenciar Regras e Alertas. Clique no botão Nova Regra para iniciar o Assistente de Regras. - Escolha um modelo de regra
No assistente, selecione “Aplicar regra às mensagens que recebo” em Iniciar a partir de uma regra em branco. Clique em Avançar para prosseguir para as condições. - Selecione suas condições
Marque as caixas das condições que seus e-mails alvo devem atender. Por exemplo, marque “de pessoas ou grupo público” para imprimir e-mails de um remetente específico. Você também pode usar “com palavras específicas no assunto” ou “com palavras específicas no corpo”. Clique em Avançar após selecionar. - Defina os valores das condições
No painel de edição inferior, clique no link do valor sublinhado, como “pessoas ou grupo público” ou “palavras específicas”. Digite o endereço de e-mail, nome ou palavra-chave exatos. Clique em Adicionar e depois em OK. Clique em Avançar para continuar. - Escolha a ação de impressão
Na lista de seleção de ações, encontre e marque a caixa para “imprimir”. Esta é a ação que imprimirá automaticamente o e-mail. Clique em Avançar. - Adicione exceções, se desejar
Na próxima tela, você pode adicionar exceções, como “exceto se o assunto contiver” certas palavras. Se não for necessário, clique em Avançar sem marcar nenhuma caixa. - Nomeie e finalize a regra
Digite um nome descritivo para sua regra, como “Imprimir faturas do fornecedor”. Certifique-se de que a caixa “Ativar esta regra” esteja marcada. Marque a caixa “Executar esta regra agora em mensagens já na Caixa de Entrada” se quiser imprimir e-mails existentes que correspondam. Clique em Concluir para salvar e ativar a regra.
Erros Comuns e Limitações a Evitar
A regra não imprime nenhum e-mail
Se nenhuma impressão ocorrer, primeiro verifique se o Outlook está em execução. As regras só processam quando o Outlook está ativo. Verifique se as condições da regra estão corretas clicando com o botão direito em uma mensagem que deveria ser impressa, selecionando Regras e escolhendo “Executar Regras Agora”. Selecione sua regra de impressão e clique em Executar Agora. Se imprimir, a regra está correta, mas pode não estar processando automaticamente devido ao Outlook estar fechado ou às regras estarem pausadas.
O Outlook imprime todos os e-mails, não apenas os alvo
Isso acontece quando as condições da regra são muito amplas ou configuradas incorretamente. Edite a regra indo em Arquivo > Gerenciar Regras e Alertas. Selecione a regra e clique em Alterar Regra > Editar Configurações da Regra. Revise a etapa de condição e certifique-se de que os valores sublinhados estejam especificados. Uma regra sem condições específicas se aplicará a todas as mensagens recebidas.
O formato do e-mail impresso está incorreto
A regra de impressão usa o estilo de impressão de e-mail padrão. Para alterar isso, vá em Arquivo > Imprimir. Na caixa de diálogo Imprimir, clique no botão Opções de Impressão. Em Estilo de impressão, selecione um estilo diferente, como Memorando ou Estilo de Tabela. Clique no botão Configurar Página para mais controles de formatação. Clique em OK e depois em Cancelar. Isso define o novo estilo como padrão para futuras impressões baseadas em regras.
Regra de Impressão vs Impressão Manual: Principais Diferenças
| Item | Regra de Impressão Automática | Impressão Manual |
|---|---|---|
| Gatilho | Chegada de e-mail atendendo a condições específicas | Usuário seleciona o e-mail e clica em Imprimir |
| Momento | Imediato após o recebimento | Quando o usuário decidir |
| Seleção de Impressora | Usa apenas a impressora padrão do Windows | Pode escolher qualquer impressora instalada |
| Configurações de Impressão | Usa o estilo de impressão de e-mail padrão | Configurações podem ser ajustadas por trabalho de impressão |
| Estado do Outlook Necessário | Outlook deve estar em execução | Outlook deve estar aberto e ativo |
Agora você pode imprimir automaticamente e-mails críticos ao chegarem no Outlook. Teste a regra enviando a si mesmo uma mensagem de teste correspondente. Para mais automação, explore outras ações de regra, como mover mensagens para uma pasta ou sinalizá-las. Use o recurso Executar Regras Agora para aplicar sua regra de impressão a centenas de e-mails existentes de uma só vez.