Você precisa proteger informações confidenciais em seus e-mails contra encaminhamento ou impressão. Os rótulos de sensibilidade do Outlook aplicam marcações visuais e impõem configurações de proteção nas mensagens. Este artigo explica a diferença entre os rótulos Confidencial e Privado e fornece etapas para aplicá-los.
Principais Conclusões: Aplicando Rótulos de Sensibilidade no Outlook
- Botão Sensibilidade na faixa de opções: Aplique rótulos como Confidencial ou Privado diretamente na janela de composição da mensagem.
- Arquivo > Informações > Proteger Mensagem: Acesse as mesmas opções de rotulagem na exibição de backstage antes de enviar.
- Permissão Não Encaminhar: Uma proteção comum associada ao rótulo Confidencial que impede os destinatários de encaminhar, copiar ou imprimir.
O Que os Rótulos de Sensibilidade do Outlook Fazem
Os rótulos de sensibilidade fazem parte do Microsoft Purview Information Protection. Eles classificam e protegem e-mails com base em seu conteúdo. Os administradores definem rótulos como Confidencial e Privado no centro de administração do Microsoft 365.
Esses rótulos realizam duas ações principais. Primeiro, adicionam um cabeçalho ou rodapé visual ao e-mail. Segundo, podem impor configurações de proteção, como criptografia e restrições de uso. Os rótulos são armazenados nos metadados da mensagem e acompanham o e-mail.
Pré-requisitos para Usar Rótulos
Sua organização deve ter um plano do Microsoft 365 que inclua a rotulagem de sensibilidade. Planos comuns são Microsoft 365 E3 ou E5. Um administrador deve publicar os rótulos para sua conta de usuário ou grupo. Você deve usar o aplicativo de desktop do Outlook para Windows ou o Outlook Web App. O aplicativo móvel permite visualizar e-mails rotulados, mas pode não suportar a aplicação de todos os rótulos.
Etapas para Aplicar um Rótulo de Sensibilidade
O método principal é a partir da janela de composição da mensagem. Certifique-se de estar conectado à sua conta do Microsoft 365.
- Compor um novo e-mail
Clique em Novo E-mail no Outlook. Enderece o e-mail e escreva sua mensagem normalmente. - Localizar o botão Sensibilidade
Na guia Mensagem da faixa de opções, encontre o botão Sensibilidade. Ele está no grupo Marcas, geralmente ao lado dos botões Prioridade e Acompanhamento. O ícone se parece com uma etiqueta. - Selecionar seu rótulo
Clique no botão Sensibilidade. Um menu suspenso mostra os rótulos disponíveis, como Confidencial, Privado, Geral e Público. Clique no rótulo desejado. - Verificar se o rótulo foi aplicado
Um indicador visual aparece abaixo da faixa de opções, como Confidencial. Envie seu e-mail. O rótulo e sua proteção serão anexados.
Método Alternativo via Menu Arquivo
Você também pode aplicar rótulos pela exibição de backstage.
- Ir para Arquivo > Informações
Ao compor seu e-mail, clique na guia Arquivo no canto superior esquerdo. Selecione Informações no painel esquerdo. - Clicar em Proteger Mensagem
Na tela Informações, clique no botão Proteger Mensagem. Selecione Sensibilidade no submenu. - Escolher o rótulo
Selecione o rótulo desejado na lista, como Confidencial. Volte para a mensagem e envie-a.
Erros Comuns e Limitações
Opções de Rótulo Esmaecidas ou Ausentes
Se o botão Sensibilidade estiver ausente, sua conta pode não ter rótulos publicados. Entre em contato com seu administrador de TI. Se você usa uma conta POP ou IMAP, os rótulos de sensibilidade não são suportados. É necessária uma conta corporativa ou de estudante do Microsoft 365.
Destinatários Não Conseguem Abrir um E-mail Rotulado
Rótulos com criptografia exigem que os destinatários se autentiquem. Eles podem precisar fazer login com sua conta do Microsoft 365 ou usar uma senha descartável. Usuários externos podem receber instruções por e-mail para acessar o conteúdo.
Rótulo Não Aparece no E-mail Enviado
A marcação visual pode estar configurada apenas como rodapé. Verifique a parte inferior do e-mail recebido. Alguns clientes de e-mail podem não exibir a marcação corretamente. As configurações de proteção ainda são aplicadas independentemente do indicador visual.
Comparação entre Rótulos Confidencial e Privado
| Item | Confidencial | Privado |
|---|---|---|
| Caso de Uso Típico | Dados comerciais, como relatórios financeiros ou planos estratégicos | Comunicações internas não destinadas a compartilhamento externo |
| Proteção Comum | Criptografia com permissão Não Encaminhar | Apenas marcação visual, geralmente sem criptografia |
| Ação Permitida ao Usuário | Visualizar e responder, mas não pode encaminhar, copiar ou imprimir | Todas as ações geralmente permitidas |
| Marcação Visual | Cabeçalho ou rodapé informando CONFIDENCIAL | Cabeçalho ou rodapé informando PRIVADO |
| Experiência do Destinatário | Pode exigir login para ler | Abre como um e-mail normal |
Agora você pode aplicar rótulos de sensibilidade para controlar como seus e-mails são usados. Experimente rotular um e-mail de teste para si mesmo para ver o resultado. Para controle avançado, peça ao seu administrador sobre rótulos personalizados que aplicam criptografia automática com base em palavras-chave do conteúdo.