Você recebe muitos e-mails diariamente e precisa de uma forma rápida de identificar mensagens importantes. As categorias de cores do Outlook permitem marcar e colorir e-mails para classificação visual. Este artigo explica como criar categorias personalizadas e aplicá-las às suas mensagens. Você aprenderá a gerenciar sua caixa de entrada por projeto, prioridade ou remetente.
Principais pontos: Aplicar categorias de cores no Outlook
- Botão Categorizar na guia Página Inicial: Aplique uma categoria de cor predefinida aos e-mails selecionados com um clique.
- Clique com o botão direito > Categorizar > Todas as Categorias: Abre a lista mestre para criar, renomear e atribuir novas categorias de cores.
- Ctrl + Shift + F2 (Windows): Um atalho de teclado para aplicar a última categoria de cor usada ao item selecionado.
Entendendo as Categorias de Cores do Outlook
As categorias de cores são rótulos personalizáveis que você anexa a itens do Outlook, como e-mails, eventos de calendário e contatos. Cada categoria tem um nome e uma cor, criando um sistema visual de organização. Diferente das pastas, um único e-mail pode pertencer a várias categorias. Esse recurso está disponível no Outlook para Microsoft 365, Outlook 2021 e Outlook na web.
Você precisa ter um perfil do Outlook ativo para usar as categorias. As categorias criadas são armazenadas em sua caixa de correio e sincronizadas entre dispositivos se você usar uma conta Microsoft 365 ou Exchange. O conjunto padrão inclui nomes genéricos como “Categoria Vermelha” ou “Categoria Azul”, que você deve renomear para suas necessidades específicas.
Diferenças entre Categorias, Sinalizadores e Pastas
Categorias não são o mesmo que sinalizadores de acompanhamento. Sinalizadores são para marcar itens que precisam de ação, enquanto categorias são para classificação permanente. Categorias também diferem de pastas. Mover um e-mail para uma pasta altera sua localização, mas aplicar uma categoria mantém o e-mail no lugar enquanto adiciona uma marca colorida. Você pode então usar o comando Exibir > Filtrar > Categorias para ver todos os itens com uma tag específica.
Passos para Criar e Aplicar Categorias de Cores
Siga estes passos para configurar e usar seu sistema de categorias de cores no aplicativo de desktop do Outlook.
- Abrir a Caixa de Diálogo Categorias
Na sua caixa de correio do Outlook, vá para a guia Página Inicial na faixa de opções. No grupo Marcas, clique no botão Categorizar. Selecione Todas as Categorias na parte inferior do menu suspenso. - Criar uma Nova Categoria
Na caixa de diálogo Categorias de Cores, clique no botão Novo. Digite um nome significativo para sua categoria, como “Projeto Alfa” ou “Urgente”. Selecione uma cor na lista de seleção de cores. Clique em OK para salvar a nova categoria. - Renomear Categorias Padrão
Para renomear uma categoria existente, selecione-a na lista da caixa de diálogo Categorias de Cores. Clique no botão Renomear. Digite o novo nome e pressione Enter. Você também pode alterar sua cor selecionando uma diferente na lista. - Aplicar uma Categoria a E-mails
Selecione um ou mais e-mails na sua lista de mensagens. Clique no botão Categorizar na guia Página Inicial. Clique no nome da categoria que deseja aplicar. Os e-mails selecionados agora exibirão uma barra colorida e o nome da categoria no cabeçalho. - Usar Categorização com Clique Rápido
Para marcação mais rápida, defina uma categoria padrão para um único clique do mouse. Vá para Arquivo > Opções > Correio. Na seção “Painéis do Outlook”, clique no botão “Clique Rápido”. Escolha sua categoria padrão preferida na lista e clique em OK.
Aplicando Categorias no Outlook na Web
O processo é semelhante no Outlook na web. Selecione um e-mail, clique no ícone de etiqueta acima da lista de mensagens e escolha uma categoria. Para criar novas categorias, clique no ícone de etiqueta e selecione Gerenciar categorias. Isso abre uma página de configurações onde você pode adicionar, renomear ou excluir categorias.
Erros Comuns e Limitações a Evitar
Categorias Desaparecem Após Reinstalar o Outlook
Suas categorias personalizadas são armazenadas em sua caixa de correio, não localmente no computador. Se você reinstalar o Outlook ou mudar para um novo PC, suas categorias devem reaparecer assim que você adicionar sua conta de e-mail. Se estiverem faltando, verifique a conexão da sua conta em Arquivo > Configurações de Conta.
Não é Possível Atribuir Teclas de Atalho a Categorias Específicas
O Outlook permite atribuir uma tecla de atalho como Ctrl+F2 a uma categoria. No entanto, você só pode definir um atalho para a categoria de “Acesso Rápido”, não uma tecla única para cada cor. Defina isso na caixa de diálogo Categorias de Cores marcando a caixa ao lado de “Tecla de Atalho” para sua categoria preferida.
Categorias de Cores Não Aparecem na Lista de Mensagens
Se as barras coloridas não estiverem visíveis, talvez seja necessário ajustar a exibição. Clique com o botão direito nos cabeçalhos das colunas na lista de mensagens, selecione Configurações de Exibição e depois Colunas. Certifique-se de que o campo “Categorias” esteja adicionado à exibição. Você também pode adicionar a coluna “Categorias” para classificar e filtrar sua lista.
Gerenciamento de Categorias de Cores vs. Métodos de Pastas de Pesquisa
| Item | Categorias de Cores | Pastas de Pesquisa |
|---|---|---|
| Uso Principal | Marcação e filtragem visual | Coleção dinâmica de e-mails com base em critérios |
| Localização dos Dados | Metadados anexados ao item | Exibição virtual; e-mails permanecem nas pastas originais |
| Método de Aplicação | Manual ou baseado em regras | Automático com base na consulta de pesquisa |
| Melhor Para | Priorização manual e agrupamento por projeto | Reunir automaticamente todos os e-mails de um remetente específico ou com uma palavra-chave |
Agora você pode organizar visualmente sua caixa de entrada aplicando categorias de cores aos e-mails. Use a configuração de Clique Rápido para sua tag mais comum e economize tempo. Para automação avançada, explore a criação de regras em Arquivo > Gerenciar Regras e Alertas para aplicar categorias a e-mails recebidos com base no remetente ou assunto.