Cuando cambia del Outlook clásico al nuevo Outlook para Windows, la característica Rechazar automáticamente cuando está ocupado se traslada a otra ubicación y se comporta de forma ligeramente distinta. En el Outlook clásico, podía configurar reglas de rechazo automático a través de Archivo > Opciones > Calendario. En el nuevo Outlook, esta configuración se controla mediante la configuración del Calendario y la configuración de su calendario en línea en Microsoft 365. Este artículo explica exactamente dónde encontrar y activar la característica de rechazo automático en el nuevo Outlook, qué cambió respecto al Outlook clásico y cómo verificar que la característica funciona después de la migración.
Puntos clave: Rechazo automático cuando está ocupado en el nuevo Outlook
- Calendario > Ver > Configuración > Calendario > Eventos e invitaciones: Active el rechazo automático para eventos conflictivos o superpuestos.
- Outlook en la web (OWA) > Configuración > Calendario > Procesamiento automático: La misma configuración se puede configurar desde la versión del navegador y se sincroniza con el nuevo Outlook.
- Archivo > Opciones > Calendario en el Outlook clásico: Esta ruta de menú ya no existe en el nuevo Outlook. Use el icono de engranaje de configuración del Calendario en su lugar.
Qué cambió con el rechazo automático cuando está ocupado en el nuevo Outlook
En el Outlook clásico, configuraba las respuestas automáticas a reuniones a través del cuadro de diálogo de opciones del Calendario. La configuración se almacenaba localmente en su perfil de Outlook. El nuevo Outlook usa una configuración basada en la nube que se sincroniza en todos los dispositivos con sesión iniciada en su cuenta de Microsoft 365.
La característica de rechazo automático en el nuevo Outlook funciona mediante el procesamiento del calendario del lado del servidor en Exchange Online. Cuando la activa, el servidor rechaza automáticamente las solicitudes de reunión que entren en conflicto con eventos existentes en su calendario. Esto ocurre incluso cuando Outlook está cerrado. La característica también admite el rechazo de reuniones que son demasiado cortas para el tiempo de desplazamiento que establezca entre citas.
El nuevo Outlook no admite la gama completa de opciones de procesamiento automático que ofrecía el Outlook clásico. Por ejemplo, la opción de rechazar automáticamente reuniones periódicas no está disponible en el nuevo Outlook. Debe configurar estas reglas mediante Outlook en la web o un script de PowerShell.
Pasos para activar el rechazo automático cuando está ocupado en el nuevo Outlook
Siga estos pasos para activar el rechazo automático de reuniones conflictivas en el nuevo Outlook para Windows.
- Abra el Calendario en el nuevo Outlook
Haga clic en el icono de Calendario en el panel de navegación izquierdo. También puede presionar Ctrl+2 para cambiar a la vista de Calendario. - Abra la configuración del Calendario
Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha de la ventana. Se abre el panel Configuración. - Vaya a la configuración del Calendario
En el panel Configuración, haga clic en Calendario en el menú izquierdo. Luego haga clic en Eventos e invitaciones. - Active el rechazo automático
En la sección Procesamiento automático, marque la casilla etiquetada Rechazar automáticamente los eventos que entren en conflicto con un evento existente en mi calendario. - Opcionalmente, active el rechazo de eventos superpuestos
Marque la casilla etiquetada Rechazar automáticamente los eventos que se superpongan con un evento existente en mi calendario si desea bloquear eventos que comienzan antes de que finalice un evento anterior. - Guarde la configuración
Haga clic en el botón Guardar en la parte inferior del panel Eventos e invitaciones. La configuración surte efecto de inmediato para todas las nuevas invitaciones a reuniones.
Configuración alternativa mediante Outlook en la web
Si prefiere una interfaz de navegador o necesita opciones adicionales no disponibles en el nuevo Outlook, use Outlook en la web para configurar las reglas de rechazo automático. Esta configuración se sincroniza automáticamente con el nuevo Outlook.
- Inicie sesión en Outlook en la web
Abra un navegador y vaya a https://outlook.office.com. Inicie sesión con su cuenta profesional o educativa de Microsoft 365. - Abra el Calendario
Haga clic en el icono de Calendario en el panel de navegación izquierdo. - Acceda a la configuración del Calendario
Haga clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha. En el panel Configuración, haga clic en Ver toda la configuración de Outlook en la parte inferior. - Vaya a Calendario > Procesamiento automático
En la ventana Configuración, haga clic en Calendario en la columna izquierda y luego haga clic en Procesamiento automático. - Configure las reglas de rechazo
Marque Rechazar automáticamente las nuevas invitaciones a eventos que parezcan duplicados si es necesario. Marque Rechazar automáticamente las reuniones que se superpongan o entren en conflicto con eventos existentes. También puede establecer el tiempo para rechazar eventos que sean demasiado cortos para su tiempo de desplazamiento desde el evento anterior. - Guarde los cambios
Haga clic en Guardar en la parte superior del panel. La configuración se sincroniza con el nuevo Outlook en unos minutos.
Problemas comunes al activar el rechazo automático en el nuevo Outlook
La opción de rechazo automático aparece atenuada o no está disponible
Esto ocurre cuando su buzón no está alojado en Exchange Online. El nuevo Outlook requiere un buzón de Exchange Online para el procesamiento automático del lado del servidor. Si usa una cuenta POP o IMAP, la característica de rechazo automático no está disponible. Debe migrar a un buzón de Microsoft 365 o usar Outlook en la web con una cuenta compatible.
El rechazo automático no funciona después de activarlo
La configuración puede tardar hasta 15 minutos en propagarse por Exchange Online. Si aún no funciona después de ese tiempo, verifique que su calendario esté configurado para mostrar su estado como Ocupado durante los eventos existentes. La regla de rechazo automático solo se activa cuando el evento existente muestra su disponibilidad como Ocupado o Fuera de la oficina. Si un evento está marcado como Libre, el sistema lo trata como no conflictivo.
Las reuniones rechazadas siguen apareciendo en el calendario
En el nuevo Outlook, las reuniones rechazadas se mueven a la carpeta Elementos eliminados, pero pueden aparecer brevemente en su calendario hasta que el servidor procese el rechazo. Este es el comportamiento normal. La reunión desaparece de su calendario en unos minutos. Si persiste, busque la invitación a la reunión en la carpeta Elementos eliminados y elimínela manualmente.
Outlook clásico frente al nuevo Outlook: comparación de la característica de rechazo automático
| Elemento | Outlook clásico | Nuevo Outlook |
|---|---|---|
| Ubicación de la configuración | Archivo > Opciones > Calendario | Calendario > Configuración > Eventos e invitaciones |
| Tipo de procesamiento | Regla del lado del cliente | Regla del lado del servidor (Exchange Online) |
| Funciona cuando Outlook está cerrado | No | Sí |
| Rechazo de eventos superpuestos | Disponible | Disponible |
| Rechazo de reuniones periódicas | Disponible | No disponible |
| Se sincroniza entre dispositivos | No | Sí |
| Requiere Exchange Online | No | Sí |
Ahora puede activar el rechazo automático cuando está ocupado en el nuevo Outlook mediante la configuración del Calendario o Outlook en la web. Después de configurar la regla, pruébela enviándose a sí mismo una invitación a una reunión que entre en conflicto con un evento existente. Para reglas de procesamiento automático avanzadas, como el rechazo de reuniones periódicas, siga usando Outlook en la web o pida a su administrador que aplique un script de PowerShell a su buzón.