Los usuarios de Outlook clásico que cambian al nuevo Outlook para Windows suelen descubrir que su calendario no funciona sin conexión de la misma manera. El nuevo Outlook es una aplicación basada en la web que sincroniza los datos a través de un servidor de Microsoft 365, por lo que el acceso sin conexión al calendario es limitado de forma predeterminada. Este artículo explica dónde encontrar la configuración sin conexión en el nuevo Outlook, qué límites se aplican a los datos del calendario cuando no hay conexión y qué alternativas permiten ver o editar el calendario sin conexión a Internet.
Puntos clave: acceso sin conexión al calendario en el nuevo Outlook
- Archivo > Sin conexión > Activar el acceso sin conexión: habilita una copia local de los datos del calendario para verlos sin conexión en el nuevo Outlook.
- Ventana de sincronización de 30 días: el nuevo Outlook solo almacena en caché los últimos 30 días de elementos del calendario; los eventos más antiguos no están disponibles sin conexión.
- Outlook clásico (archivo .pst o .ost): almacena el calendario completo de forma local y ofrece acceso completo de lectura y escritura sin conexión.
La función de calendario sin conexión del nuevo Outlook: qué hace y qué no hace
El nuevo Outlook para Windows usa un motor de sincronización basado primero en la nube. Cuando se activa el acceso sin conexión, la aplicación descarga una copia local de los datos del buzón, incluidos los elementos del calendario, en una caché local. Esta caché permite leer las entradas del calendario y crear eventos nuevos mientras no hay conexión. Sin embargo, la caché sin conexión tiene varios límites integrados que difieren del modo sin conexión de Outlook clásico.
Dónde activar el acceso sin conexión en el nuevo Outlook
Haga clic en Archivo en la cinta de opciones y, a continuación, seleccione Sin conexión en el panel izquierdo. Haga clic en el botón Activar el acceso sin conexión. El nuevo Outlook descarga una copia local del buzón. Una barra de progreso muestra el estado de la sincronización. Cuando finalice la descarga, podrá trabajar sin conexión si cambia al modo Trabajar sin conexión desde el mismo menú Sin conexión.
Límites de los datos del calendario sin conexión
El nuevo Outlook solo almacena en caché los últimos 30 días de eventos del calendario. Si necesita ver una cita de hace seis meses sin conexión, el evento no aparece. La caché sin conexión tampoco admite calendarios compartidos, calendarios de grupo ni datos adjuntos del calendario. Los eventos periódicos se almacenan en caché, pero los cambios realizados en el patrón de periodicidad mientras no hay conexión pueden no sincronizarse correctamente. El nuevo Outlook no permite editar eventos del calendario existentes sin conexión; solo se pueden crear eventos nuevos. Para editar eventos existentes se requiere una conexión en línea.
Cómo gestiona Outlook clásico el calendario sin conexión
Outlook clásico usa un archivo de datos local (.ost para cuentas de Exchange, .pst para cuentas POP3/IMAP). Este archivo almacena todo el buzón del calendario, no solo una ventana de 30 días. Puede ver cualquier evento pasado o futuro sin conexión, editar eventos existentes, crear otros nuevos y sincronizar los cambios al volver a conectarse. Outlook clásico también admite el acceso sin conexión a calendarios compartidos si el delegado ha concedido permiso para descargar la carpeta.
Pasos para configurar el acceso sin conexión al calendario en el nuevo Outlook
Siga estos pasos para habilitar el soporte sin conexión del calendario en el nuevo Outlook para Windows.
- Abra el menú Sin conexión
Haga clic en Archivo en la esquina superior izquierda de la cinta de opciones. En el panel izquierdo, seleccione Sin conexión. - Active el acceso sin conexión
Haga clic en el botón Activar el acceso sin conexión. Aparece un cuadro de diálogo que muestra el progreso de la descarga. Espere a que finalice el proceso. La descarga puede tardar varios minutos según el tamaño del buzón. - Cambie al modo Trabajar sin conexión
Cuando finalice la descarga, haga clic de nuevo en Sin conexión en el menú Archivo. Haga clic en el conmutador Trabajar sin conexión para habilitar el modo sin conexión. La barra de estado situada en la parte inferior de la ventana muestra Sin conexión. - Compruebe la disponibilidad de los datos del calendario
Abra el módulo Calendario. Desplácese a fechas de los últimos 30 días. Los eventos deberían aparecer. Los eventos anteriores a 30 días no muestran datos. Cree un evento de prueba en una fecha futura para confirmar que puede agregar elementos sin conexión. - Vuelva al modo en línea
Haga clic de nuevo en Archivo > Sin conexión. Haga clic en el conmutador Trabajar sin conexión para desactivarlo. El nuevo Outlook sincroniza los cambios realizados sin conexión con el servidor.
Si el calendario del nuevo Outlook sigue sin datos sin conexión
Incluso después de activar el acceso sin conexión, es posible que falten algunos datos del calendario o que no pueda realizar determinadas acciones. A continuación se indican los problemas más comunes y qué hacer al respecto.
Los eventos del calendario anteriores a 30 días no aparecen sin conexión
Esto es así por diseño. El nuevo Outlook no descarga todo el historial del buzón. Para acceder sin conexión a eventos más antiguos, debe usar Outlook clásico o exportar el calendario a un archivo .pst y abrirlo en Outlook clásico. En Outlook clásico, vaya a Archivo > Abrir y exportar > Importar o exportar > Exportar a un archivo > Archivo de datos de Outlook (.pst). Seleccione la carpeta Calendario y establezca un intervalo de fechas que abarque los eventos más antiguos.
No se puede editar un evento del calendario existente sin conexión
El nuevo Outlook solo permite crear eventos nuevos cuando no hay conexión. Para editar un evento existente, vuelva a conectarse a Internet. Si necesita poder editar sin conexión, cambie a Outlook clásico. Outlook clásico permite modificar cualquier evento almacenado en la caché local y sincroniza los cambios cuando se vuelve a estar en línea.
Los calendarios compartidos o de grupo no muestran datos sin conexión
El nuevo Outlook no almacena en caché buzones compartidos, calendarios de grupo ni calendarios de delegados para su uso sin conexión. Para ver un calendario compartido sin conexión, ábralo en Outlook clásico. En Outlook clásico, haga clic con el botón secundario en la carpeta del calendario compartido y seleccione Propiedades. En la pestaña Sincronización, active la casilla Sincronizar esta carpeta con el archivo de carpetas sin conexión. A continuación, la carpeta se descarga en el archivo .ost local.
Nuevo Outlook sin conexión frente a Outlook clásico sin conexión: diferencias clave
En la tabla siguiente se comparan las capacidades del calendario sin conexión del nuevo Outlook y de Outlook clásico.
| Elemento | Nuevo Outlook sin conexión | Outlook clásico sin conexión |
|---|---|---|
| Ventana de datos del calendario | Solo los últimos 30 días | Historial completo del buzón |
| Editar eventos existentes sin conexión | No compatible | Edición y guardado completos |
| Crear eventos nuevos sin conexión | Compatible | Compatible |
| Acceso sin conexión a calendarios compartidos | No compatible | Compatible con la sincronización de carpetas habilitada |
| Datos adjuntos del calendario sin conexión | No disponible | Disponible si el dato adjunto está en la caché |
| Método de sincronización | Sincronización del lado del servidor mediante Exchange Online | Archivo .ost local con sincronización de carpetas sin conexión |
| Conmutador del modo sin conexión | Archivo > Sin conexión > Trabajar sin conexión | Pestaña Enviar/Recibir > botón Trabajar sin conexión |
Outlook clásico ofrece una funcionalidad completa del calendario sin conexión. El nuevo Outlook ofrece un modo sin conexión limitado, adecuado para consultar rápidamente eventos recientes y agregar citas nuevas. Si depende en gran medida del acceso sin conexión al calendario, Outlook clásico sigue siendo la mejor opción. Microsoft ha indicado que las futuras actualizaciones del nuevo Outlook ampliarán las capacidades sin conexión, pero no se ha anunciado un plazo concreto. Para volver a Outlook clásico, vaya a Configuración del nuevo Outlook > General > Acerca de Outlook y desactive el conmutador Probar el nuevo Outlook.