Cuando un usuario invitado intenta usar Copilot en Teams para resumir una reunión, la opción suele aparecer atenuada o devuelve un error. Esto ocurre porque Copilot se basa en las transcripciones de la reunión y no siempre se conceden los permisos necesarios a los invitados. El problema suele tener su origen en la configuración de las políticas de reunión, la configuración de la transcripción o el nivel de acceso del invitado. Este artículo explica las causas exactas y proporciona soluciones paso a paso para que Copilot funcione con usuarios invitados.
Puntos clave: Restaurar los resúmenes de Copilot para invitados
- Centro de administración de Teams > Reuniones > Políticas de reunión > Transcripción: Permite habilitar la transcripción automáticamente para todas las reuniones, incluidas aquellas con invitados.
- Centro de administración de Teams > Usuarios > Administrar usuarios > Acceso externo: Confirma que el acceso de invitados está habilitado y no está bloqueado por la configuración de federación.
- Opciones de reunión > Quién puede grabar: Concede a los invitados permiso para grabar o transcribir, lo que Copilot necesita para generar un resumen.
Por qué Copilot no puede resumir una reunión para un usuario invitado
Copilot en Teams genera resúmenes de reuniones analizando la transcripción de la reunión. Si no existe una transcripción, Copilot no tiene nada que resumir. En el caso de los usuarios invitados, la transcripción suele faltar por una de estas tres razones: la transcripción está deshabilitada en la política de reunión, el invitado carece de permiso para iniciar la transcripción o el organizador de la reunión ha restringido la grabación y la transcripción solo a usuarios internos.
Los usuarios invitados son cuentas externas que se invitan a tu inquilino. Están sujetos a las mismas políticas de reunión que los usuarios internos, pero también pueden verse afectados por la configuración de acceso externo. Cuando un invitado se une a una reunión, Copilot comprueba si la reunión tiene una transcripción y si el usuario tiene permiso para verla. Si alguna de las condiciones no se cumple, la opción de resumen de Copilot aparece atenuada o muestra un mensaje de error.
Configuración de la política de reunión que bloquea Copilot
El centro de administración de Teams contiene una política de reunión que controla la transcripción. La configuración Permitir transcripción debe estar habilitada para la política asignada al usuario invitado. Si está desactivada, no se genera ninguna transcripción y Copilot no puede funcionar. Además, la configuración Permitir Copilot debe estar activada. Esta configuración es independiente de la transcripción y controla si Copilot está disponible en absoluto.
Permiso del invitado para iniciar la transcripción
Aunque la política permita la transcripción, el organizador de la reunión puede restringir quién puede iniciarla. En las opciones de reunión, la configuración Quién puede grabar se puede establecer en Solo el organizador o Personas de mi organización. Si un invitado no está en esa lista, no puede iniciar la transcripción y Copilot no tendrá una transcripción que usar.
Pasos para habilitar los resúmenes de Copilot para usuarios invitados
Sigue estos pasos en orden. Los dos primeros requieren privilegios de administrador de Teams. El tercer paso lo realiza el organizador de la reunión.
- Habilitar la transcripción en la política de reunión
Inicia sesión en el centro de administración de Teams en admin.teams.microsoft.com. Ve a Políticas de reunión y selecciona la política asignada a tus usuarios invitados. En Grabación y transcripción de reuniones, establece Permitir transcripción en Activado. Establece también Permitir Copilot en Activado. Guarda la política y ten en cuenta que los cambios pueden tardar hasta 24 horas en propagarse. - Verificar que el acceso de invitados esté habilitado
En el centro de administración de Teams, ve a Usuarios y luego a Acceso externo. Confirma que Los usuarios pueden comunicarse con otros usuarios de Teams está habilitado y que la configuración de federación no bloquea el dominio del invitado. Si usas Azure AD B2B, comprueba que la invitación del invitado sigue siendo válida y no ha expirado. - Configurar las opciones de reunión para permitir que los invitados graben
Como organizador de la reunión, abre la invitación de la reunión en Teams y selecciona Opciones de reunión. En Quién puede grabar, elige Todos o Personas de mi organización e invitados. Esto permite que los invitados inicien la transcripción si es necesario. Guarda la configuración antes de que comience la reunión. - Iniciar la transcripción durante la reunión
Durante la reunión, el organizador o un participante con permiso debe iniciar la transcripción. En los controles de la reunión, selecciona Más acciones, luego Grabar y transcribir y elige Iniciar transcripción. Espera a que aparezca la transcripción en vivo en el chat de la reunión. - Usar Copilot para resumir
Una vez que la transcripción esté activa, el usuario invitado puede abrir el panel de Copilot. En la ventana de la reunión, selecciona el icono de Copilot en la esquina superior derecha. Escribe un mensaje como Resume esta reunión. Copilot analizará la transcripción y generará un resumen.
Si Copilot sigue sin funcionar para un invitado
Si has completado todos los pasos y Copilot sigue fallando, revisa los siguientes escenarios.
El usuario invitado ve el icono de Copilot pero recibe un error
Esto suele significar que la transcripción existe, pero el nivel de permiso del invitado es demasiado bajo. El organizador puede cambiar las opciones de la reunión durante la reunión para permitir que los invitados vean la transcripción. En las opciones de reunión, establece Quién puede ver y editar la transcripción en Todos.
El icono de Copilot no aparece para el invitado
Si el icono de Copilot no aparece en absoluto, es posible que el invitado no tenga la versión más reciente de Teams. Pide al invitado que actualice Teams o use el cliente web. Comprueba también que la política de reunión permita Copilot, como se describe en el paso 1.
La transcripción está deshabilitada para una reunión específica
El organizador puede anular la política para una sola reunión. En las opciones de reunión, asegúrate de que Permitir transcripción esté establecido en Activado. Si aparece atenuado, la política aún lo bloquea, por lo que primero debes cambiar la política.
Nuevo Teams de escritorio frente a Teams en la web para Copilot con invitados
| Elemento | Nuevo Teams de escritorio | Teams en la web |
|---|---|---|
| Disponibilidad de Copilot | Totalmente disponible para invitados con los permisos adecuados | Disponible, pero puede carecer de algunas características |
| Acceso a la transcripción | Acceso directo a la transcripción en vivo | Acceso a través del chat de la reunión |
| Requisito de actualización | Debe actualizarse a la versión más reciente | El navegador lo actualiza automáticamente |
Copilot para invitados funciona de forma fiable en el nuevo cliente de Teams de escritorio. El cliente web es una buena alternativa si la aplicación de escritorio está desactualizada. Para obtener mejores resultados, usa el cliente de escritorio y mantenlo actualizado.
Ahora puedes habilitar los resúmenes de Copilot para usuarios invitados ajustando las políticas de reunión, concediendo permisos de grabación e iniciando la transcripción. Prueba la configuración en una reunión en vivo con un invitado para confirmar que aparece el resumen. Como siguiente paso, explora la configuración Permitir Copilot en tus políticas de reunión para controlar qué usuarios pueden acceder a Copilot. Para un control avanzado, crea una política de reunión independiente solo para invitados y asígnala en el centro de administración de Teams.