Solucionar que Copilot de Teams no encuentre elementos de acción tras una actualización de directiva

Después de que un administrador actualiza una directiva de reunión de Teams, Copilot puede dejar de mostrar elementos de acción en las transcripciones de reuniones y los resúmenes de chat. Esto ocurre porque Copilot depende de configuraciones de directiva específicas que controlan la transcripción, la grabación y las características de IA. La solución implica revisar las asignaciones de directiva, habilitar las configuraciones requeridas y verificar que Copilot tenga acceso a los datos de la reunión. Este artículo explica por qué la directiva bloquea a Copilot y proporciona instrucciones paso a paso para restaurar la detección de elementos de acción.

Por qué una actualización de directiva interrumpe la detección de elementos de acción de Copilot

Copilot en Teams extrae elementos de acción de las transcripciones de reuniones, los mensajes de chat y los documentos compartidos. Esta extracción depende de tres capas de directiva: la directiva de reunión, la directiva de transcripción y la directiva de Copilot. Cuando un administrador actualiza una directiva de reunión, puede deshabilitar accidentalmente la transcripción o la grabación. Sin transcripción, Copilot no tiene texto para analizar, por lo que no puede encontrar elementos de acción.

Otra causa común es la propia directiva de Copilot. Los administradores pueden establecer Copilot en modo deshabilitado o limitado. Si la directiva se establece en deshabilitado, Copilot no procesará ningún contenido de la reunión. Incluso si la directiva de reunión permite la transcripción, la directiva de Copilot la anula.

Por último, el usuario podría estar asignado a una directiva que entra en conflicto con la predeterminada global. Por ejemplo, una directiva de reunión personalizada podría tener la transcripción desactivada, mientras que la directiva global la tiene activada. La directiva efectiva es la que se aplica, y puede bloquear a Copilot.

Cómo afectan la transcripción y la grabación a Copilot

Copilot necesita la transcripción de la reunión para generar elementos de acción. Si la transcripción está desactivada, Copilot no puede leer la conversación. La grabación también es necesaria porque Copilot utiliza la grabación para sincronizarse con la transcripción. Si cualquiera de las dos está deshabilitada, Copilot mostrará un mensaje de que no puede encontrar elementos de acción.

Pasos para diagnosticar y solucionar problemas de elementos de acción de Copilot

Siga estos pasos en orden para identificar la causa raíz y restaurar la funcionalidad de Copilot. Necesita permisos de administrador de Teams para completar los pasos 1 a 4.

1. Verifique la directiva de reunión efectiva del usuario
   Vaya al Centro de administración de Teams > Usuarios > Administrar usuarios. Seleccione el usuario afectado y haga clic en Directivas. Anote el nombre de la directiva de reunión que aparece en Directivas asignadas. Esta es la directiva que controla la transcripción y la grabación para ese usuario.
2. Verifique la configuración de transcripción y grabación
   Vaya al Centro de administración de Teams > Reuniones > Directivas de reunión. Abra la directiva que encontró en el paso 1. En la sección Grabación y transcripción de reuniones, verifique que Permitir transcripción esté establecido en Activado y Permitir grabación en la nube esté establecido en Activado. Si alguno está Desactivado, actívelo y haga clic en Guardar.
3. Confirme la asignación de directiva de Copilot
   Vaya al Centro de administración de Teams > Copilot > Directiva de Copilot. Verifique si hay una directiva asignada al usuario. Si no hay ninguna directiva asignada, se aplica la predeterminada global. Abra la directiva de Copilot y verifique que Habilitar Copilot esté establecido en Activado. También verifique que la configuración de Elementos de acción no esté bloqueada.
4. Busque conflictos de directiva
   Si el usuario tiene una directiva de reunión personalizada, compárela con la directiva global. Busque cualquier configuración que pueda anular la transcripción o la grabación. Si existe un conflicto, modifique la directiva personalizada o reasigne el usuario a la directiva global.
5. Pida al usuario que cierre sesión y vuelva a iniciarla
   Después de los cambios de directiva, es posible que el cliente de Teams no se actualice de inmediato. Indique al usuario que cierre sesión en Teams, lo cierre y vuelva a iniciar sesión. Esto obliga al cliente a obtener la configuración de directiva más reciente.
6. Pruebe con una reunión nueva
   Cree una reunión de prueba con el usuario afectado. Inicie la reunión, habilite la transcripción y diga algunas frases que contengan elementos de acción claros. Después de la reunión, abra Copilot y solicite los elementos de acción. Si Copilot los devuelve, la solución funcionó.

Si Copilot sigue sin encontrar elementos de acción

Si los pasos anteriores no resuelven el problema, revise la reunión en sí. Copilot solo funciona en reuniones que tienen la transcripción habilitada en el momento de la reunión. Si la reunión se grabó antes del cambio de directiva, es posible que falte la transcripción. También verifique que el usuario tenga una licencia válida de Copilot.

Si Copilot sigue teniendo problemas después de la corrección de la directiva

Copilot muestra “Los elementos de acción no están disponibles” para una reunión específica

Esto generalmente significa que la transcripción de la reunión falta o está incompleta. Verifique si la reunión se transcribió yendo al chat de la reunión y buscando el archivo de transcripción. Si no hay transcripción, Copilot no puede extraer elementos de acción. Pida al organizador que vuelva a ejecutar la transcripción si es posible.

Copilot funciona en algunas reuniones pero no en otras

Esto indica una configuración por reunión. Los organizadores de la reunión pueden deshabilitar la transcripción para una reunión específica. Indique al organizador que habilite la transcripción al programar la reunión. En las opciones de la reunión, establezca Permitir transcripción en Activado.

Copilot está habilitado pero devuelve resúmenes genéricos sin elementos de acción

Esto ocurre cuando el contenido de la reunión no contiene elementos de acción claros. Copilot solo extrae elementos que se expresan explícitamente como tareas. Si la conversación es informal, es posible que Copilot no detecte ningún elemento de acción. Reformule las solicitudes durante la reunión, por ejemplo: “Por favor, envía el informe antes del viernes”.

Directiva de reunión de Teams vs directiva de Copilot: diferencias clave

Elemento	Directiva de reunión	Directiva de Copilot
Controla	Transcripción, grabación y características de reunión	Características de IA como Copilot y extracción de elementos de acción
Ubicación en el centro de administración	Reuniones > Directivas de reunión	Copilot > Directiva de Copilot
Efecto en los elementos de acción	Si la transcripción está desactivada, Copilot no tiene datos	Si está deshabilitado, Copilot ignora todo el contenido de la reunión
Estado predeterminado	La transcripción y la grabación están activadas de forma predeterminada	Copilot está activado de forma predeterminada
Solución típica	Habilitar la transcripción y la grabación	Establecer Habilitar Copilot en Activado

Ahora puede revisar las asignaciones de directiva, habilitar la transcripción y la grabación, y verificar la directiva de Copilot. Pruebe con una reunión nueva para confirmar que aparecen los elementos de acción. Para la administración continua, use el Centro de administración de Teams para auditar los cambios de directiva con regularidad. Recuerde que Copilot requiere que tanto la directiva de reunión como la directiva de Copilot permitan las características de IA.