Microsoft 365 Copilot utiliza el contenido de SharePoint para generar respuestas, resúmenes y conclusiones. Si su entorno de SharePoint tiene permisos desordenados, archivos obsoletos o metadatos incorrectos, Copilot producirá resultados incompletos o inexactos. Este artículo explica los pasos específicos que los usuarios empresariales deben seguir para preparar sus sitios de SharePoint para Copilot. Aprenderá a limpiar el contenido, establecer permisos adecuados y aplicar metadatos para que Copilot pueda acceder e interpretar sus datos correctamente.
Puntos clave: Preparar SharePoint para Copilot en 3 pasos
- Revisión de permisos del sitio: Asegúrese de que todos los usuarios que necesitan acceso a Copilot tengan al menos permiso de Lectura en el sitio y su contenido.
- Limpieza de contenido: Elimine o archive archivos duplicados, obsoletos o irrelevantes para que Copilot no extraiga datos obsoletos.
- Configuración de metadatos y columnas: Agregue columnas de metadatos administrados (por ejemplo, Departamento, Proyecto) a las bibliotecas para que Copilot pueda filtrar y resumir por esos campos.
Por qué el contenido de SharePoint debe estar listo para Copilot
Microsoft 365 Copilot funciona indexando el contenido almacenado en SharePoint Online, OneDrive y Exchange. Cuando un usuario hace una pregunta a Copilot, este busca en los sitios y bibliotecas de SharePoint a los que el usuario tiene permiso de acceso. Si esos sitios contienen borradores antiguos, archivos duplicados o metadatos incorrectos, Copilot puede devolver respuestas incorrectas o irrelevantes. La calidad de las respuestas de Copilot depende directamente de la calidad de su contenido de SharePoint.
Copilot respeta los permisos existentes de SharePoint. Un usuario nunca verá contenido al que ya no tenga acceso. Esto significa que debe verificar que las personas adecuadas tengan acceso al contenido adecuado. Los vínculos compartidos con configuraciones “Cualquier persona” o “Personas de su organización” pueden exponer contenido a audiencias no previstas, que Copilot luego indexará para todos esos usuarios.
Flujo de trabajo paso a paso para preparar SharePoint para Copilot
- Revisar los permisos a nivel de sitio
Abra el centro de administración de SharePoint y vaya a Sitios activos. Seleccione cada sitio que contenga contenido relevante para su equipo. En Configuración > Permisos del sitio, revise la lista de miembros, visitantes y propietarios del sitio. Elimine los usuarios que no deberían tener acceso. Para la mayoría de los escenarios empresariales, use la pertenencia a grupos de Microsoft 365 en lugar de permisos individuales. - Auditar los vínculos compartidos en todas las bibliotecas
Para cada biblioteca de documentos, abra la página Compartir. Busque los vínculos configurados como “Cualquier persona con el vínculo” o “Personas de Contoso”. Cámbielos a “Personas específicas” o elimine el vínculo por completo. Copilot respeta el ámbito de los vínculos compartidos, por lo que los vínculos demasiado amplios le dan a Copilot acceso a más contenido del previsto. - Eliminar o archivar contenido obsoleto
Ordene las vistas de la biblioteca por fecha de Modificación. Elimine los archivos con más de dos años que ya no sean relevantes. Para el contenido que deba conservar por cumplimiento normativo, muévalo a un sitio de archivo independiente con acceso restringido. Copilot no necesita indexar retenciones legales ni archivos de proyectos completados. - Eliminar archivos duplicados
Use el informe de uso del sitio de SharePoint o una herramienta de terceros para encontrar archivos duplicados. Conserve solo la versión más reciente. Los archivos duplicados confunden a Copilot y pueden hacer que devuelva múltiples respuestas contradictorias. Si un archivo tiene varias versiones, elimine las versiones anteriores del historial de versiones. - Aplicar columnas de metadatos administrados a las bibliotecas
En cada biblioteca de documentos, agregue una columna de metadatos administrados como Departamento, Proyecto o Tipo de documento. Use el Almacén de términos para crear una taxonomía coherente. Por ejemplo, cree un conjunto de términos llamado “Fase del proyecto” con términos como Planificación, Activo y Cerrado. Aplique estos términos a cada archivo de la biblioteca. Copilot puede entonces filtrar las respuestas por estos valores de metadatos. - Establecer tipos de contenido predeterminados para las bibliotecas
Vaya a Configuración de la biblioteca > Configuración avanzada y habilite la administración de tipos de contenido. Agregue el tipo de contenido Documento y los tipos de contenido personalizados que necesite (por ejemplo, Propuesta, Informe, Factura). Asigne cada archivo al tipo de contenido correcto. Copilot utiliza los tipos de contenido para comprender el propósito de un documento. - Habilitar el control de versiones para bibliotecas clave
En Configuración de la biblioteca > Configuración de versiones, habilite el control de versiones principales con al menos 100 versiones. Copilot puede hacer referencia a versiones anteriores si la versión actual no es la mejor respuesta. El control de versiones también protege contra sobrescrituras accidentales. - Probar el acceso de Copilot para un grupo piloto
Cree un grupo de prueba de 5 a 10 usuarios. Deles acceso de Lectura a una biblioteca pequeña con metadatos limpios. Pídales que usen Copilot en Teams o Word para consultar esa biblioteca. Verifique que las respuestas provengan de su contenido preparado y no de fuentes obsoletas o externas.
Errores comunes al preparar SharePoint para Copilot
Otorgar Control total a Todos en lugar de acceso de Lectura
Algunos propietarios de sitios asignan Colaborar o Control total a todos los usuarios para evitar errores de permisos. Esto afecta a Copilot porque indexa el contenido según los permisos efectivos del usuario. Un usuario con Colaborar puede modificar archivos, lo que Copilot podría tratar como contenido editable. Use siempre el permiso de Lectura para los usuarios que solo necesitan consumir respuestas de Copilot.
Dejar archivos huérfanos en bibliotecas compartidas
Cuando un usuario deja la empresa, sus archivos de OneDrive pueden permanecer accesibles para otros a través de vínculos compartidos. Copilot aún puede indexar esos archivos si el vínculo compartido está activo. Ejecute el informe de administración de OneDrive para encontrar archivos compartidos de exempleados. Elimine o transfiera la propiedad de esos archivos antes de habilitar Copilot de forma generalizada.
No usar metadatos administrados para el filtrado
Si solo confía en los nombres de carpetas y archivos, Copilot no puede filtrar por propiedades personalizadas. Por ejemplo, un usuario podría preguntar “Muéstrame el presupuesto del Proyecto X”. Sin una columna Proyecto, Copilot podría devolver archivos de presupuesto de cualquier proyecto. Agregar una columna de metadatos administrados para Proyecto soluciona esto.
Sitio de equipo vs. sitio de comunicación: preparación del contenido para Copilot
| Elemento | Sitio de equipo | Sitio de comunicación |
|---|---|---|
| Uso principal | Colaboración con grupo de Microsoft 365 | Difundir información a una audiencia amplia |
| Permisos predeterminados | Los miembros del grupo tienen acceso de Edición | Los visitantes tienen acceso de Lectura |
| Ámbito de indexación de Copilot | Todos los miembros del grupo ven todo el contenido del sitio | Los visitantes solo ven las páginas publicadas y los documentos a los que pueden acceder |
| Práctica recomendada de metadatos | Use columnas para proyecto, estado y propietario | Use columnas para departamento, audiencia y fecha de publicación |
| Prioridad de limpieza de contenido | Elimine borradores y archivos duplicados | Archive publicaciones de noticias y anuncios obsoletos |
Copilot trata ambos tipos de sitio por igual en términos de indexación de búsqueda. La diferencia está en cómo los permisos afectan lo que Copilot puede mostrar. En un sitio de equipo, todos los miembros pueden ver los archivos de los demás de forma predeterminada. En un sitio de comunicación, los visitantes solo ven los archivos compartidos explícitamente con ellos. Planifique su estrategia de limpieza y metadatos según el tipo de sitio.
Después de completar los pasos de preparación, ejecute una prueba de Copilot con un grupo pequeño. Haga preguntas que requieran filtrado de metadatos, como “Enumere todas las propuestas del departamento de Marketing”. Si Copilot devuelve los archivos correctos, su configuración está lista. Si omite archivos, verifique que los valores de las columnas de metadatos estén escritos de forma coherente y que los archivos estén en ubicaciones indexadas.