Si usaba el botón Conectar con Outlook en SharePoint para sincronizar una lista o biblioteca en la versión clásica de Outlook, es posible que haya notado que el nuevo Outlook no admite esta característica. La función Conectar con Outlook creaba una copia de los datos de SharePoint como una carpeta de Outlook que se actualizaba periódicamente. En el nuevo Outlook, este método de sincronización se reemplaza por un enfoque diferente que usa la aplicación de sincronización de OneDrive y vínculos web. Este artículo explica por qué la sincronización clásica dejó de funcionar en el nuevo Outlook y proporciona instrucciones paso a paso para reemplazar la sincronización de listas de SharePoint con el método compatible actual.
Puntos clave: Reemplazo de la sincronización Conectar con Outlook de SharePoint en el nuevo Outlook
- Aplicación de sincronización de OneDrive + vínculo web: Use la aplicación de sincronización de OneDrive para sincronizar archivos de SharePoint en el Explorador de archivos y luego ábralos desde Outlook mediante un vínculo web en lugar de una carpeta local.
- Exportación de listas de SharePoint a Excel: Exporte una lista de SharePoint como archivo de Excel y adjúntelo o vincúlelo en un correo electrónico de Outlook para referencia sin conexión.
- Suscripción a calendario en el nuevo Outlook: Suscríbase a un calendario de SharePoint mediante un vínculo ICS en lugar de usar el botón Conectar con Outlook.
Por qué Conectar con Outlook de SharePoint no funciona en el nuevo Outlook
El cliente de Outlook clásico permitía hacer clic en Conectar con Outlook en una lista o biblioteca de SharePoint y crear una copia local que se sincronizaba periódicamente. Esta característica dependía del motor de sincronización de SharePoint de Outlook, que formaba parte de la arquitectura de Outlook clásico. El nuevo Outlook para Windows es una aplicación basada en web que usa un marco de sincronización diferente. Microsoft ha eliminado el motor de sincronización de listas de SharePoint del nuevo Outlook porque la tecnología subyacente no es compatible con la nueva plataforma.
En lugar de sincronizar contenido de SharePoint en carpetas de Outlook, Microsoft recomienda usar la aplicación de sincronización de OneDrive para archivos y exportar listas a Excel para datos. Para calendarios, puede suscribirse a un calendario de SharePoint mediante un vínculo ICS. Estos métodos le brindan acceso sin conexión y la capacidad de compartir datos a través de Outlook sin requerir el motor de sincronización clásico.
Pasos para reemplazar la sincronización de listas de SharePoint en el nuevo Outlook
El proceso de reemplazo depende del tipo de contenido de SharePoint al que necesite acceder. A continuación se presentan tres métodos para archivos, listas y calendarios.
Método 1: Sincronizar archivos de SharePoint con OneDrive y compartir vínculos en Outlook
- Abrir la biblioteca de documentos de SharePoint en un navegador
Vaya a su sitio de SharePoint y navegue hasta la biblioteca de documentos a la que desea acceder. - Haga clic en el botón Sincronizar
En la barra de comandos en la parte superior de la biblioteca, haga clic en el botón Sincronizar. Si no lo ve, haga clic en los puntos suspensivos (…) y seleccione Sincronizar. - Siga la configuración de sincronización de OneDrive
Su navegador le pedirá que abra la aplicación de sincronización de OneDrive. Haga clic en Abrir Microsoft OneDrive. Los archivos se sincronizarán en una carpeta en el Explorador de archivos bajo el nombre de su organización. - Copie el vínculo del archivo de SharePoint
En el navegador, haga clic con el botón derecho en cualquier archivo de la biblioteca y seleccione Copiar vínculo. Esto crea un vínculo web directo. - Pegue el vínculo en un correo electrónico de Outlook
En el nuevo Outlook, redacte un nuevo correo electrónico. Presione Ctrl+V para pegar el vínculo. Los destinatarios con permiso pueden abrir el archivo desde SharePoint. - Abra los archivos sincronizados desde el Explorador de archivos
Si necesita adjuntar el archivo real, abra la carpeta de OneDrive en el Explorador de archivos, ubique el archivo y arrástrelo al cuerpo del correo electrónico de Outlook.
Método 2: Exportar una lista de SharePoint a Excel y adjuntarla a Outlook
- Abra la lista de SharePoint en un navegador
Vaya a su sitio de SharePoint y abra la lista que desea exportar. - Haga clic en Exportar a Excel
En la barra de comandos, haga clic en Exportar. Si no lo ve, haga clic en los puntos suspensivos (…) y seleccione Exportar a Excel. - Guarde el archivo .iqy
Su navegador descargará un archivo .iqy. Este es un archivo de consulta que se conecta a la lista de SharePoint. Guárdelo en su computadora. - Abra el archivo .iqy en Excel
Haga doble clic en el archivo .iqy. Excel se abrirá y le pedirá que se conecte. Haga clic en Habilitar para cargar los datos de la lista en una tabla de Excel. - Guarde el archivo de Excel
Presione Ctrl+S para guardar el libro de Excel en su unidad local. - Adjunte el archivo de Excel a un correo electrónico de Outlook
En el nuevo Outlook, redacte un nuevo correo electrónico y haga clic en Adjuntar. Seleccione el archivo de Excel guardado. Los destinatarios pueden abrir el archivo para ver los datos de la lista.
Método 3: Suscribirse a un calendario de SharePoint mediante un vínculo ICS
- Abra el calendario de SharePoint en un navegador
Vaya a su sitio de SharePoint y abra la lista de calendario. - Copie el vínculo ICS
Haga clic en la pestaña Calendario. En la barra de herramientas, haga clic en Conectar con Outlook. Esto genera un vínculo ICS. Haga clic con el botón derecho en el vínculo y seleccione Copiar dirección de vínculo. - Abra la configuración del calendario en el nuevo Outlook
En el nuevo Outlook, haga clic en el icono Calendario en la barra de navegación izquierda. Haga clic en el icono de engranaje para abrir la configuración del Calendario. - Agregue la suscripción ICS
En el panel de configuración del Calendario, haga clic en Agregar calendario. Seleccione Suscribirse desde la web. Pegue el vínculo ICS en el campo URL. Haga clic en Importar. - Verifique que el calendario aparezca
Los eventos del calendario de SharePoint aparecerán en el nuevo Outlook en la sección Otros calendarios. Se actualizan periódicamente.
Problemas comunes después de reemplazar la sincronización de SharePoint
La sincronización de OneDrive no se inicia
Si al hacer clic en Sincronizar en SharePoint no se abre OneDrive, verifique que la aplicación de sincronización de OneDrive esté instalada y en ejecución. Descárguela desde el portal de Microsoft 365 si es necesario. También verifique que haya iniciado sesión con su cuenta profesional o educativa en OneDrive.
El archivo de Excel exportado muestra datos antiguos
El archivo .iqy se conecta a la lista de SharePoint en vivo, por lo que los datos en Excel se actualizan al abrirlo. Si envía el archivo de Excel como adjunto, los destinatarios ven los datos tal como estaban la última vez que guardó el archivo. Para compartir datos en vivo, use la opción Copiar vínculo en SharePoint en su lugar.
Los eventos del calendario no se actualizan
Las suscripciones ICS en el nuevo Outlook se actualizan a intervalos establecidos por el servidor, generalmente cada 24 horas. Si necesita actualizaciones más frecuentes, pida a su administrador de SharePoint que configure la lista de calendario para intervalos de actualización más cortos. También puede actualizar manualmente haciendo clic con el botón derecho en el calendario en Outlook y seleccionando Actualizar.
Conectar con Outlook de Outlook clásico vs métodos de reemplazo en el nuevo Outlook
| Elemento | Conectar con Outlook de Outlook clásico | Método de reemplazo en el nuevo Outlook |
|---|---|---|
| Sincronización de biblioteca de archivos | Crea una carpeta de Outlook con archivos sincronizados | Aplicación de sincronización de OneDrive + vínculo web en el correo electrónico |
| Acceso a datos de lista | Lista sincronizada como carpeta de Outlook | Exportar a Excel y adjuntar archivo |
| Suscripción a calendario | Botón Conectar con Outlook | Suscripción a vínculo ICS en la configuración del calendario |
| Acceso sin conexión | Copia completa sin conexión en Outlook | Archivos sin conexión de OneDrive o archivo de Excel guardado localmente |
| Frecuencia de actualización | Sincronización periódica cada pocos minutos | A petición para archivos; actualización cada 24 horas para calendarios |
Ahora puede reemplazar la sincronización clásica Conectar con Outlook con OneDrive para archivos, exportación a Excel para listas y suscripción ICS para calendarios. Intente configurar primero una sincronización de OneDrive para su biblioteca de documentos más usada. Para necesidades avanzadas, pregunte a su administrador de SharePoint sobre los flujos de Power Automate que pueden enviar por correo electrónico las actualizaciones de listas directamente a su bandeja de entrada de Outlook.