Cuando programa o se une a una reunión de Teams desde Outlook, los mensajes de chat intercambiados durante esa reunión se almacenan dentro del propio elemento de la reunión. Muchos usuarios tienen dificultades para localizar estos chats después de que finaliza la reunión porque el chat no aparece en la lista de chats normal de Teams. El nuevo Outlook para Windows y el Outlook clásico ahora incluyen un panel dedicado de Chat de reunión que muestra el historial completo de la conversación de cualquier reunión de Teams a la que haya asistido u organizado. Este artículo explica cómo abrir y usar la función Chat de reunión en Outlook y cómo encontrar chats de reuniones pasadas cuando parecen desaparecer.
Puntos clave: Acceder al chat de reuniones de Teams desde Outlook
- Calendario > Abrir reunión > icono Chat de reunión: Abre el hilo de chat completo para esa reunión de Teams específica directamente en Outlook.
- Icono de burbuja de chat en la ventana de la reunión: Se encuentra en el lado derecho de la cinta de opciones de la reunión; haga clic en él para alternar el panel de chat.
- Archivo > Opciones > Calendario (Outlook clásico): Asegura que el chat de reunión esté habilitado y que el panel de chat aparezca para todas las reuniones de Teams.
Cómo funciona la función Chat de reunión en Outlook
La función Chat de reunión es parte de la integración entre Outlook y Microsoft Teams. Cuando crea una reunión de Teams desde Outlook, Teams crea automáticamente un hilo de chat vinculado a ese evento de calendario específico. Este chat es independiente de la lista general de chats de Teams y solo es accesible a través del propio elemento de la reunión.
El hilo de chat incluye todos los mensajes enviados antes, durante y después de la reunión por cualquier participante que se unió a la reunión. Los archivos adjuntos compartidos en el chat también aparecen en este hilo. El chat persiste incluso después de que finaliza la reunión, siempre que el evento de calendario exista en su buzón.
La función funciona tanto en el nuevo Outlook para Windows (la versión preliminar) como en el Outlook clásico con el complemento de Teams instalado. El mismo panel de chat está disponible en Outlook para Mac y Outlook en la web, aunque la ubicación del icono puede variar ligeramente.
Requisitos previos para usar el Chat de reunión
Necesita una cuenta de trabajo o escuela de Microsoft 365 con una licencia de Teams. La reunión debe crearse como una reunión de Teams desde Outlook, no como una reunión de Skype o una cita de calendario simple. Tanto el organizador como los asistentes deben tener instalado el cliente de Teams o acceso a Teams en un navegador web. El chat solo está disponible para reuniones que se configuraron con el botón de reunión de Teams en Outlook.
Pasos para abrir un chat de reunión desde Outlook
Siga estos pasos para ver el chat de Teams de cualquier reunión en su calendario. Los pasos son idénticos para el nuevo Outlook y el Outlook clásico, a menos que se indique lo contrario.
- Abra su Calendario en Outlook
Haga clic en el icono de Calendario en el panel de navegación izquierdo. En el nuevo Outlook, el icono se etiqueta Calendario. En el Outlook clásico, está en la parte inferior del panel de carpetas. - Haga doble clic en la reunión de Teams que desea revisar
Busque la reunión en su calendario. Las reuniones creadas como reuniones de Teams muestran un pequeño icono de Teams o el texto “Reunión de Teams” en los detalles del evento. Haga doble clic en la reunión para abrirla en su propia ventana. - Localice el icono de Chat de reunión
En la ventana de la reunión, mire la cinta de opciones o la barra de herramientas superior. Verá un icono de burbuja de chat etiquetado como Chat de reunión o Chat. El icono suele estar en el lado derecho de la cinta, cerca del botón Unirse o de las opciones de Respuesta. En el nuevo Outlook, el icono puede aparecer como una burbuja de diálogo con un símbolo de calendario. - Haga clic en el icono de Chat de reunión
Al hacer clic en el icono se abre un panel lateral en el lado derecho de la ventana de la reunión. El panel muestra el hilo de chat completo de esa reunión, incluidos todos los mensajes y archivos adjuntos. Si no se enviaron mensajes, el panel muestra un chat vacío con el título de la reunión. - Explore o envíe un nuevo mensaje
Puede desplazarse por mensajes anteriores, descargar archivos adjuntos o escribir un nuevo mensaje en el cuadro de texto en la parte inferior del panel. Los nuevos mensajes se envían a todos los participantes de la reunión que tengan acceso al chat.
Método alternativo: Abrir el chat desde el recordatorio de la reunión
Cuando aparece un recordatorio de reunión, haga clic en el botón Unirse para abrir la reunión en Teams. En la ventana de la reunión de Teams, el panel de chat está disponible en el lado derecho de la pantalla. Este método funciona para reuniones en vivo y no requiere abrir el elemento del calendario en Outlook.
Problemas comunes con el Chat de reunión y sus soluciones
El icono de Chat de reunión falta o está atenuado
Si el icono de burbuja de chat no aparece al abrir una reunión, es probable que la reunión no se haya creado como una reunión de Teams. Verifique el cuerpo de la reunión para ver el vínculo de la reunión de Teams o el botón Unirse a la reunión de Microsoft Teams. Si esos elementos faltan, el chat no existe. Para solucionar esto en futuras reuniones, use siempre el botón Nueva reunión de Teams en Outlook al programar.
El panel de chat no muestra mensajes aunque la gente haya chateado
Esto suele ocurrir cuando el organizador eliminó el chat de la reunión o si el chat se movió a una ubicación diferente. En Teams, el organizador puede eliminar el hilo de chat, lo que lo elimina de la reunión de forma permanente. La única forma de recuperar chats eliminados es mediante una solicitud de exhibición electrónica (eDiscovery) a su administrador de TI. Si el chat se movió a un canal, los mensajes siguen visibles en el canal de Teams pero no en el elemento de reunión de Outlook.
El Chat de reunión se abre pero está vacío para reuniones pasadas
Los hilos de chat de reuniones pasadas se conservan solo mientras exista el evento de calendario. Si eliminó la reunión de su calendario, el chat ya no es accesible. Para conservar los chats de reuniones importantes, no elimine el evento de calendario después de que finalice la reunión. En su lugar, márquelo como completado o déjelo en su calendario.
Los archivos adjuntos en el chat no se cargan
Los archivos adjuntos compartidos en el chat se almacenan en OneDrive o SharePoint. Si el archivo adjunto no se carga, verifique su conexión a Internet y asegúrese de tener permiso para acceder al archivo. Es posible que el propietario del archivo haya cambiado la configuración de uso compartido después de la reunión.
| Elemento | Chat de reunión en Outlook | Lista general de chats de Teams |
|---|---|---|
| Ubicación de acceso | Calendario > Elemento de reunión > Icono de chat | Aplicación Teams > Pestaña Chat |
| Visibilidad para no asistentes | ||
| Retención del chat después de finalizar la reunión | Persiste mientras exista el evento de calendario | Persiste hasta que se elimine u oculte el chat |
| Almacenamiento de archivos adjuntos | Vinculado desde OneDrive o SharePoint | Vinculado desde OneDrive o SharePoint |
| Buscable en Outlook | Sí, usando palabras clave de búsqueda del chat | No, no está indexado por la búsqueda de Outlook |
Cómo habilitar o deshabilitar el Chat de reunión en Outlook
En el Outlook clásico, puede controlar si el icono de Chat de reunión aparece para las reuniones de Teams. Vaya a Archivo > Opciones > Calendario. En Opciones de calendario, busque la sección etiquetada Microsoft Teams. Marque o desmarque la casilla que dice Mostrar chat de reunión en Outlook. En el nuevo Outlook, esta configuración no está expuesta en la interfaz de usuario. El icono de chat aparece automáticamente para todas las reuniones de Teams.
Conclusión
La función Chat de reunión en Outlook le brinda acceso directo a la conversación completa de Teams de cualquier reunión en su calendario. Puede abrir el chat haciendo doble clic en la reunión y haciendo clic en el icono de burbuja de chat en la cinta de opciones. Use este panel para revisar discusiones pasadas, descargar archivos compartidos o enviar mensajes de seguimiento a los participantes. Como sugerencia avanzada, puede buscar palabras clave del chat de la reunión directamente en la búsqueda de Outlook escribiendo el término de búsqueda y seleccionando la reunión en los resultados. Esto ahorra tiempo cuando necesita encontrar un mensaje específico de una reunión pasada sin abrir primero el elemento del calendario.