La lista global de direcciones del Outlook clásico para Windows proporciona un directorio de todos los usuarios, grupos y recursos de su organización. En el nuevo Outlook para Windows, esta característica se ha rediseñado con un nombre y una interfaz diferentes. La fuente de datos subyacente ha pasado de Exchange Server local a los servicios de directorio en la nube de Microsoft 365. En este artículo se explica qué cambió, cómo acceder al directorio en el nuevo Outlook y qué limitaciones debe esperar.
Puntos clave: cambios en la lista global de direcciones en el nuevo Outlook
- Nuevo nombre y ubicación: La lista global de direcciones ahora se llama directorio de la organización y se encuentra en Personas > Directorio en el nuevo Outlook.
- Sin acceso sin conexión: El directorio de la organización requiere una conexión a Internet activa. No hay ninguna copia en caché de la GAL disponible sin conexión.
- El comportamiento de búsqueda cambió: El nuevo Outlook no admite la exploración alfabética ni las vistas jerárquicas. Debe escribir una consulta de búsqueda para ver los resultados.
Por qué Microsoft cambió la lista global de direcciones en el nuevo Outlook
El nuevo Outlook para Windows se basa en una plataforma web que sincroniza datos a través de los servicios en la nube de Microsoft 365. El Outlook clásico usa MAPI (Messaging Application Programming Interface) para conectarse a Exchange Server y descargar una copia completa de la lista global de direcciones en el equipo local. Esta copia en caché permitía la exploración sin conexión y búsquedas alfabéticas rápidas.
En el nuevo Outlook, el directorio funciona con Microsoft Graph, la misma API que usan Outlook en la web y Teams. En lugar de descargar toda la GAL, el nuevo Outlook envía consultas de búsqueda a la nube y devuelve los resultados coincidentes en tiempo real. Este cambio mejora la seguridad al eliminar las copias sin conexión del directorio y garantiza que los datos del directorio estén siempre actualizados. Sin embargo, elimina varias características con las que contaban los usuarios del Outlook clásico, como el acceso sin conexión, la exploración sin una consulta de búsqueda y la capacidad de ver grupos jerárquicos.
Cómo acceder al directorio en el nuevo Outlook
El directorio del nuevo Outlook se encuentra en el módulo Personas, no en el módulo Correo. Siga estos pasos para encontrarlo y usarlo.
- Abra el módulo Personas
Haga clic en el icono Personas de la barra de navegación izquierda. El icono tiene el aspecto de dos siluetas. Si no ve Personas, haga clic en el botón Más aplicaciones situado en la parte inferior de la barra de navegación y seleccione Personas en la lista. - Cambie a la pestaña Directorio
En el módulo Personas, verá dos pestañas en la parte superior: Contactos y Directorio. Haga clic en Directorio para abrir la lista de direcciones de toda la organización. - Busque una persona o un grupo
Escriba un nombre, una dirección de correo electrónico o un nombre de grupo en el cuadro de búsqueda. Los resultados aparecen a medida que escribe. Haga clic en cualquier resultado para ver los detalles de contacto, incluidos el cargo, el departamento, el número de teléfono y la ubicación de la oficina. - Enviar un correo electrónico desde un resultado del directorio
Haga clic en la dirección de correo electrónico que se muestra en la tarjeta de contacto para iniciar un nuevo correo electrónico a esa persona. Como alternativa, mantenga el puntero sobre un resultado y haga clic en el icono del sobre.
Qué características de la GAL clásica faltan en el nuevo Outlook
Varias características de la lista global de direcciones del Outlook clásico no existen en el directorio de la organización del nuevo Outlook. Estos cambios afectan a cómo se busca y se usa la información del directorio.
Sin exploración alfabética
El Outlook clásico permitía abrir la libreta de direcciones y desplazarse por la GAL alfabéticamente haciendo clic en las pestañas de letras. En el nuevo Outlook, no se puede explorar el directorio completo. Debe escribir al menos parte de un nombre o una dirección de correo electrónico para ver algún resultado.
Sin directorio sin conexión
El Outlook clásico descarga la GAL en el archivo de datos local de Outlook. Esto permitía buscar contactos incluso cuando no había conexión a la red. El directorio del nuevo Outlook requiere una conexión a Internet activa. Si no tiene conexión, la pestaña Directorio no muestra resultados.
Sin vista jerárquica de grupos
El Outlook clásico mostraba los grupos de distribución y los grupos de seguridad en una estructura de árbol bajo la GAL. Se podía expandir un grupo para ver sus miembros. En el nuevo Outlook, se puede buscar el nombre de un grupo, pero no se puede expandir el grupo para ver sus miembros. Debe abrir las propiedades del grupo para ver la pertenencia y, aun así, la lista puede estar incompleta en el caso de grupos grandes.
Sin posibilidad de agregar contactos del directorio a los contactos personales
En el Outlook clásico, se podía hacer clic con el botón secundario en una entrada de la GAL y seleccionar Agregar a contactos para guardar una copia de los datos de esa persona en la carpeta Contactos propia. El nuevo Outlook no ofrece esta opción. Se pueden copiar los datos manualmente, pero no hay ningún método de un solo clic.
Si no puede ver el directorio en el nuevo Outlook
Es posible que algunos usuarios observen que la pestaña Directorio falta o no muestra resultados. Esto suele deberse a la configuración de la cuenta o a los permisos.
La pestaña Directorio falta por completo
La pestaña Directorio solo aparece cuando la cuenta está conectada a una cuenta profesional o educativa de Microsoft 365. Si usa una cuenta personal de Microsoft, como Outlook.com, o una cuenta de Gmail, la pestaña Directorio no aparecerá. Cambie a una cuenta profesional o educativa para acceder al directorio de la organización.
El directorio no muestra resultados
Si la pestaña Directorio aparece pero no devuelve resultados al buscar, compruebe que su organización ha habilitado la búsqueda en el directorio en Microsoft 365. El administrador de TI debe conceder los permisos necesarios en el centro de administración de Microsoft 365, en Configuración de la organización > Seguridad y privacidad > Búsqueda en el directorio. Si la búsqueda en el directorio está deshabilitada, no aparecerá ningún resultado.
GAL del Outlook clásico frente al directorio de la organización del nuevo Outlook
| Elemento | GAL del Outlook clásico | Directorio del nuevo Outlook |
|---|---|---|
| Nombre de la característica | Lista global de direcciones | Directorio de la organización |
| Ubicación | Botón Libreta de direcciones en Correo | Módulo Personas > pestaña Directorio |
| Se requiere Internet | No, funciona sin conexión | Sí, requiere conexión |
| Método de exploración | Pestañas alfabéticas y desplazamiento | Solo cuadro de búsqueda |
| Vista de miembros del grupo | Árbol expandible | No disponible |
| Agregar a contactos personales | Opción de clic con el botón secundario | No disponible |
| Origen de datos | Exchange Server local | Nube de Microsoft 365 mediante Graph |
El directorio de la organización del nuevo Outlook es un reemplazo simplificado y basado en la nube de la lista global de direcciones clásica. Ofrece precisión en tiempo real y una seguridad mejorada, pero elimina el acceso sin conexión, la exploración alfabética y la expansión de los miembros de los grupos. Para usar el directorio, abra el módulo Personas y haga clic en la pestaña Directorio. Si necesita acceso sin conexión o vistas de los miembros de los grupos, considere la posibilidad de usar el Outlook clásico o Outlook en la web en el explorador.