La firma de Outlook vuelve a la anterior después de reiniciar: solución

Editas tu firma de correo en Outlook, la guardas y cierras el programa. Cuando reinicias Outlook, la firma vuelve a la versión anterior. Este problema ocurre porque Outlook guarda las firmas en una carpeta local de tu equipo, y los cambios que hiciste son sobrescritos por una copia en caché o por un problema de sincronización con Microsoft 365. Este artículo explica por qué se restablece la firma y proporciona los pasos exactos para evitar que se revierta después de un reinicio.

Por qué Outlook revierte tu firma a una versión anterior

Outlook guarda cada firma como tres archivos en una carpeta local: un archivo HTML, un archivo de texto plano (TXT) y un archivo de formato de texto enriquecido (RTF). Cuando creas o editas una firma, Outlook escribe el nuevo contenido en estos tres archivos. Si los archivos se corrompen o si Outlook no puede escribir en ellos correctamente, el programa recurre a una versión en caché de la firma almacenada en memoria o en una ubicación de respaldo separada.

Una segunda causa involucra las firmas de roaming en Microsoft 365. Si tu buzón de Exchange Online tiene habilitada la función de firmas de roaming, el servidor almacena una copia de tu firma. Cada vez que Outlook se inicia, descarga la copia del servidor. Si la copia del servidor es más antigua que la copia local, el servidor sobrescribe tus cambios locales. Esto ocurre con mayor frecuencia cuando editas la firma en un equipo y luego abres Outlook en otro equipo que no ha sincronizado el cambio.

Una tercera causa es una plantilla NormalEmail.dotm corrupta. Esta plantilla de Word almacena el formato predeterminado para los mensajes de correo, incluidos los estilos de firma. Si la plantilla está dañada, Outlook puede reemplazar tu firma con una versión predeterminada o en blanco.

Pasos para evitar que Outlook restablezca tu firma

Completa los siguientes pasos en orden. Prueba Outlook después de cada paso reiniciando el programa. Si la firma aún se revierte, pasa al siguiente paso.

Paso 1: Elimina los archivos de firma y vuelve a crearlos

1. Cierra Outlook por completo
   Asegúrate de que Outlook no esté en ejecución. Abre el Administrador de tareas y finaliza el proceso de Outlook si aparece en la pestaña Procesos.
2. Abre la carpeta de firmas
   Presiona Tecla de Windows + R, escribe %appdata%\Microsoft\Signatures y presiona Enter. Esto abre la carpeta donde Outlook guarda los archivos de firma.
3. Haz una copia de seguridad de tus firmas actuales
   Haz clic derecho dentro de la carpeta, selecciona Nuevo > Carpeta y asígnale el nombre Backup. Arrastra todos los archivos y subcarpetas a la carpeta Backup. No elimines la carpeta Backup todavía.
4. Elimina las carpetas de firma originales
   Selecciona todas las carpetas dentro de la carpeta Signatures excepto la carpeta Backup. Presiona Eliminar. Si solo tienes una firma, verás tres archivos con el mismo nombre pero diferentes extensiones (.htm, .txt, .rtf). Elimina esos archivos.
5. Abre Outlook y crea una nueva firma
   Ve a Archivo > Opciones > Correo > Firmas. Haz clic en Nueva, escribe un nombre para la firma y crea el contenido de tu firma. Haz clic en Aceptar y luego en Aceptar nuevamente.
6. Reinicia Outlook
   Cierra Outlook y ábrelo de nuevo. Comprueba si la firma permanece igual. Si no se revierte, el problema está resuelto. Si se revierte, continúa con el Paso 2.

Paso 2: Limpia la caché de firmas de roaming usando el registro

Este paso obliga a Outlook a ignorar la firma del servidor y usar solo los archivos locales. Editar el registro incorrectamente puede dañar tu instalación de Windows. Haz una copia de seguridad del registro antes de realizar cambios.

1. Cierra Outlook
   Asegúrate de que Outlook no esté en ejecución.
2. Abre el Editor del Registro
   Presiona Tecla de Windows + R, escribe regedit y presiona Enter. Haz clic en Sí en el mensaje de Control de cuentas de usuario.
3. Navega a la clave de registro de Outlook
   Ve a HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences. Para Outlook 2019 o Microsoft 365, usa 16.0. Para Outlook 2016, también usa 16.0. Para Outlook 2013, usa 15.0.
4. Crea un nuevo valor DWORD
   Haz clic derecho en el panel derecho, selecciona Nuevo > Valor DWORD (32 bits). Asígnale el nombre ForceClientSignature.
5. Establece el valor en 1
   Haz doble clic en la nueva entrada, establece el Valor en 1 y haz clic en Aceptar.
6. Reinicia Outlook
   Cierra y vuelve a abrir Outlook. Comprueba si la firma permanece después de un reinicio.

Paso 3: Desactiva las firmas de roaming en Exchange Online

Si usas Microsoft 365 con Exchange Online, la función de firmas de roaming puede estar activa. Desactívala usando el Centro de administración de Exchange o PowerShell.

1. Abre el Centro de administración de Exchange
   Ve a https://admin.exchange.microsoft.com e inicia sesión con tu cuenta de administrador.
2. Ve a Buzones
   En el menú izquierdo, selecciona Destinatarios > Buzones. Haz clic en el buzón del usuario que tiene el problema de firma.
3. Abre las propiedades del buzón
   En el panel de detalles del usuario, haz clic en Características del buzón.
4. Desactiva las firmas de roaming
   En Conectividad de correo, busca Firmas de roaming. Haz clic en Desactivar. Confirma el cambio.
5. Reinicia Outlook
   Cierra y vuelve a abrir Outlook. Verifica que la firma ya no se revierta.

Paso 4: Cambia el nombre de la plantilla NormalEmail.dotm

1. Cierra Outlook
   Asegúrate de que Outlook esté cerrado.
2. Abre la carpeta de inicio de Word
   Presiona Tecla de Windows + R, escribe %appdata%\Microsoft\Word\STARTUP y presiona Enter.
3. Cambia el nombre de NormalEmail.dotm
   Si el archivo existe, haz clic derecho y selecciona Cambiar nombre. Cambia el nombre a NormalEmail.old.
4. Reinicia Outlook
   Abre Outlook. El programa crea un nuevo archivo NormalEmail.dotm limpio. Comprueba si el problema de la firma está resuelto.

Si Outlook aún revierte la firma después de la solución principal

La firma se revierte solo en una cuenta de correo específica

Si la firma se revierte solo cuando redactas desde una cuenta específica, la cuenta puede tener una política de firma del lado del servidor aplicada por tu departamento de TI. Contacta a tu administrador de Exchange. Pídele que revise la política del buzón para el atributo Signature en el Centro de administración de Exchange. Si una política fuerza una firma, no puedes cambiarla localmente.

La firma cambia después de una actualización de Windows

Las actualizaciones de Windows a veces restablecen los permisos de archivo en la carpeta AppData. Si la carpeta Signatures pierde los permisos de escritura, Outlook no puede guardar tus ediciones. Haz clic derecho en la carpeta Signatures, selecciona Propiedades > Seguridad. Asegúrate de que tu cuenta de usuario tenga Control total. Si no es así, haz clic en Editar, selecciona tu usuario, marca Control total y haz clic en Aceptar. Reinicia Outlook.

La firma se revierte en Outlook para Mac

Outlook para Mac guarda las firmas de manera diferente. La corrección del registro y la desactivación de firmas de roaming en Exchange se aplican solo a Windows. En Mac, ve a Outlook > Preferencias > Firmas. Elimina la firma y crea una nueva. Si se revierte, contacta a tu administrador de Exchange para desactivar las firmas de roaming para tu buzón.

Firma local vs firma de roaming: diferencias clave

Elemento	Firma local	Firma de roaming
Ubicación de almacenamiento	Carpeta %appdata%\Microsoft\Signatures en el equipo local	Almacenada en el servidor de Exchange Online y sincronizada a todos los dispositivos
Comportamiento de edición	Los cambios se guardan solo en la máquina local	Los cambios se guardan en el servidor y se envían a cada dispositivo que inicie sesión
Manejo de conflictos	Sin conflicto a menos que varios perfiles accedan a la misma carpeta	La versión del servidor sobrescribe la versión local en cada reinicio de Outlook
Mejor para	Usuarios de un solo equipo o usuarios que no necesitan firmas sincronizadas	Usuarios que cambian entre varios equipos y quieren la misma firma en todos

Ahora puedes controlar si tu firma permanece después de un reinicio limpiando la caché local, usando la clave de registro ForceClientSignature o desactivando las firmas de roaming en Exchange Online. Si el problema continúa, verifica los permisos de archivo en la carpeta Signatures. Para usuarios avanzados, considera crear un Objeto de directiva de grupo que establezca ForceClientSignature en 1 para todos los equipos unidos al dominio.