Cuando exporta una presentación de PowerPoint a PDF, las fuentes personalizadas que eligió con cuidado suelen desaparecer. El PDF sustituye la fuente por otra, lo que arruina el diseño y la coherencia de marca. Esto ocurre porque PowerPoint, de forma predeterminada, no incrusta los datos de las fuentes en el archivo PDF. Este artículo explica por qué se pierden las fuentes durante la exportación y le muestra cómo forzar la incrustación de fuentes para que su PDF se vea exactamente igual que su presentación.
Puntos clave: incrustar fuentes personalizadas en la exportación a PDF
- Archivo > Opciones > Guardar > Incrustar fuentes en el archivo: Incrusta las fuentes personalizadas en el archivo de PowerPoint para que la exportación a PDF pueda usarlas.
- Archivo > Exportar > Crear PDF/XPS > Opciones > Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A): Fuerza la incrustación de fuentes durante la exportación a PDF para lograr la máxima compatibilidad.
- Archivo > Opciones > Guardar > Incrustar solo los caracteres usados en la presentación: Reduce el tamaño del archivo y, aun así, incrusta los datos de fuente necesarios para la conversión a PDF.
Por qué se pierden las fuentes personalizadas al exportar PowerPoint a PDF
Las presentaciones de PowerPoint hacen referencia a archivos de fuente instalados en el equipo donde se creó la presentación. Al exportar a PDF, el proceso de creación del PDF debe incluir los datos reales de la fuente para que cualquier visor pueda representar el texto correctamente. Si los datos de la fuente no están incrustados, el lector de PDF sustituye la fuente por una predeterminada, como Times New Roman o Arial.
Hay dos motivos principales por los que se pierden las fuentes:
La incrustación de fuentes no está habilitada en el archivo de PowerPoint
PowerPoint tiene una configuración por archivo que controla si los datos de fuente se guardan dentro del archivo .pptx. De forma predeterminada, esta configuración está desactivada. Al exportar a PDF, el generador de PDF solo ve el nombre de la fuente, no los datos reales de la fuente. El lector de PDF elige entonces una fuente de reserva.
Restricciones de licencia de fuentes
Algunas fuentes comerciales incluyen una licencia que prohíbe la incrustación. PowerPoint respeta estas restricciones y no incrustará fuentes protegidas aunque habilite la opción de incrustación. El propio archivo de fuente contiene un indicador que le dice a PowerPoint que no la incruste. Si este es el caso, debe usar una fuente diferente o adquirir una licencia que permita la incrustación.
La configuración de exportación a PDF excluye la incrustación
El cuadro de diálogo de exportación a PDF de PowerPoint tiene su propio conjunto de opciones. Aunque la fuente esté incrustada en el archivo .pptx, el proceso de exportación puede eliminar los datos de fuente si elige un perfil PDF estándar que no requiera incrustación. Sin embargo, el perfil PDF/A exige la incrustación de fuentes.
Pasos para incrustar fuentes personalizadas antes de exportar a PDF
Debe completar dos tareas: incrustar las fuentes en el archivo de PowerPoint y, después, usar la configuración de exportación correcta para conservarlas en el PDF.
- Abra la presentación en PowerPoint
Inicie PowerPoint y abra el archivo que contiene las fuentes personalizadas que desea conservar. - Vaya a Archivo > Opciones > Guardar
En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Guardar. Desplácese hacia abajo hasta la sección titulada Conservar la fidelidad al compartir esta presentación. - Marque la casilla Incrustar fuentes en el archivo
Seleccione Incrustar fuentes en el archivo. Debajo de esta opción, elija Incrustar todos los caracteres para obtener mejores resultados. Esto garantiza que se incluya la fuente completa, no solo los caracteres que escribió. - Haga clic en Aceptar para guardar la configuración
Cierre el cuadro de diálogo Opciones. Guarde la presentación con Ctrl+S para aplicar la incrustación de fuentes. - Exporte a PDF usando la opción PDF/A
Vaya a Archivo > Exportar > Crear documento PDF/XPS. Haga clic en el botón Opciones. En el cuadro de diálogo que aparece, marque Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A). Este estándar requiere que se incrusten todas las fuentes. - Publique el PDF
Haga clic en Aceptar para cerrar Opciones y, después, haga clic en Publicar. Abra el archivo PDF resultante y verifique que sus fuentes personalizadas aparezcan correctamente.
Si las fuentes siguen faltando después de seguir los pasos principales
PowerPoint muestra una advertencia de que una fuente no se puede incrustar
Cuando habilita la incrustación de fuentes en Archivo > Opciones > Guardar, PowerPoint puede mostrar una advertencia de que una o más fuentes de su presentación no se pueden incrustar debido a la licencia. Para solucionarlo, reemplace la fuente restringida por otra que permita la incrustación. Abra la presentación, seleccione el texto que usa la fuente restringida y cámbielo a una fuente como Calibri, Arial o una fuente de Google que tenga una licencia que permita la incrustación.
La exportación a PDF sigue sustituyendo la fuente por otra aunque la incrustación esté habilitada
Si habilitó la incrustación de fuentes y usó la opción PDF/A, pero el PDF sigue mostrando una sustitución de fuente, es posible que el archivo de fuente de su sistema esté dañado o que le falte el indicador de incrustación. Reinstale la fuente desde el origen original. Después de reinstalarla, reinicie PowerPoint y repita los pasos de incrustación y exportación.
El tamaño del archivo PDF es demasiado grande después de incrustar todas las fuentes
Incrustar todos los caracteres de una fuente aumenta considerablemente el tamaño del archivo. Para reducir el tamaño, vuelva a Archivo > Opciones > Guardar y elija Incrustar solo los caracteres usados en la presentación en lugar de Incrustar todos los caracteres. Esta opción incrusta solo los glifos que realmente escribió, lo que mantiene el PDF más pequeño y, aun así, evita la sustitución de fuentes.
Opciones de incrustación de fuentes de PowerPoint frente a métodos de exportación a PDF
| Elemento | Incrustar en el archivo de PowerPoint (Opciones > Guardar) | Exportación PDF/A (Opciones > ISO 19005-1) |
|---|---|---|
| Propósito | Almacena los datos de fuente dentro del archivo .pptx para compartirlo | Fuerza la incrustación de fuentes en el PDF de salida |
| Efecto en el PDF | Necesario, pero no suficiente por sí solo | Anula la exportación a PDF predeterminada para incluir fuentes |
| Impacto en el tamaño del archivo | Aumenta el tamaño del .pptx | Aumenta el tamaño del PDF |
| Funciona sin licencia de fuente | No: respeta los indicadores de incrustación de fuentes | No: se aplica la misma restricción |
| Ideal para | Colaborar con otros usuarios de PowerPoint | Distribución final del PDF a cualquier persona |
Las fuentes personalizadas de PowerPoint se pueden conservar en las exportaciones a PDF habilitando la incrustación de fuentes en el archivo y usando el perfil de exportación PDF/A. Recuerde que las restricciones de licencia de las fuentes aún pueden impedir la incrustación. Compruebe la licencia de su fuente o cambie a una fuente que permita la incrustación. Después de aplicar esta configuración, pruebe el PDF en otro equipo para confirmar que las fuentes aparecen tal como se diseñaron.