La advertencia de cuota de almacenamiento aparece en el sitio incorrecto: causa raíz y solución

Ves una advertencia de cuota de almacenamiento en SharePoint, pero la notificación apunta a un sitio que no está lleno. La advertencia aparece en un sitio que tiene mucho espacio libre, mientras que el sitio real que superó su límite permanece en silencio. Esta discrepancia ocurre porque SharePoint calcula el almacenamiento a nivel de inquilino, no por sitio. Este artículo explica por qué la advertencia se muestra en el sitio incorrecto y proporciona los pasos exactos para identificar al verdadero culpable y corregir la cuota.

Por qué la advertencia de cuota de almacenamiento se muestra en el sitio incorrecto

Las cuotas de almacenamiento de SharePoint se administran a nivel de inquilino. Las suscripciones de Microsoft 365 incluyen un grupo de almacenamiento base que comparten todos los sitios de SharePoint. Cuando el almacenamiento total usado por todos los sitios supera el almacenamiento disponible del inquilino, SharePoint envía una advertencia de cuota. La advertencia se asocia a un sitio específico, pero no siempre es el sitio que causó el exceso.

La causa raíz es que SharePoint selecciona un sitio para mostrar la advertencia según algoritmos internos de equilibrio de carga, no según qué sitio superó su límite. Si el grupo del inquilino está lleno, la advertencia aparece en el sitio que se modificó más recientemente o que tiene la mayor actividad. Este sitio puede seguir teniendo cuota personal libre, pero el grupo del inquilino está agotado. El problema real es que uno o más sitios consumieron más de su parte asignada del grupo del inquilino, o que el propio grupo del inquilino es demasiado pequeño.

Cómo funciona el grupo de almacenamiento del inquilino

Cada inquilino de Microsoft 365 comienza con 1 TB de almacenamiento base más 10 GB por usuario con licencia. Este grupo se comparte entre todos los sitios de SharePoint, las cuentas de OneDrive y los archivos de Microsoft Teams. Cuando un sitio usa más que su cuota individual, no se activa una advertencia a menos que el grupo del inquilino también esté lleno. La advertencia solo se activa cuando el grupo total está al 100 por ciento o más.

Por qué el sitio incorrecto recibe la advertencia

SharePoint no tiene un mecanismo directo para identificar con precisión el sitio exacto que consumió los últimos megabytes. En su lugar, elige un sitio que está cambiando activamente. El correo electrónico de advertencia o la alerta de administrador incluye un vínculo a ese sitio. Esto lleva a los administradores a revisar la configuración de cuota de ese sitio, que parece correcta, mientras que el sitio real que consume en exceso permanece oculto.

Pasos para encontrar el sitio real que causa la advertencia de almacenamiento

Para resolver la advertencia, debes localizar el sitio que usa más de su parte justa del grupo del inquilino. Puedes hacerlo a través del centro de administración de SharePoint o PowerShell.

Método 1: Usar el centro de administración de SharePoint

1. Abrir el centro de administración de SharePoint
   Ve a https://admin.microsoft.com e inicia sesión como administrador de SharePoint. En la navegación izquierda, selecciona SharePoint.
2. Ir a Sitios activos
   En el centro de administración de SharePoint, haz clic en Sitios activos en el menú izquierdo. Esto muestra todos los conjuntos de sitios de tu inquilino.
3. Revisar la columna Almacenamiento
   Observa la columna Almacenamiento de cada sitio. Muestra el uso actual y la cuota que estableciste. Los sitios cuyo uso está cerca o en la cuota son candidatos.
4. Ordenar por uso
   Haz clic en el encabezado de la columna Almacenamiento para ordenar los sitios por uso. El sitio con el uso más alto probablemente sea el que consume más espacio del grupo del inquilino.
5. Revisar el almacenamiento del inquilino
   En la parte superior de la página Sitios activos, haz clic en Configuración y luego en Almacenamiento. Esto muestra el almacenamiento total del inquilino usado y disponible. Si el grupo del inquilino está lleno, debes liberar espacio o aumentarlo.

Método 2: Usar PowerShell para identificar sitios que superaron el límite

1. Conectarse a PowerShell de SharePoint Online
   Abre Windows PowerShell como administrador. Ejecuta Connect-SPOService -Url https://[yourtenant]-admin.sharepoint.com. Reemplaza [yourtenant] por el nombre de tu inquilino.
2. Obtener los datos de almacenamiento de todos los sitios
   Ejecuta Get-SPOSite -Limit ALL | Select-Object Url, StorageUsageCurrent, StorageQuota | Sort-Object StorageUsageCurrent -Descending. Esto muestra cada sitio con su uso actual y su cuota, ordenados de mayor a menor.
3. Identificar los sitios que superaron la cuota
   Busca los sitios donde StorageUsageCurrent sea mayor que StorageQuota. Esos sitios superaron su cuota individual y consumen espacio adicional del grupo del inquilino.
4. Comprobar el estado del grupo del inquilino
   Ejecuta Get-SPOTenant | Select-Object StorageQuota, StorageUsageCurrent. Esto devuelve la cuota y el uso a nivel de inquilino. Si StorageUsageCurrent está cerca o por encima de StorageQuota, el grupo está lleno.

Cómo corregir la advertencia de cuota de almacenamiento

Después de encontrar el sitio que consume en exceso, tienes tres opciones: aumentar el grupo del inquilino, aumentar la cuota del sitio o reducir el uso.

Opción 1: Aumentar el grupo de almacenamiento del inquilino

1. Ir al centro de administración de Microsoft 365
   Ve a https://admin.microsoft.com y selecciona Facturación > Comprar servicios.
2. Agregar almacenamiento adicional
   Busca Office 365 Extra File Storage. Cada licencia agrega 1 GB de almacenamiento al grupo de tu inquilino. Compra la cantidad que necesites.
3. Esperar el aprovisionamiento
   Después de la compra, el almacenamiento adicional se agrega al grupo de tu inquilino en un plazo de 24 horas. La advertencia desaparece automáticamente.

Opción 2: Aumentar la cuota de un sitio individual

1. Seleccionar el sitio que consume en exceso
   En el centro de administración de SharePoint > Sitios activos, haz clic en la URL del sitio.
2. Editar la cuota
   En el panel de detalles del sitio, haz clic en Configuración > Límite de almacenamiento. Aumenta el valor a un número mayor que el uso actual.
3. Guardar los cambios
   Haz clic en Guardar. La cuota del sitio se actualiza de inmediato.

Opción 3: Reducir el uso de almacenamiento del sitio

1. Identificar archivos grandes
   Ve al sitio que consume en exceso. En la biblioteca de documentos, cambia a la vista Todos los documentos. Ordena por Tamaño de forma descendente para encontrar los archivos grandes.
2. Eliminar o archivar
   Elimina los archivos que ya no sean necesarios. Mueve los archivos grandes a una ubicación de archivo, como un disco duro externo o un servicio de almacenamiento aparte.
3. Vaciar las papeleras de reciclaje
   SharePoint tiene dos papeleras de reciclaje: la papelera de reciclaje del sitio y la papelera de reciclaje de segunda etapa. Vacía ambas para liberar espacio. Ve a contenido del sitio > Papelera de reciclaje > Vaciar papelera de reciclaje.

Si la advertencia sigue apareciendo en el sitio incorrecto

La advertencia apunta a un sitio que está por debajo de su cuota

Esto ocurre cuando el grupo del inquilino está lleno pero el sitio en sí tiene cuota libre. La solución es aumentar el grupo del inquilino como se describe en la Opción 1. Después de que el grupo del inquilino tenga suficiente espacio, la advertencia se traslada al sitio real que consume en exceso o desaparece.

Varios sitios muestran advertencias

Si varios sitios muestran advertencias, el grupo del inquilino está muy por encima de su capacidad. Consulta el informe de almacenamiento del inquilino en el centro de administración de Microsoft 365 > Informes > Uso. Identifica los cinco sitios principales por uso y aumenta sus cuotas o reduce su almacenamiento.

PowerShell muestra un sitio por encima de la cuota pero el centro de administración no

Es posible que el centro de administración no se actualice de inmediato. Espera 30 minutos y actualiza la página. PowerShell devuelve datos en tiempo real. Confía en los resultados de PowerShell para mayor precisión.

Grupo del inquilino frente a cuota del sitio: diferencias clave

Elemento	Grupo del inquilino	Cuota del sitio
Ámbito	Todos los sitios de SharePoint, OneDrive y archivos de Teams	Conjunto de sitios individual
Tamaño predeterminado	1 TB + 10 GB por usuario con licencia	25 GB por sitio
Activa la advertencia	Sí, cuando el grupo está 100 % lleno	No, el sitio puede superar la cuota sin advertencia si el grupo tiene espacio
Cómo aumentar	Comprar Extra File Storage a través del centro de administración de Microsoft 365	Editar la configuración del sitio en el centro de administración de SharePoint
Dónde comprobar	Centro de administración de Microsoft 365 > Facturación > Suscripciones	Centro de administración de SharePoint > Sitios activos > configuración del sitio

Comprender esta diferencia es fundamental. Un sitio puede superar su cuota pero no activar una advertencia si el grupo del inquilino tiene espacio libre. A la inversa, un sitio por debajo de su cuota puede activar una advertencia si el grupo del inquilino está lleno.

Conclusión

La advertencia de cuota de almacenamiento aparece en el sitio incorrecto porque SharePoint muestra la advertencia en un sitio de alta actividad cuando el grupo de almacenamiento del inquilino está lleno. El sitio real que consume en exceso puede tener cuota libre, pero consume más de su parte del grupo. Usa el centro de administración de SharePoint o PowerShell para encontrar el sitio con el mayor uso de almacenamiento. Luego aumenta el grupo del inquilino comprando Extra File Storage, aumenta la cuota del sitio o reduce el uso de almacenamiento en el sitio problemático. Comprueba el estado del grupo del inquilino con regularidad en el centro de administración de Microsoft 365 para evitar futuras advertencias.