Firma digital de PowerPoint: cómo firmar y verificar una presentación

Necesita confirmar que una presentación de PowerPoint provino de usted y que nadie más la ha modificado. Una firma digital proporciona esa prueba al adjuntar una marca basada en certificado al archivo. Este artículo explica cómo agregar una firma digital visible o invisible a una presentación y cómo verificar las firmas que otros han aplicado. También cubre los requisitos del certificado y los problemas comunes que puede encontrar.

Qué hace una firma digital en PowerPoint y qué necesita

Una firma digital en PowerPoint es un sello criptográfico que vincula la presentación con su firmante. Cuando firma un archivo, PowerPoint aplica un hash al contenido y cifra ese hash con su clave privada. Cualquier persona que abra el archivo puede descifrar el hash usando su clave pública, que está incrustada en el certificado adjunto. Si la presentación se modificó después de firmarla, el hash no coincidirá y la firma dejará de ser válida.

No puede firmar una presentación sin un certificado digital. El certificado puede provenir de una autoridad de certificación comercial como DigiCert o GlobalSign, de la infraestructura de clave pública interna de su organización, o de un certificado creado con la herramienta SelfCert.exe que se incluye con Office. Los certificados creados por uno mismo funcionan para pruebas, pero no son de confianza para los destinatarios fuera de su organización a menos que instalen manualmente su certificado raíz.

PowerPoint admite dos tipos de firmas: una línea de firma visible que aparece como un gráfico en una diapositiva y una firma invisible que se almacena en los metadatos del archivo. Ambas proporcionan el mismo nivel de protección criptográfica. La firma invisible es más rápida de aplicar y no cambia el diseño visual de las diapositivas.

Pasos para agregar una firma digital en PowerPoint

El proceso varía ligeramente según si desea una línea de firma visible o una firma invisible. Ambos métodos requieren un certificado instalado en su equipo. Siga los pasos para el tipo que necesita.

Método 1: Agregar una firma digital invisible

1. Abra la presentación y vaya a Archivo > Información
   En la página Información, haga clic en Proteger presentación y seleccione Agregar una firma digital en el menú desplegable. Si esta opción está atenuada, es posible que el archivo esté en un formato que no admite firmas, como .ppsx o .pptm con macros activas.
2. Elija un tipo de compromiso e introduzca los detalles
   En el cuadro de diálogo Firmar, seleccione un Propósito como “Aprobado” o “Creó este documento”. También puede escribir una descripción en el cuadro Firmar como. Haga clic en Cambiar para elegir un certificado diferente si hay varios instalados.
3. Haga clic en Firmar para aplicar la firma
   PowerPoint bloquea la presentación y agrega la firma. Aparece una barra amarilla en la parte superior de la ventana que indica que el archivo está marcado como final. La firma es invisible y no aparece en ninguna diapositiva.

Método 2: Agregar una línea de firma visible

1. Coloque el cursor en la diapositiva donde debe aparecer la firma
   Vaya a Insertar > Texto > Línea de firma. Haga clic en Línea de firma en el menú desplegable. Se abre un cuadro de diálogo Configuración de la firma.
2. Complete la información del firmante
   Escriba el nombre, el cargo y la dirección de correo electrónico del Firmante sugerido. También puede agregar instrucciones para el firmante. Desactive Permitir que el firmante agregue comentarios si desea restringir texto adicional.
3. Haga clic en Aceptar para insertar la línea de firma en la diapositiva
   Aparece un marcador de posición gráfico. Haga clic con el botón derecho en la línea de firma y seleccione Firmar. En el cuadro de diálogo Firmar, elija su certificado y haga clic en Firmar. La línea de firma ahora muestra un sello verificado con el nombre y la fecha del firmante.

Cómo verificar una firma digital en PowerPoint

La verificación ocurre automáticamente cuando abre una presentación firmada. PowerPoint comprueba la cadena de certificados, la integridad del hash y la marca de tiempo si existe. Puede inspeccionar los detalles manualmente.

1. Abra la presentación firmada
   Observe la barra de mensajes amarilla o azul debajo de la cinta de opciones. Si la firma es válida, la barra dice “Este documento se ha firmado digitalmente y se ha marcado como final”. Si la firma no es válida, la barra advierte que la firma tiene un problema.
2. Haga clic en Ver firmas
   Vaya a Archivo > Información > Ver firmas. El panel Firmas se abre en el lado derecho de la ventana. Enumera cada firma del archivo, su estado y el nombre del firmante.
3. Examine los detalles del certificado
   Haga clic con el botón derecho en una firma del panel y seleccione Detalles de la firma. En el cuadro de diálogo Detalles de la firma, haga clic en Ver certificado para ver el emisor, la fecha de expiración y el propósito previsto. Un certificado válido muestra “Este certificado es correcto”. Un certificado expirado o no confiable muestra una advertencia.

Problemas comunes al firmar o verificar presentaciones

La opción “Agregar una firma digital” está atenuada

PowerPoint deshabilita la opción de firma para archivos que son de solo lectura, que se guardan en formatos anteriores como .ppt o que contienen controles ActiveX. Guarde primero el archivo como .pptx. Si el archivo tiene macros, elimínelas o guárdelo como .ppsm en lugar de .pptm. También verifique que el archivo no esté extraído de una biblioteca de SharePoint sin permisos de edición.

Error “No se puede verificar la firma”

Este error aparece cuando el certificado usado para firmar la presentación no es de confianza para su equipo. El certificado puede haber expirado, haber sido revocado o su certificado raíz no estar en el almacén de Entidades de certificación raíz de confianza. Instale el certificado raíz del emisor o pida al firmante que vuelva a firmar con un certificado actual de una CA ampliamente confiable.

La firma desaparece después de guardar

Si firma una presentación y luego realiza cualquier edición, PowerPoint elimina la firma automáticamente. El archivo vuelve a un estado sin firmar. Debe volver a firmar después de cada modificación. Para evitar perder la firma, finalice todos los cambios de contenido antes de aplicar la firma.

Firma invisible vs. visible: comparación de características

Elemento	Firma invisible	Línea de firma visible
Presencia visual en la diapositiva	Ninguna	Sello gráfico con el nombre y la fecha del firmante
Pasos para aplicar	Archivo > Información > Proteger presentación > Agregar una firma digital	Insertar > Texto > Línea de firma, luego haga clic con el botón derecho para firmar
Certificado requerido	Sí	Sí
Se elimina con las ediciones	Sí	Sí
Mejor caso de uso	Firma rápida sin cambios de diseño	Cuando los destinatarios necesitan ver una firma en la diapositiva

Ahora puede firmar una presentación de PowerPoint usando una firma invisible o una línea de firma visible y verificar las firmas que otros han aplicado. Antes de firmar, asegúrese de que su certificado esté vigente y sea de confianza para su audiencia. Para presentaciones que requieren actualizaciones frecuentes, considere aplicar la firma solo después de completar todas las ediciones finales. Si trabaja con documentos que necesitan varias firmas, explore la función de línea de firma para recopilar aprobaciones de varios interesados en la misma diapositiva.