Faltan archivos adjuntos de elementos de lista: lista de verificación para administradores

Los archivos adjuntos de elementos de lista en SharePoint pueden desaparecer por varias razones. Es posible que veas un contador de archivos adjuntos en la vista de lista pero no encuentres archivos al abrir el elemento. Este problema a menudo se debe a que una característica de la colección de sitios está deshabilitada, se excede la cuota de almacenamiento o una herramienta de migración de terceros elimina los metadatos. Este artículo proporciona una lista de verificación sistemática para administradores con el fin de identificar la causa raíz y restaurar los archivos adjuntos faltantes.

Por qué los archivos adjuntos de elementos de lista se vuelven faltantes

Los archivos adjuntos de elementos de lista en SharePoint se almacenan como archivos en una carpeta oculta llamada Attachments bajo cada elemento de lista. Cuando adjuntas un archivo a un elemento de lista, SharePoint crea una estructura de carpetas: Lists/[List Name]/Attachments/[Item ID]/. La característica de archivos adjuntos está controlada por una característica a nivel de colección de sitios. Si esa característica se desactiva, SharePoint oculta el campo de archivos adjuntos de los formularios y vistas de lista, pero los archivos permanecen en la base de datos de contenido. Otras causas comunes incluyen la aplicación de cuotas de almacenamiento, errores de migración y scripts personalizados que eliminan accidentalmente los metadatos de archivos adjuntos.

Característica de la colección de sitios: Archivos adjuntos

La característica titulada Attachments (GUID: 00bfea71-d1ce-42de-9c63-a44004ce0104) está activada por defecto en todas las colecciones de sitios modernas. Si un administrador o un script de aprovisionamiento desactiva esta característica, el campo de archivos adjuntos desaparece de los elementos de lista. Los usuarios ven un elemento sin botón de archivo adjunto y los archivos adjuntos existentes no se muestran. Sin embargo, los archivos permanecen en la base de datos de contenido hasta que la característica se reactive.

Cuota de almacenamiento excedida

Cada colección de sitios tiene una cuota de almacenamiento establecida en el centro de administración de SharePoint. Cuando se excede la cuota, SharePoint deja de aceptar contenido nuevo, incluidos los archivos adjuntos. Los archivos adjuntos existentes permanecen visibles pero no se pueden abrir si el límite de almacenamiento es críticamente bajo. En algunos casos, el sistema puede marcar los archivos adjuntos como huérfanos si la cuota se excedió durante una operación de migración o sincronización.

Herramientas de migración de terceros

Herramientas como ShareGate, Metalogix o scripts personalizados de PowerShell pueden migrar elementos de lista sin sus archivos adjuntos. Esto ocurre cuando la herramienta está configurada para omitir archivos adjuntos o cuando el tamaño del archivo adjunto excede el umbral de la herramienta. El elemento de lista se crea en el sitio de destino, pero la carpeta de archivos adjuntos está vacía. La columna de contador de archivos adjuntos puede seguir mostrando el contador original porque los metadatos se copiaron, pero los archivos faltan.

Lista de verificación para administradores para diagnosticar archivos adjuntos faltantes

Sigue estos pasos en orden. Detente cuando encuentres la causa raíz.

1. Verifica la característica de archivos adjuntos de la colección de sitios
   Ve a Configuración del sitio > Características de la colección de sitios. Desplázate hasta la característica Attachments. Si está desactivada, haz clic en Activate. Espera 5 minutos y luego actualiza la lista y abre un elemento que anteriormente mostraba archivos adjuntos faltantes. Si la característica estaba desactivada, los archivos adjuntos reaparecerán inmediatamente.
2. Verifica la cuota de almacenamiento de la colección de sitios
   En el centro de administración de SharePoint, ve a Sitios activos > selecciona el sitio afectado > Configuración > Límite de almacenamiento. Compara el almacenamiento utilizado con la cuota. Si el sitio está al 100 por ciento o por encima, aumenta la cuota o libera espacio eliminando archivos no utilizados. Después de ajustar la cuota, prueba cargar un nuevo archivo adjunto para confirmar que el problema se resuelve.
3. Usa Estructura y contenido de la colección de sitios para enumerar archivos adjuntos
   Navega a /sites/yoursite/_layouts/15/spsitems.aspx. En la navegación izquierda, expande Listas > selecciona la lista problemática. Haz clic en Attachments en el menú de vista. Esta página muestra todos los archivos adjuntos de todos los elementos. Si ves los archivos aquí pero no aparecen en el formulario del elemento de lista, el problema es de configuración de vista o campo, no de archivos faltantes.
4. Verifica la columna de contador de archivos adjuntos del elemento de lista
   Abre la lista en modo de edición. Agrega la columna Attachments a la vista si está oculta. Si la columna muestra un número mayor que cero pero los archivos no aparecen al abrir el elemento, los metadatos de archivos adjuntos están corruptos. Ejecuta Repair-SPOSite en SharePoint Online Management Shell: Repair-SPOSite -Identity https://yoursite.sharepoint.com -RuleId AttachmentsMissing.
5. Revisa los registros de migración si el sitio se migró recientemente
   Si el sitio se migró desde SharePoint 2010, 2013 o 2016, verifica el informe de la herramienta de migración para archivos adjuntos omitidos. Razones comunes: nombre de archivo demasiado largo, tipo de archivo bloqueado o tamaño de archivo adjunto que excede 250 MB. Vuelve a ejecutar la migración con la configuración correcta o carga manualmente los archivos faltantes.
6. Prueba con un nuevo elemento de lista
   Crea un nuevo elemento de lista en la misma lista y adjunta un archivo pequeño. Si el archivo adjunto funciona, el problema está aislado a elementos existentes. Si falla, el problema está a nivel de lista o sitio. Compara la configuración de la lista con una lista que funcione en la misma colección de sitios.

Si los archivos adjuntos aún no aparecen después de la lista de verificación

Algunos escenarios requieren una investigación más profunda. Los siguientes problemas son menos comunes pero posibles.

Formularios de lista personalizados o Power Apps anulan el campo de archivos adjuntos

Si la lista utiliza un formulario personalizado creado en Power Apps o SharePoint Designer, el formulario puede no incluir el control de archivos adjuntos. Abre el formulario en modo de edición y verifica el control de archivos adjuntos. En Power Apps, agrega el control Attachment desde el panel Insertar. En SharePoint Designer, asegúrate de que el elemento web AttachmentsField esté presente en el formulario de edición.

La política de administración de información elimina archivos adjuntos después de un período determinado

Una política de administración de información puede configurarse para eliminar archivos adjuntos más antiguos que un número específico de días. Ve a Configuración de lista > Configuración de política de administración de información. Si se aplica una política a la lista, verifica la acción de expiración. Si los archivos adjuntos se eliminan automáticamente, deshabilita la política o ajusta el período de retención.

La regla del organizador de contenido mueve archivos adjuntos a una ubicación diferente

La característica Organizador de contenido puede mover elementos de lista a diferentes bibliotecas según los metadatos. Cuando se mueve un elemento de lista, sus archivos adjuntos pueden quedar en la carpeta de archivos adjuntos original. Verifica la configuración del Organizador de contenido en Configuración del sitio. Si hay reglas activas, revisa la biblioteca de envío para ver si hay carpetas de archivos adjuntos huérfanas.

Característica de archivos adjuntos vs. cuota de almacenamiento: Comparación

Elemento	Característica de archivos adjuntos desactivada	Cuota de almacenamiento excedida
Botón de archivo adjunto visible	No	Sí, pero la carga falla
Archivos adjuntos existentes en la base de datos	Sí, los archivos permanecen	Sí, pero pueden estar huérfanos
Columna de contador de archivos adjuntos	Muestra cero	Muestra el contador original
Tiempo de solución	Menos de 5 minutos	Depende del ajuste de almacenamiento
Herramienta de administración necesaria	Solo configuración del sitio	Centro de administración de SharePoint

Esta lista de verificación cubre las causas más comunes de archivos adjuntos faltantes en elementos de lista en SharePoint. Comienza con la activación de la característica de la colección de sitios porque es la verificación más rápida. Si la característica está activa, pasa a la cuota de almacenamiento y la verificación de estructura de contenido. Para sitios migrados, revisa siempre los registros de la herramienta de migración antes de intentar la recuperación manual. Usa el cmdlet Repair-SPOSite con la regla AttachmentsMissing para corregir la corrupción de metadatos en SharePoint Online. Después de restaurar los archivos adjuntos, considera habilitar el control de versiones en la lista para rastrear cambios futuros en los archivos adjuntos.