Cuando crea un sitio nuevo en SharePoint, debe decidir entre un sitio de equipo y un sitio de comunicación. Esta elección afecta la forma en que su equipo colabora y cómo comparte información con un público más amplio. Una elección incorrecta puede provocar problemas de permisos, confusión sobre dónde almacenar archivos y dificultades para administrar la configuración del sitio más adelante. Este artículo explica las diferencias prácticas entre los sitios de equipo y los sitios de comunicación, y proporciona un flujo de trabajo claro para ayudarle a elegir el adecuado para su necesidad empresarial.
Puntos clave: elija el tipo de sitio de SharePoint adecuado
- Pertenencia al grupo de Microsoft 365: Los sitios de equipo incluyen un grupo de Microsoft 365 que administra los permisos de todos los miembros automáticamente. Los sitios de comunicación usan permisos individuales o grupos de Azure AD.
- Navegación y diseño del sitio: Los sitios de equipo usan una barra de navegación izquierda optimizada para explorar contenido. Los sitios de comunicación usan una barra de navegación superior y un elemento web hero para noticias y anuncios.
- Uso compartido predeterminado y acceso externo: Los sitios de equipo heredan la configuración de uso compartido del grupo de Microsoft 365. Los sitios de comunicación permiten un control más granular de las directivas de uso compartido.
¿Qué son los sitios de equipo y los sitios de comunicación?
Un sitio de equipo está diseñado para la colaboración entre un grupo definido de personas. Cuando crea un sitio de equipo, SharePoint crea automáticamente un grupo de Microsoft 365 que incluye un buzón compartido, un calendario y un plan de Planner. Todos los miembros del grupo obtienen acceso al sitio. La plantilla del sitio incluye una biblioteca de documentos, un bloc de notas y una lista para tareas. Los sitios de equipo son ideales para proyectos en curso, trabajo departamental y cualquier escenario en el que los miembros del equipo necesiten crear documentos conjuntamente y administrar tareas compartidas.
Un sitio de comunicación está diseñado para difundir información a un público más amplio. No incluye un grupo de Microsoft 365. Usted controla los permisos manualmente o mediante grupos de seguridad de Azure AD. La plantilla del sitio incluye un elemento web hero, publicaciones de noticias y una biblioteca de páginas. Los sitios de comunicación son ideales para anuncios de la empresa, portales de directivas, paneles de proyectos y cualquier escenario en el que el objetivo principal sea informar en lugar de colaborar.
Diferencias clave en la estructura del sitio
Los sitios de equipo usan un panel de navegación izquierdo que muestra vínculos a bibliotecas de documentos, listas y subsitios. La página principal muestra una fuente de noticias y la actividad reciente. Los sitios de comunicación usan una barra de navegación superior y una imagen o diseño hero grande. La página principal está diseñada para contenido enriquecido, como artículos de noticias, eventos y vínculos a otros recursos. Puede personalizar ambos tipos de sitio, pero el diseño predeterminado influye en gran medida en cómo los usuarios interactúan con el sitio.
Modelos de permisos
Los sitios de equipo se basan en el grupo de Microsoft 365 para la pertenencia. Agregar un usuario al grupo le da acceso al sitio, al buzón del grupo, al calendario compartido y al plan de Planner. Quitar un usuario del grupo elimina el acceso de todos los servicios conectados. Los sitios de comunicación no tienen un grupo de Microsoft 365. Usted agrega usuarios directamente al sitio mediante permisos de SharePoint o a través de un grupo de Azure AD. Esto le brinda más control, pero requiere administración manual.
Flujo de trabajo para elegir el tipo de sitio adecuado
Siga estos pasos para decidir qué tipo de sitio se ajusta a su necesidad empresarial. El flujo de trabajo considera el tamaño del público, la actividad principal y el modelo de permisos requerido.
- Identifique el público principal
Si el sitio sirve a un grupo pequeño y definido de personas que contribuirán activamente con contenido, elija un sitio de equipo. Si el sitio sirve a un público grande en el que la mayoría de los usuarios solo lee contenido, elija un sitio de comunicación. - Defina la actividad principal
Si la actividad principal es crear documentos conjuntamente, administrar tareas y usar un calendario compartido, elija un sitio de equipo. Si la actividad principal es publicar noticias, compartir anuncios y mostrar paneles, elija un sitio de comunicación. - Evalúe los requisitos de permisos
Si necesita un grupo de Microsoft 365 para administrar el acceso automáticamente, elija un sitio de equipo. Si necesita un control granular de los permisos o planea usar grupos de Azure AD, elija un sitio de comunicación. - Compruebe las necesidades de uso compartido externo
Si los colaboradores externos necesitan acceso completo a documentos y conversaciones, un sitio de equipo con uso compartido de grupo es más sencillo. Si los usuarios externos solo necesitan ver contenido publicado, un sitio de comunicación con acceso de invitado es más seguro. - Considere el ciclo de vida del sitio
Si el sitio es para un proyecto a corto plazo que se archivará, un sitio de equipo funciona bien porque puede eliminar el grupo de Microsoft 365 para quitar todos los servicios conectados. Si el sitio es un portal de información permanente, un sitio de comunicación es más estable porque no depende de un grupo.
Errores comunes al elegir un tipo de sitio
Usar un sitio de equipo para un portal de anuncios para toda la empresa
Un sitio de equipo agrega a cada empleado al grupo de Microsoft 365. Esto crea un grupo enorme que satura la lista de direcciones global y envía invitaciones de reunión a todos. También dificulta quitar personas más adelante. En su lugar, use un sitio de comunicación y conceda acceso de lectura al grupo Todos excepto usuarios externos.
Usar un sitio de comunicación para un centro de colaboración departamental
Un sitio de comunicación no incluye un buzón compartido, un calendario ni un plan de Planner. Pierde las herramientas de colaboración integradas que proporciona un sitio de equipo. Si su departamento necesita administrar tareas y programar reuniones, un sitio de equipo es la mejor opción.
Cambiar el tipo de sitio después de la creación
No puede convertir un sitio de equipo en un sitio de comunicación ni viceversa. Si elige el tipo incorrecto, debe crear un sitio nuevo y migrar el contenido. Use el flujo de trabajo anterior para evitar este trabajo adicional.
Sitio de equipo vs sitio de comunicación: diferencias clave
| Elemento | Sitio de equipo | Sitio de comunicación |
|---|---|---|
| Grupo de Microsoft 365 | Incluido automáticamente | No incluido |
| Navegación predeterminada | Panel de navegación izquierdo | Barra de navegación superior |
| Actividad principal | Colaboración y creación conjunta | Difusión y publicación |
| Modelo de permisos | Pertenencia al grupo | Individual o grupo de Azure AD |
| Uso compartido externo | Controlado por la configuración del grupo | Controlado por la configuración del sitio |
| Ciclo de vida del sitio | Vinculado al ciclo de vida del grupo | Independiente de un grupo |
Ahora puede elegir con confianza entre un sitio de equipo y un sitio de comunicación. Comience por identificar su público principal y su actividad principal. Use el flujo de trabajo para ajustar sus necesidades al tipo de sitio correcto. Para la administración avanzada, considere usar las plantillas de sitio del centro de administración de SharePoint para aplicar una configuración coherente en todos los sitios nuevos.