Editar pasos rápidos de Outlook: cómo agregar una descripción de información sobre herramientas para el acceso directo

Desea que sus Pasos rápidos en Outlook muestren una descripción útil al pasar el mouse sobre el botón. De forma predeterminada, los Pasos rápidos solo muestran su nombre e icono, lo que puede resultar confuso si tiene muchas acciones similares. La descripción de información sobre herramientas es un pequeño cuadro de texto que aparece al pasar el mouse, explicando exactamente qué hace el Paso rápido. Este artículo explica cómo agregar una descripción de información sobre herramientas a cualquier Paso rápido en Outlook para Windows.

Qué hace una descripción de información sobre herramientas de Paso rápido y por qué necesita una

Un Paso rápido automatiza una serie de acciones de correo electrónico con un solo clic. Por ejemplo, puede crear un Paso rápido que mueva un correo electrónico a una carpeta específica, lo marque como leído y lo reenvíe a su equipo. Sin una descripción de información sobre herramientas, el único identificador es el nombre del botón y el icono que asignó. Cuando tiene más de cinco Pasos rápidos, recordar qué hace cada uno se vuelve difícil.

La descripción de información sobre herramientas aparece cuando pasa el mouse sobre el botón de Paso rápido en la cinta de opciones Inicio. Proporciona una breve explicación de la secuencia de acciones. Esta característica está integrada en Outlook y no requiere complementos ni software de terceros. Cualquier Paso rápido que cree o edite puede incluir una descripción de información sobre herramientas.

Pasos para agregar una descripción de información sobre herramientas a un Paso rápido existente

Puede agregar una descripción de información sobre herramientas a cualquier Paso rápido que ya haya creado. El proceso toma menos de un minuto.

1. Abra Outlook y vaya a la pestaña Inicio
   En la ventana principal de Outlook, haga clic en la pestaña Inicio en la cinta de opciones. El grupo Pasos rápidos se encuentra en el medio de la cinta de opciones.
2. Haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo Pasos rápidos
   En la esquina inferior derecha del grupo Pasos rápidos, haga clic en el icono de flecha pequeña. Esto abre el cuadro de diálogo Administrar Pasos rápidos.
3. Seleccione el Paso rápido que desea editar
   En la lista del lado izquierdo del cuadro de diálogo Administrar Pasos rápidos, haga clic en el nombre del Paso rápido al que desea agregar una información sobre herramientas. El panel derecho muestra las acciones y configuraciones actuales de ese Paso rápido.
4. Haga clic en Editar
   Debajo de la lista de Pasos rápidos, haga clic en el botón Editar. Se abre el cuadro de diálogo Editar Paso rápido.
5. Ingrese la descripción de información sobre herramientas
   En el cuadro de diálogo Editar Paso rápido, busque el campo Información sobre herramientas. Se encuentra debajo del campo Nombre y encima de la lista Acciones. Escriba su descripción. El texto debe tener 255 caracteres o menos. Por ejemplo: “Mueve el correo electrónico seleccionado a la carpeta Proyecto Alfa y lo marca como leído”.
6. Guarde sus cambios
   Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Editar Paso rápido. Luego haga clic en Guardar en el cuadro de diálogo Administrar Pasos rápidos. Su descripción de información sobre herramientas ahora está activa.

Pasos para agregar una descripción de información sobre herramientas al crear un nuevo Paso rápido

Si está creando un Paso rápido completamente nuevo, puede agregar la descripción de información sobre herramientas durante el proceso de creación.

1. Comience a crear un Paso rápido
   En la pestaña Inicio, haga clic en Crear nuevo en el grupo Pasos rápidos. El cuadro de diálogo Configuración inicial se abre si este es su primer Paso rápido. De lo contrario, seleccione Nuevo Paso rápido > Personalizado en el menú desplegable.
2. Nombre su Paso rápido y elija acciones
   En el cuadro de diálogo Editar Paso rápido, escriba un nombre en el campo Nombre. Luego agregue las acciones que desea que realice el Paso rápido haciendo clic en Agregar acción y seleccionando de la lista.
3. Agregue la descripción de información sobre herramientas
   Localice el campo Información sobre herramientas debajo del campo Nombre. Escriba su descripción. Manténgala breve pero descriptiva. Por ejemplo: “Archiva el correo electrónico y envía una respuesta de confirmación”.
4. Termine de crear el Paso rápido
   Haga clic en Finalizar. El nuevo Paso rápido aparece en el grupo Pasos rápidos con la descripción de información sobre herramientas que proporcionó.

Qué sucede cuando usa la descripción de información sobre herramientas

Después de agregar la descripción de información sobre herramientas, pase el mouse sobre el botón de Paso rápido en la cinta de opciones Inicio. Aparece un pequeño cuadro amarillo con el texto que ingresó. La información sobre herramientas desaparece después de unos segundos o cuando aleja el mouse. La descripción de información sobre herramientas no afecta cómo se ejecuta el Paso rápido. Solo proporciona información al usuario.

Errores comunes y limitaciones al agregar descripciones de información sobre herramientas

Falta el campo Información sobre herramientas en el cuadro de diálogo Editar Paso rápido

El campo Información sobre herramientas solo aparece en el cuadro de diálogo Editar Paso rápido si está usando Outlook de escritorio para Windows. Outlook en la web y Outlook para Mac no admiten descripciones de información sobre herramientas para Pasos rápidos. Si usa una versión diferente de Outlook, el campo no estará disponible.

La descripción de información sobre herramientas se trunca o no se guarda

El campo de información sobre herramientas acepta hasta 255 caracteres. Si excede este límite, Outlook no guardará el texto. Cuente sus caracteres antes de guardar. Además, si presiona Entrar mientras escribe en el campo de información sobre herramientas, Outlook puede cerrar el cuadro de diálogo sin guardar. Escriba su descripción sin presionar Entrar hasta que haga clic en Aceptar.

La información sobre herramientas no aparece al pasar el mouse

Si la información sobre herramientas no se muestra cuando pasa el mouse sobre el botón de Paso rápido, la descripción no se guardó correctamente. Abra el cuadro de diálogo Administrar Pasos rápidos nuevamente, seleccione el Paso rápido y haga clic en Editar. Verifique que el campo Información sobre herramientas contenga su texto. Si está vacío, vuelva a ingresar la descripción y haga clic en Aceptar y Guardar.

El botón de Paso rápido muestra una información sobre herramientas predeterminada en lugar de su descripción

Outlook puede mostrar una información sobre herramientas predeterminada que repite el nombre del Paso rápido si el campo Información sobre herramientas se deja en blanco. Para anular esto, siempre ingrese una descripción única en el campo Información sobre herramientas. Incluso una sola palabra reemplazará la información sobre herramientas predeterminada.

Información sobre herramientas de Paso rápido vs Nombre de Paso rápido: qué hace cada uno

Elemento	Nombre de Paso rápido	Información sobre herramientas de Paso rápido
Propósito	Identifica el botón de Paso rápido en la cinta de opciones	Proporciona una descripción al pasar el mouse sobre el botón
Límite de caracteres	50 caracteres	255 caracteres
Dónde aparece	En el botón mismo en el grupo Pasos rápidos	En un cuadro emergente cuando pasa el mouse sobre el botón
Puede estar en blanco	No, se requiere un nombre	Sí, pero Outlook luego muestra una información sobre herramientas predeterminada con el nombre

Agregar una descripción de información sobre herramientas a sus Pasos rápidos hace que su flujo de trabajo de Outlook sea más claro para usted y para cualquier otra persona que use su computadora. Ahora puede editar cualquier Paso rápido existente o agregar una descripción al crear uno nuevo. Intente agregar descripciones a sus Pasos rápidos más utilizados primero. Para usuarios avanzados, considere usar nombres descriptivos e informaciones sobre herramientas juntos para eliminar la confusión por completo.