Corregir la política de archivo de Teams que no se ejecuta para un equipo recién creado

Cuando crea un nuevo equipo en Microsoft Teams, la política de archivo que estableció en el Centro de administración de Teams puede no aplicarse automáticamente. Esto deja el equipo activo más allá de su fecha de expiración prevista, lo que puede saturar su inquilino y crear riesgos de cumplimiento. La causa raíz es que las políticas de archivo se evalúan solo cuando un equipo se crea a través de ciertos canales o cuando se actualiza la asignación de políticas. Este artículo explica por qué la política se detiene y proporciona pasos claros para forzar su ejecución en equipos nuevos.

Por qué la política de archivo de Teams no se ejecuta para equipos nuevos

Las políticas de archivo en Teams forman parte del marco de políticas de Teams. Definen cuánto tiempo permanece activo un equipo antes de archivarse automáticamente. El motor de políticas se ejecuta según un programa, generalmente cada 24 horas. Cuando crea un equipo, la asignación de políticas debería aplicarse de inmediato. Sin embargo, en muchos inquilinos, la política no se aplica a los equipos creados a través de la aplicación de escritorio de Teams, la aplicación móvil o el Centro de administración de Microsoft 365.

La razón es que estos métodos de creación no siempre activan el evento de evaluación de políticas. Solo los equipos creados a través del Centro de administración de Teams o mediante PowerShell con el conjunto de parámetros correcto reciben la política aplicada en el momento de la creación. Los equipos creados por los usuarios directamente en la aplicación pueden permanecer sin asignar hasta la próxima actualización programada de políticas, que puede tardar hasta 24 horas. En algunos casos, la actualización nunca ocurre porque la asignación de políticas no está vinculada al evento del ciclo de vida del equipo.

Otro factor es la prioridad de la política. Si tiene varias políticas de archivo, la de mayor prioridad debería ganar. Pero si el nuevo equipo hereda una política de un grupo o un usuario que tiene una prioridad más baja, la política prevista puede no aplicarse. Esto es común cuando el propietario del equipo tiene asignada una política diferente a la que estableció para todo el inquilino.

Cómo funciona la política de archivo

Una política de archivo tiene dos configuraciones principales: el número de días después del cual se archiva el equipo y si se notifica a los miembros antes del archivado. La política se almacena en el servicio de políticas de Teams y se aplica a los equipos según la asignación de políticas. Cuando se crea un equipo, el servicio de políticas verifica la asignación. Si el equipo se crea a través de la aplicación de Teams, es posible que el servicio no reciba el evento de creación en tiempo real.

Pasos para forzar la ejecución de la política de archivo para un equipo nuevo

Tiene tres métodos para asegurarse de que la política de archivo se aplique a un equipo recién creado. Use el que se ajuste a su nivel de acceso de administrador.

Método 1: Verificar y reasignar la política en el Centro de administración de Teams

1. Abra el Centro de administración de Teams
   Vaya a https://admin.teams.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta que tenga el rol de Administrador de Teams.
2. Navegue a Políticas de equipos
   En el panel de navegación izquierdo, seleccione Teams y luego Políticas de equipos. Localice la política de archivo que desea aplicar.
3. Verifique la asignación de la política
   Seleccione la política y luego vaya a la pestaña Equipos asignados. Busque el nuevo equipo. Si no aparece, la política no está aplicada.
4. Asigne la política manualmente
   Seleccione Administrar equipos en la parte superior, agregue el nuevo equipo a la lista y guarde. Esto obliga al motor de políticas a evaluar el equipo de inmediato.
5. Verifique que la política esté activa
   Vuelva a Teams y luego a Administrar equipos. Encuentre el equipo, ábralo y verifique la pestaña Política. Confirme que la política de archivo esté listada.

Método 2: Usar PowerShell para aplicar la política de archivo inmediatamente

1. Instale el módulo de PowerShell de Teams
   Abra Windows PowerShell como administrador y ejecute Install-Module -Name MicrosoftTeams -Force. Acepte la solicitud para instalar desde PSGallery.
2. Conéctese a Teams
   Ejecute Connect-MicrosoftTeams e inicie sesión con sus credenciales de administrador.
3. Obtenga el ID del equipo
   Ejecute Get-Team -DisplayName "Your Team Name" para encontrar el GroupId del nuevo equipo.
4. Aplique la política de archivo
   Ejecute Set-TeamArchivalState -GroupId "GroupId" -Archived $true. Esto archiva el equipo inmediatamente, omitiendo el programa de políticas.
5. Confirme el archivado
   Ejecute Get-Team -GroupId "GroupId" | Select-Object Archived. La salida debería mostrar True.

Método 3: Activar una actualización de política reasignando una política diferente

1. Abra el Centro de administración de Teams
   Inicie sesión como administrador de Teams.
2. Seleccione el nuevo equipo
   Vaya a Teams y luego a Administrar equipos. Encuentre el nuevo equipo y abra su configuración.
3. Cambie la asignación de la política
   En la pestaña Política, cambie la política de archivo a una diferente, luego guarde. Espere unos minutos.
4. Revierta a la política prevista
   Cambie la política de nuevo a la que originalmente quería y guarde nuevamente. Esto activa una nueva evaluación de políticas.
5. Verifique que la política ahora esté aplicada
   Revise la pestaña Política nuevamente. La política de archivo ahora debería aparecer como asignada.

Si Teams aún no archiva el nuevo equipo

Teams muestra la política de archivo pero no archiva después de los días establecidos

La política puede estar asignada, pero el trabajo de archivado puede fallar debido a un conflicto con las políticas de retención. Verifique en el Centro de cumplimiento de Microsoft 365 si hay políticas de retención que puedan anular la acción de archivo. Si una política de retención mantiene el equipo activo, la política de archivo no puede ejecutarse. Elimine o ajuste la política de retención para ese equipo.

La política de archivo se aplica a los equipos equivocados

Si la política se aplica a otros equipos pero no al nuevo, la asignación de la política puede estar limitada a un grupo específico. En el Centro de administración de Teams, vaya a Teams y luego a Políticas de equipos. Abra la política de archivo y verifique la lista Equipos asignados. Si el nuevo equipo falta, use el Método 1 para agregarlo manualmente.

Los nuevos equipos creados por usuarios no se ven afectados por la política

Los usuarios que crean equipos a través de la aplicación de Teams omiten la asignación de políticas. Para solucionar esto, puede restringir la creación de equipos solo a administradores. Vaya a Teams y luego a Configuración de equipos en el Centro de administración. En Seguridad, deshabilite la opción que permite a los usuarios crear equipos. Luego, use PowerShell para crear todos los nuevos equipos en el futuro, lo que garantiza que se aplique la política.

Nuevos equipos: escritorio de Teams vs. creación con PowerShell: diferencias clave

Elemento	Aplicación de escritorio de Teams	Creación con PowerShell
Aplicación de políticas	Puede no activar la política de archivo	Activa la evaluación de políticas
Control de administrador	Limitado a correcciones posteriores a la creación	Control total sobre la asignación de políticas
Automatización	Se requieren pasos manuales	Se puede scriptear

Ahora puede forzar la ejecución de la política de archivo para cualquier equipo nuevo usando el Centro de administración o PowerShell. Comience verificando la asignación de la política en el Centro de administración de Teams. Si eso falla, use el cmdlet Set-TeamArchivalState de PowerShell para archivar el equipo inmediatamente. Para un control a largo plazo, restrinja la creación de equipos a administradores y use PowerShell para todos los equipos nuevos. Esto evita que el problema se repita.