Copilot studio: la fuente de conocimiento de SharePoint no muestra resultados: solución

Cuando configura una fuente de conocimiento de SharePoint en Copilot Studio, el comportamiento esperado es que su copiloto personalizado recupere documentos y respuestas relevantes de los sitios de SharePoint especificados. Sin embargo, puede encontrarse con una situación en la que la fuente de conocimiento devuelve cero resultados, aunque existan documentos en las ubicaciones de SharePoint que agregó. Este problema suele ocurrir debido a configuraciones incorrectas de permisos, retrasos en la indexación o una configuración incorrecta del origen de datos dentro del entorno de Copilot Studio. Este artículo explica las causas principales de los resultados vacíos de la fuente de conocimiento de SharePoint y proporciona soluciones paso a paso para resolver el problema.

Por qué la fuente de conocimiento de SharePoint de Copilot Studio no devuelve resultados

Copilot Studio utiliza el índice de búsqueda de SharePoint para consultar documentos de los sitios que agrega como fuentes de conocimiento. Cuando la fuente de conocimiento devuelve cero resultados, la causa principal más común es que la entidad de servicio de Copilot Studio carece de permisos suficientes para leer el contenido de SharePoint. Otra causa frecuente es que el sitio de SharePoint o una biblioteca de documentos específica no esté indexada por la búsqueda de SharePoint, lo que puede ocurrir si el sitio es un sitio de comunicación moderno sin una biblioteca de documentos predeterminada o si un administrador ha excluido el sitio de la búsqueda. Además, si la fuente de conocimiento se agregó recientemente, es posible que el proceso de indexación no haya finalizado, lo que provoca resultados vacíos temporales. Por último, una configuración incorrecta de la propia fuente de conocimiento, como apuntar a una URL de sitio que no existe o utilizar un tipo de sitio no compatible, puede causar el problema.

Requisitos de permisos para las fuentes de conocimiento de SharePoint

Para que Copilot Studio lea el contenido de SharePoint, la entidad de servicio denominada Copilot Studio debe tener al menos acceso de Lectura al sitio de SharePoint y a sus bibliotecas de documentos. Este permiso normalmente se concede automáticamente cuando se agrega la fuente de conocimiento a través de la interfaz de Copilot Studio, pero puede ser necesaria una intervención manual en algunas configuraciones de inquilino. Si su organización tiene políticas de permisos estrictas, es posible que la entidad de servicio esté bloqueada.

Dependencia del índice de búsqueda de SharePoint

Copilot Studio no consulta directamente las bases de datos de SharePoint. En su lugar, envía consultas de búsqueda al índice de búsqueda de SharePoint. Si el sitio de SharePoint no está indexado, o si los documentos se almacenan en una ubicación excluida de la búsqueda, la fuente de conocimiento no devolverá resultados. Los escenarios comunes incluyen bibliotecas de documentos con permisos únicos que no están indexadas, o sitios que se han configurado para bloquear los rastreadores de búsqueda.

Pasos para solucionar que la fuente de conocimiento de SharePoint no muestre resultados

Siga estos pasos en orden para diagnosticar y resolver el problema. Después de cada paso, pruebe la fuente de conocimiento haciendo una pregunta a su copiloto relacionada con el contenido de SharePoint.

1. Verificar la URL del sitio de SharePoint
   Abra Copilot Studio y navegue hasta el copiloto que utiliza la fuente de conocimiento de SharePoint. Vaya a Configuración > Conocimiento. Busque la entrada de la fuente de conocimiento de SharePoint y anote la URL del sitio. Abra esa URL en un navegador para confirmar que el sitio existe y contiene documentos. Si el sitio es un sitio de equipo moderno, asegúrese de que tenga una biblioteca Documentos predeterminada con archivos. Si el sitio es un sitio de comunicación, verifique que exista una biblioteca de documentos y que tenga contenido.
2. Comprobar los permisos del sitio de SharePoint para la entidad de servicio de Copilot Studio
   En el centro de administración de Microsoft 365, vaya a SharePoint > Sitios. Seleccione el sitio utilizado como fuente de conocimiento. Haga clic en Permisos y luego en Configuración avanzada de permisos. En la sección Niveles de permiso, haga clic en Conceder permisos. Agregue la entidad de servicio Copilot Studio como miembro con el nivel de permiso Lectura. Si no puede encontrar la entidad de servicio en el selector de personas, escriba su nombre completo: Copilot Studio. Espere 5 minutos para que el cambio de permisos se propague y, a continuación, vuelva a probar la fuente de conocimiento.
3. Confirmar el estado de indexación de la búsqueda de SharePoint
   En el sitio de SharePoint, vaya a Configuración del sitio > Búsqueda y disponibilidad sin conexión. Asegúrese de que Permitir que este sitio aparezca en los resultados de búsqueda esté establecido en Sí. Para la biblioteca de documentos específica, vaya a Configuración de la biblioteca > Configuración avanzada y confirme que Permitir que los elementos de esta biblioteca de documentos aparezcan en los resultados de búsqueda esté establecido en Sí. Si se cambiaron estas opciones, espere hasta 15 minutos para que se actualice el índice de búsqueda y, a continuación, pruebe la fuente de conocimiento.
4. Eliminar y volver a agregar la fuente de conocimiento de SharePoint
   En Copilot Studio, vaya a Configuración > Conocimiento. Elimine la fuente de conocimiento de SharePoint existente. Haga clic en Agregar fuente de conocimiento y seleccione SharePoint. Introduzca de nuevo la URL exacta del sitio. Si su organización utiliza varios inquilinos de SharePoint, asegúrese de seleccionar el inquilino correcto. Después de agregarla, espere 10 minutos para que finalice el proceso de indexación y, a continuación, pruebe el copiloto.
5. Verificar la configuración de búsqueda de SharePoint para todo el inquilino
   En el centro de administración de Microsoft 365, vaya a SharePoint > Búsqueda. Haga clic en Administrar esquema de búsqueda y asegúrese de que ninguna propiedad administrada personalizada esté bloqueando el contenido predeterminado. Además, compruebe Orígenes de resultados de búsqueda para confirmar que el origen predeterminado Resultados locales de SharePoint está activo e incluye el sitio. Si su inquilino utiliza un origen de resultados de búsqueda personalizado, agregue el sitio a ese origen.
6. Comprobar las limitaciones de tipos de contenido
   Copilot Studio puede indexar archivos en formatos comunes como DOCX, PDF, PPTX y TXT. Si su biblioteca de SharePoint contiene solo tipos de archivo no compatibles, como imágenes, vídeos o archivos ZIP, la fuente de conocimiento no devolverá resultados. Verifique que existan al menos algunos documentos en formatos compatibles en la biblioteca.

Si Copilot Studio sigue sin mostrar resultados después de la solución principal

Si la fuente de conocimiento sigue devolviendo resultados vacíos después de completar los pasos anteriores, investigue estos escenarios adicionales.

Copilot Studio no devuelve resultados para una biblioteca de documentos específica

Si agregó una ruta de biblioteca de documentos específica en lugar de todo el sitio, verifique que la biblioteca no esté excluida de la búsqueda. En SharePoint, vaya a Configuración de la biblioteca > Configuración avanzada y confirme que Permitir que los elementos de esta biblioteca de documentos aparezcan en los resultados de búsqueda esté establecido en Sí. Además, compruebe si la biblioteca tiene permisos únicos que bloquean la entidad de servicio de Copilot Studio. Si es necesario, rompa la herencia de permisos y conceda acceso de Lectura a la entidad de servicio.

La fuente de conocimiento funciona en un inquilino pero no en otro

Este problema apunta a una diferencia de configuración a nivel de inquilino. Compare la configuración de búsqueda de SharePoint entre los inquilinos que funcionan y los que no. Preste especial atención a Centro de administración de SharePoint > Búsqueda > Orígenes de resultados y Esquema de búsqueda. Además, verifique que la entidad de servicio de Copilot Studio no esté bloqueada por una política de acceso condicional en el inquilino que no funciona. Trabaje con el administrador de su inquilino para revisar los permisos de la entidad de servicio de Microsoft Entra ID.

La fuente de conocimiento devuelve resultados en la vista previa pero no en producción

Si su copiloto está publicado y la fuente de conocimiento funciona en el panel de prueba de Copilot Studio pero no en el entorno de producción, es probable que el problema esté relacionado con la autenticación. En Copilot Studio, vaya a Configuración > Seguridad > Autenticación. Asegúrese de que el método de autenticación esté establecido en Microsoft Entra ID o Sin autenticación según su implementación. Si utiliza Microsoft Entra ID, confirme que el registro de la aplicación tenga los permisos de API correctos para SharePoint. Si utiliza Sin autenticación, el copiloto utiliza los permisos de la entidad de servicio que configuró anteriormente, así que vuelva a comprobar esos permisos.

Fuente de conocimiento de SharePoint de Copilot Studio frente a integración manual de SharePoint

Elemento	Fuente de conocimiento de Copilot Studio	Integración manual de SharePoint mediante API
Esfuerzo de configuración	Bajo — se configura a través de la interfaz gráfica	Alto — requiere código personalizado y llamadas a la API
Administración de permisos	Utiliza automáticamente la entidad de servicio de Copilot Studio	Requiere crear y administrar manualmente una entidad de servicio
Dependencia de búsqueda	Depende del índice de búsqueda de SharePoint	Puede usar Graph API o llamadas REST directas a SharePoint
Contenido compatible	Documentos en bibliotecas de sitios indexados	Cualquier contenido de SharePoint accesible mediante API
Escalabilidad	Limitado a 5 sitios por copiloto	Sin límite integrado

Después de completar los pasos de este artículo, debería poder ver documentos relevantes de su fuente de conocimiento de SharePoint en las respuestas de Copilot Studio. Si el problema persiste, considere usar el conector de Graph de SharePoint en Copilot Studio como alternativa, que evita la dependencia del índice de búsqueda. Como sugerencia avanzada, use la analítica de Copilot Studio para revisar qué consultas devolvieron cero resultados y compárelas con los registros de búsqueda de SharePoint para identificar contenido no indexado.