Copilot en Outlook puede redactar una respuesta a un correo electrónico, pero a veces utiliza el tono incorrecto. En lugar de un lenguaje profesional, la respuesta puede sonar demasiado informal o demasiado formal. Este problema ocurre cuando Copilot interpreta mal el contexto del correo original o cuando el usuario no ha establecido el parámetro de tono correcto antes de generar el borrador. Este artículo explica por qué Copilot elige el tono incorrecto y proporciona instrucciones paso a paso para solucionar el problema.
Puntos clave: Controlar el tono de respuesta de Copilot en Outlook
- Panel de respuesta de Copilot > Menú desplegable Tono: Seleccione Profesional, Informal o Neutro antes de generar el borrador para que coincida con el tono del mensaje original.
- Configuración de Copilot > Tono > Tono predeterminado: Establezca un tono predeterminado en el centro de administración de Microsoft 365 para que Copilot utilice siempre su estilo preferido en las respuestas.
- Contexto del correo original: Copilot analiza el remitente, el asunto y el cuerpo del mensaje. Si el correo original es ambiguo, el tono del borrador puede ser incorrecto. Aclare el contexto añadiendo una breve nota en el panel de respuesta.
Por qué Copilot en Outlook redacta respuestas con el tono incorrecto
Copilot utiliza procesamiento de lenguaje natural para leer el correo original y determinar el tono adecuado. Examina el remitente, el asunto y el cuerpo del texto. Si el correo original es muy corto o utiliza un lenguaje neutro, Copilot puede optar por un tono informal. Por el contrario, si el correo contiene frases formales como “To Whom It May Concern”, Copilot puede producir una respuesta muy formal incluso cuando el usuario desea una respuesta conversacional.
La causa principal es que Copilot no tiene acceso al estilo de comunicación personal del usuario ni a la relación con el remitente. Se basa únicamente en el texto del correo electrónico. Además, la configuración de tono en el panel de respuesta de Copilot no siempre es visible para todos los usuarios si la versión del cliente de Outlook está desactualizada. Sin una selección explícita de tono, Copilot utiliza su propio valor predeterminado, que puede no coincidir con la intención del usuario.
Pasos para corregir el tono incorrecto en la respuesta redactada por Copilot
Siga estos pasos para asegurarse de que Copilot redacte respuestas con el tono correcto. Estas instrucciones se aplican a las versiones de escritorio y web de Outlook para Microsoft 365.
- Abra el correo al que desea responder
Seleccione el correo en su bandeja de entrada de Outlook. Haga clic en el botón Responder en la parte superior del panel de lectura o haga clic con el botón derecho en el correo y seleccione Responder. - Haga clic en el icono de Copilot en el panel de respuesta
En la ventana de respuesta, busque el icono de Copilot. Tiene el aspecto de un pequeño destello o un círculo de color. Haga clic en él para abrir el panel de borrador de Copilot. Si no ve el icono, asegúrese de que su versión de Outlook esté actualizada. Vaya a Archivo > Cuenta de Office > Opciones de actualización > Actualizar ahora. - Seleccione el tono en el menú desplegable
En el panel de Copilot, busque el menú desplegable Tono. Por lo general, se encuentra encima del área de entrada de texto. Haga clic en el menú desplegable y elija Profesional, Informal o Neutro. Profesional funciona mejor para correspondencia comercial. Informal es para colegas que conoce bien. Neutro es una opción equilibrada. - Introduzca instrucciones adicionales
Debajo del menú desplegable de tono, puede escribir contexto adicional. Por ejemplo, escriba “Use un tono de apoyo” o “Sea directo y conciso”. Esto anula la selección automática de tono. - Haga clic en Generar borrador
Después de seleccionar el tono y añadir instrucciones, haga clic en el botón Generar borrador. Copilot crea una respuesta basada en sus elecciones. Revise el borrador y realice las ediciones necesarias antes de enviarlo.
Establecer un tono predeterminado en el centro de administración de Microsoft 365
Si es administrador de TI, puede establecer un tono predeterminado para todos los usuarios de su organización. Vaya al centro de administración de Microsoft 365. Navegue a Configuración > Configuración de la organización > Copilot. En Tono, seleccione Profesional, Informal o Neutro. Esta configuración se aplica a todas las respuestas de Copilot en Outlook. Los usuarios aún pueden anular el tono en el panel de Copilot.
Si Copilot sigue usando el tono incorrecto después de la solución principal
Copilot ignora el menú desplegable de tono
Si Copilot genera un borrador que no coincide con el tono seleccionado, el problema puede estar en el complemento de Outlook. Intente reiniciar Outlook. Vaya a Archivo > Opciones > Complementos. Desactive el complemento de Copilot, reinicie Outlook y vuelva a activarlo. Luego repita los pasos anteriores.
Copilot produce una respuesta genérica sin tono
Esto ocurre cuando el correo original es demasiado corto o no contiene indicadores claros de tono. Añada una breve instrucción en el panel de Copilot. Por ejemplo, escriba “El remitente es mi gerente, así que mantenga un tono profesional”. Luego vuelva a generar el borrador.
El borrador de Copilot contiene lenguaje inapropiado
Si el borrador incluye jerga o un lenguaje demasiado formal, revise el menú desplegable de tono. Asegúrese de haber seleccionado el tono correcto. También verifique que su licencia de Microsoft 365 incluya Copilot. Algunas funciones son limitadas en Copilot Pro en comparación con Copilot para Microsoft 365.
Copilot Pro vs Copilot para Microsoft 365: Funciones de tono
| Elemento | Copilot Pro | Copilot para Microsoft 365 |
|---|---|---|
| Descripción | Suscripción de consumidor para uso personal | Suscripción empresarial para uso comercial |
| Selección de tono en Outlook | Profesional, Informal, Neutro | Profesional, Informal, Neutro, más tono personalizado mediante instrucciones |
| Tono predeterminado mediante administrador | No disponible | Disponible en el centro de administración de Microsoft 365 |
| Conocimiento del contexto | Limitado al cuerpo del correo | Utiliza datos de Microsoft Graph para un contexto más completo |
| Costo de licencia | $20 por usuario por mes | $30 por usuario por mes |
La tabla muestra que Copilot para Microsoft 365 ofrece más control sobre el tono. Si su organización necesita un tono consistente en todas las respuestas, la versión empresarial es la mejor opción.
Ahora puede controlar el tono de las respuestas redactadas por Copilot en Outlook seleccionando la opción correcta en el panel de Copilot. Verifique siempre el menú desplegable de tono antes de generar un borrador. Si el problema persiste, actualice Outlook y verifique su licencia de Copilot. Para un control avanzado, pida a su administrador de TI que establezca un tono predeterminado en el centro de administración de Microsoft 365.