Cuando busca en Outlook, los resultados pueden mostrar solo elementos de su buzón principal. Esto sucede porque la configuración de inquilino de Microsoft Search para la búsqueda en varios buzones no está habilitada. La característica permite que Outlook busque en buzones compartidos, buzones de grupo y carpetas públicas, además de su propio buzón. Este artículo explica cómo habilitar la configuración de inquilino de Microsoft Search y configurarla para su organización.
Sin esta configuración, los usuarios no pueden encontrar correos electrónicos almacenados en buzones compartidos a los que tienen permisos de acceso. La configuración se administra en el centro de administración de Microsoft 365 y requiere una cuenta de administrador global o administrador de Exchange. Después de habilitarla, Outlook para Windows, Outlook en la web y Outlook para Mac devolverán resultados de varios buzones.
Esta guía cubre los pasos exactos para habilitar la configuración, qué hace cada opción y qué hacer si la búsqueda en varios buzones aún no funciona después de la configuración.
Puntos clave: Habilitar la búsqueda en varios buzones en Outlook
- Centro de administración de Microsoft 365 > Search & intelligence > Configuración de Search & intelligence: La ubicación principal para habilitar la búsqueda en varios buzones para su inquilino.
- Alternar Permitir búsqueda en varios buzones: Activa la capacidad de Outlook para devolver resultados de buzones compartidos, buzones de grupo y carpetas públicas.
- Centro de administración de Exchange > Buzones compartidos > Editar delegación: Use esto para verificar que los usuarios tengan permisos de Acceso total o Enviar como en el buzón compartido.
Descripción general de la configuración de inquilino de Microsoft Search para la búsqueda en varios buzones
La configuración de inquilino de Microsoft Search controla si Outlook puede buscar en varios buzones a los que un usuario tiene permiso de acceso. De forma predeterminada, esta configuración está deshabilitada para la mayoría de las organizaciones. Cuando está deshabilitada, Outlook solo busca en el buzón principal del usuario e ignora los buzones compartidos, los buzones de grupo y las carpetas públicas.
La característica se basa en el servicio Microsoft Search, que indexa todo el contenido de los buzones en la nube. Cuando la búsqueda en varios buzones está habilitada, la consulta de búsqueda se envía al servicio Microsoft Search, que devuelve resultados de todos los buzones que el usuario tiene permiso para ver. Esto se aplica a Outlook para Windows (versión 2002 o posterior), Outlook en la web y Outlook para Mac.
No hay requisitos previos para el usuario final más allá de tener los permisos correctos en el buzón de destino. El administrador que habilita la configuración debe tener un rol de administrador global o administrador de Exchange. El cambio surte efecto en un plazo de 15 minutos para la mayoría de los inquilinos.
Pasos para habilitar la configuración de inquilino de Microsoft Search
Siga estos pasos para habilitar la búsqueda en varios buzones para todos los usuarios de su organización.
- Inicie sesión en el centro de administración de Microsoft 365
Vaya a admin.microsoft.com e inicie sesión con una cuenta que tenga privilegios de administrador global o administrador de Exchange. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Mostrar todo para expandir el menú completo. - Abra Search & intelligence
En la sección Centros de administración, haga clic en Search & intelligence. Esto abre el panel de administración de Microsoft Search. - Vaya a Configuración de Search & intelligence
En el panel izquierdo de la página Search & intelligence, haga clic en Configuración de Search & intelligence. Esta es la página de configuración de nivel superior para todas las características de búsqueda. - Haga clic en Contenido y personas
En la página Configuración de Search & intelligence, desplácese hacia abajo hasta la sección Contenido y personas y haga clic en ella. Esta sección contiene la configuración para la búsqueda en buzones. - Habilite la búsqueda en varios buzones
En Búsqueda en buzones, busque el interruptor etiquetado Permitir búsqueda en varios buzones. Haga clic en el interruptor para activarlo. El interruptor cambiará de gris a azul. - Guarde la configuración
Haga clic en Guardar en la parte inferior de la página. Aparece un mensaje de confirmación que indica que la configuración se ha aplicado. - Verifique que la configuración esté activa
Abra la misma página de nuevo después de cinco minutos. El interruptor debe permanecer en la posición Activado. Si ha vuelto a Desactivado, repita los pasos y asegúrese de haber hecho clic en Guardar.
Después de habilitar la configuración, los usuarios deben cerrar y volver a abrir Outlook para aplicar el cambio. La búsqueda en varios buzones funcionará para Outlook para Windows, Outlook en la web y Outlook para Mac. No se necesita configuración adicional en el lado del cliente.
Si Outlook sigue sin buscar en varios buzones después de habilitar la configuración
El usuario no tiene permiso en el buzón compartido
La configuración de Microsoft Search solo habilita la característica. Los usuarios aún necesitan permisos explícitos en cada buzón compartido. Para otorgar permisos, vaya al centro de administración de Exchange en admin.exchange.microsoft.com. Navegue a Destinatarios > Buzones, seleccione el buzón compartido y haga clic en Delegación de buzón. En Leer y administrar, agregue el usuario y haga clic en Guardar. El usuario debe tener al menos permiso de Acceso total para ver los resultados de ese buzón.
La versión del cliente de Outlook es demasiado antigua
La búsqueda en varios buzones requiere Outlook para Windows versión 2002 (compilación 12527.20000) o posterior. Para verificar la versión, abra Outlook, haga clic en Archivo > Cuenta de Office > Acerca de Outlook. Si la versión es anterior, actualice Outlook a través del canal de actualización de Aplicaciones de Microsoft 365: Archivo > Cuenta de Office > Opciones de actualización > Actualizar ahora.
La búsqueda sigue devolviendo solo el buzón principal
Si la configuración está habilitada y los permisos son correctos, es posible que el índice de búsqueda deba reconstruirse. En Outlook para Windows, vaya a Archivo > Opciones > Buscar > Opciones de indexación > Avanzado > Reconstruir. Esto fuerza una reindexación completa de todos los buzones. El proceso de reconstrucción puede tardar varias horas para buzones grandes.
La configuración se aplicó pero se revirtió
Algunas organizaciones usan directivas de grupo o perfiles de configuración que anulan la configuración del centro de administración de Microsoft 365. Verifique si hay directivas de Microsoft Search implementadas a través de Intune o Directiva de grupo. Si una directiva está establecida en Deshabilitado, anulará la configuración del inquilino. Elimine o establezca la directiva en No configurado.
Búsqueda en varios buzones vs búsqueda predeterminada en el buzón: diferencias clave
| Elemento | Búsqueda en varios buzones (habilitada) | Búsqueda predeterminada en el buzón (deshabilitada) |
|---|---|---|
| Ámbito de búsqueda | Buzón principal + buzones compartidos + buzones de grupo + carpetas públicas | Solo el buzón principal |
| Requisito de permisos | El usuario debe tener permiso de Acceso total o Enviar como en cada buzón de destino | No se necesitan permisos adicionales |
| Impacto en el rendimiento | Resultados ligeramente más lentos porque la consulta de búsqueda abarca varios índices | Resultados rápidos desde un único índice |
| Clientes compatibles | Outlook para Windows (2002+), Outlook en la web, Outlook para Mac | Todos los clientes de Outlook |
| Configuración del administrador | Requiere un cambio en el centro de administración de Microsoft 365 | No se necesita configuración |
Habilitar la configuración de inquilino de Microsoft Search para la búsqueda en varios buzones brinda a los usuarios acceso a todos los correos electrónicos de la organización sin salir de su buzón principal. Verifique los permisos en los buzones compartidos después de habilitar la configuración y actualice los clientes de Outlook a la versión 2002 o posterior para obtener compatibilidad total. Para escenarios avanzados, considere usar el cmdlet de PowerShell Search-Mailbox para auditar qué buzones puede buscar un usuario.